Có nên thuê dịch vụ IT bên ngoài cho văn phòng? Cách cân nhắc thực tế

Với đa số văn phòng nhỏ dưới vài chục máy, thuê dịch vụ IT bên ngoài thường hợp lý hơn là tuyển riêng một nhân viên IT toàn thời gian. Lý do đơn giản: công việc IT của văn phòng nhỏ không phát sinh đều mỗi ngày, nhưng khi sự cố xảy ra thì cần người giỏi xử lý ngay.

Tuy vậy, thuê ngoài không phải lúc nào cũng tốt hơn. Bài này giúp bạn cân nhắc theo quy mô, mức độ phụ thuộc vào máy tính và những điều cần thỏa thuận rõ trước khi hợp tác.

Dịch vụ IT bên ngoài làm những gì

Tùy gói thỏa thuận, đơn vị IT ngoài thường lo các việc sau.

• Hỗ trợ người dùng: sửa máy chậm, lỗi phần mềm, máy in, mạng, cài đặt.
• Quản lý hệ thống: thiết lập mạng văn phòng, Wi-Fi, tường lửa, tài khoản email.
• Bảo mật và sao lưu: cập nhật hệ điều hành, diệt virus, sao lưu dữ liệu định kỳ.
• Tư vấn mua sắm: chọn máy tính, thiết bị mạng, phần mềm phù hợp ngân sách.
• Cài đặt, bảo trì định kỳ: vệ sinh máy, kiểm tra sức khỏe ổ cứng, quản lý bản quyền.

Cửa hàng cũng cung cấp các dịch vụ này, xem dịch vụ IT và vận hành hệ thống IT.

Khi nào nên thuê IT ngoài

Thuê ngoài thường phù hợp khi:

1. Văn phòng có khoảng vài máy tới vài chục máy, chưa đủ khối lượng việc để nuôi một nhân sự IT.
2. Bạn không có chuyên môn IT và không muốn mất thời gian tự xử lý sự cố.
3. Muốn chi phí dễ dự toán (theo tháng hoặc theo gói) thay vì lương cố định.
4. Cần nhiều kỹ năng khác nhau (mạng, bảo mật, máy chủ) mà một người khó đáp ứng hết.
5. Muốn có người thay thế khi nhân sự IT nghỉ việc hoặc nghỉ phép.

Khi nào nên có nhân sự IT riêng

Nuôi nhân viên IT trong công ty có lợi khi:

• Số lượng máy lớn, hệ thống phức tạp và sự cố xảy ra hằng ngày.
• Doanh nghiệp có yêu cầu bảo mật đặc thù, hệ thống nội bộ riêng cần người luôn có mặt.
• Bạn cần phát triển phần mềm nội bộ lâu dài.

Nhiều công ty chọn mô hình kết hợp: một người kiêm nhiệm phụ trách cơ bản và thuê ngoài cho việc chuyên sâu, hoặc ngược lại.

So sánh nhanh hai lựa chọn

| Tiêu chí | Thuê IT ngoài | Nhân viên IT riêng |

|---|---|---|

| Chi phí | Theo gói, dễ dự toán | Lương cố định + chế độ |

| Chuyên môn | Nhiều người, nhiều mảng | Phụ thuộc một vài người |

| Có mặt thường trực | Theo thỏa thuận | Luôn có mặt tại chỗ |

| Hiểu sâu nghiệp vụ | Cần thời gian làm quen | Hiểu rõ nội bộ |

| Phù hợp | Văn phòng nhỏ, vừa | Công ty lớn, hệ thống phức tạp |

Những rủi ro cần lưu ý khi thuê ngoài

Thuê ngoài không có rủi ro nếu bạn thỏa thuận rõ.

• Phản hồi chậm khi có sự cố: cần quy định rõ thời gian phản hồi.
• Phụ thuộc hoàn toàn vào một đơn vị: hãy yêu cầu ghi lại tài khoản, cấu hình, tài liệu hệ thống.
• Bảo mật dữ liệu: đơn vị IT thường có quyền truy cập mạng và máy, nên cần thỏa thuận bảo mật.
• Chi phí phát sinh không rõ ràng: nên hỏi rõ phạm vi công việc nằm trong gói và việc nào tính riêng.

Cách chọn đơn vị IT đáng tin cậy

1. Hỏi phạm vi dịch vụ cụ thể: hỗ trợ từ xa hay tại chỗ, giờ làm việc, có xử lý sự cố khẩn cấp không.
2. Yêu cầu báo giá minh bạch và hợp đồng rõ ràng, nêu rõ việc nào ngoài gói.
3. Xem kinh nghiệm thực tế với doanh nghiệp quy mô tương tự.
4. Hỏi về sao lưu và bảo mật: họ sao lưu thế nào, bảo vệ dữ liệu ra sao.
5. Ưu tiên đơn vị ở gần để có thể tới tận nơi khi cần.
6. Đánh giá cách trao đổi: giải thích dễ hiểu, không dọa dẫm để bán thêm.

Việc bạn nên chuẩn bị trước

Trước khi giao việc, hãy liệt kê:

• Danh sách máy tính, máy in, thiết bị mạng và tình trạng.
• Phần mềm đang dùng và bản quyền.
• Dữ liệu quan trọng nằm ở đâu, sao lưu thế nào. Quy tắc cơ bản có ở bài sao lưu dữ liệu doanh nghiệp theo quy tắc 3-2-1.
• Sơ đồ mạng văn phòng cơ bản. Xem thêm cách thiết lập mạng văn phòng nhỏ 10–20 máy.

Bắt đầu từ đâu

Nếu chưa chắc, bạn không cần ký gói dài hạn ngay. Có thể bắt đầu với một đợt kiểm tra tổng thể hệ thống để biết điểm yếu, sau đó mới quyết định thuê thường xuyên hay xử lý từng lần. Nếu doanh nghiệp đang tính chuyển đổi số, tham khảo chuyển đổi số cho cửa hàng nhỏ: bắt đầu từ đâu.

Ngoài ra, cửa hàng có hỗ trợ tư vấn chuyển đổi số, thiết kế website và phần mềm theo yêu cầu cho doanh nghiệp.

Cần hỗ trợ thêm?

Bạn có thể liên hệ cửa hàng để trao đổi về nhu cầu IT của văn phòng. Bên mình sẽ tư vấn phương án phù hợp quy mô, hoặc hỗ trợ từng việc như cài đặt, sửa chữa, bảo trì. Xem thêm trang dịch vụ IT hoặc liên hệ.