Lập ngân sách CNTT hằng năm cho doanh nghiệp nhỏ
Cách lập ngân sách công nghệ thông tin hằng năm cho doanh nghiệp nhỏ: liệt kê tài sản, chia khoản chi, dự phòng và rà soát để không phát sinh bất ngờ.
Để lập ngân sách CNTT hằng năm cho doanh nghiệp nhỏ, bạn nên làm theo thứ tự: kiểm kê thiết bị và dịch vụ đang dùng, chia các khoản chi theo nhóm, dự phòng cho sự cố và thay mới, rồi rà soát mỗi quý. Bạn không cần bảng tính phức tạp, chỉ cần số liệu đủ rõ để biết tiền đi đâu và năm sau cần gì.
Bài này hướng dẫn từng bước, kèm gợi ý nhóm chi phí và những lỗi doanh nghiệp nhỏ hay mắc. Bài không đưa tỷ lệ cố định vì mỗi ngành khác nhau, bạn hãy điều chỉnh theo thực tế của mình.
Vì sao cần ngân sách CNTT riêng
Nhiều cửa hàng, văn phòng nhỏ chi cho IT theo kiểu "hỏng đâu sửa đó". Cách này dễ gây ba vấn đề:
- Chi phí phát sinh bất ngờ vào lúc cao điểm, khi máy hỏng đúng mùa bận.
- Thiết bị cũ nhiều, mua lẻ tẻ, khó quản lý, khó bảo hành.
- Quên các khoản định kỳ như gia hạn phần mềm, tên miền, email.
Có ngân sách giúp bạn chủ động, ưu tiên đúng và dễ thuyết phục chủ doanh nghiệp.
Bước 1: Kiểm kê thiết bị và dịch vụ
Lập một bảng tính (Excel hoặc Google Sheets) liệt kê:
- Thiết bị: máy tính, laptop, màn hình, máy in, router, switch, camera... kèm ngày mua, tình trạng, hạn bảo hành, người dùng.
- Phần mềm: Windows, Office, kế toán, bán hàng, diệt virus... kèm loại bản quyền, ngày hết hạn.
- Dịch vụ: Internet, tên miền, hosting, email doanh nghiệp, lưu trữ đám mây.
- Nhân sự hỗ trợ: nhân viên kiêm nhiệm hay thuê ngoài.
Bảng này cũng là nền cho việc chọn thay thế. Xem thêm khi nào doanh nghiệp nên thay máy tính mới.
Bước 2: Chia các khoản chi theo nhóm
Gợi ý các nhóm khoản chi chính:
- Thiết bị và phần cứng: mua mới, thay thế, nâng cấp RAM, SSD.
- Phần mềm và bản quyền: gia hạn, mua mới, phần mềm bán hàng.
- Hạ tầng mạng và Internet: gói cước, router, Wi-Fi, thiết bị mạng.
- Bảo trì và hỗ trợ: sửa chữa, vệ sinh định kỳ, thuê IT ngoài.
- An toàn thông tin và sao lưu: diệt virus, sao lưu, đào tạo nhân viên.
- Tên miền, website, email: gia hạn hằng năm.
- Dự phòng: cho sự cố không lường trước.
Ghi mỗi nhóm một dòng, thêm cột "đã chi", "dự kiến", "còn lại".
Bước 3: Ước lượng số tiền
Bạn không cần con số hoàn hảo, chỉ cần có cơ sở:
- Với khoản định kỳ (internet, tên miền, bản quyền), dùng hóa đơn của năm trước.
- Với thiết bị cần thay, ước tính theo tuổi máy và tình trạng. Hỏi báo giá trước ở cửa hàng để có số thực. Cường Tech cung cấp báo giá cho PC văn phòng, laptop và linh kiện, bạn có thể xem danh mục PC văn phòng và dùng Build PC.
- Với sửa chữa, lấy trung bình số lần phát sinh năm trước, nhưng không tự đoán giá. Hãy hỏi báo giá trước khi sửa.
Bước 4: Lên kế hoạch thay thế thiết bị theo vòng đời
Đừng thay tất cả máy cùng lúc. Chia đều theo năm để dòng tiền ổn định:
- Xếp thiết bị theo tuổi từ cũ đến mới.
- Chọn nhóm máy sắp hết vòng đời hoặc đã chậm ảnh hưởng công việc.
- Phân bổ thay thế vào các quý, ưu tiên máy của vị trí quan trọng.
- Với máy còn dùng được, cân nhắc nâng cấp RAM, SSD thay vì mua mới. Xem nâng cấp PC cũ hay mua mới, tính thế nào.
Nếu cần chia nhỏ chi phí, cửa hàng có trả góp và thu mua máy cũ, thu cũ đổi mới.
Bước 5: Dành khoản dự phòng và an toàn dữ liệu
Hai khoản hay bị bỏ quên:
- Dự phòng sự cố: một khoản đủ để thay một thiết bị quan trọng khi hỏng đột xuất, như máy tính bán hàng hay máy in hóa đơn.
- Sao lưu và an toàn: sao lưu dữ liệu, bảo vệ chống virus và mã độc. Xem sao lưu dữ liệu doanh nghiệp theo quy tắc 3-2-1 và máy tính bị mã độc tống tiền.
Mức dự phòng bao nhiêu phụ thuộc quy mô và mức độ phụ thuộc vào IT của doanh nghiệp. Bài này không đưa con số cụ thể, bạn nên thảo luận với người phụ trách.
Bước 6: Rà soát hằng quý
- Cập nhật cột "đã chi" và "còn lại".
- Kiểm tra khoản nào vượt, khoản nào dư.
- Điều chỉnh kế hoạch quý sau.
- Ghi chú sự cố đã xảy ra để rút kinh nghiệm.
Có nên thuê IT ngoài
Doanh nghiệp nhỏ thường không cần nhân viên IT toàn thời gian. Thuê ngoài theo gói định kỳ giúp chi phí dự đoán được hơn. Đọc có nên thuê dịch vụ IT bên ngoài cho văn phòng để cân nhắc, hoặc xem dịch vụ IT doanh nghiệp và vận hành hệ thống IT.
Lỗi thường gặp
- Không kiểm kê nên không biết đang có gì, mua trùng.
- Quên khoản gia hạn định kỳ, dẫn tới web hoặc email ngừng hoạt động.
- Không có sao lưu, nên chi phí khi mất dữ liệu lớn hơn nhiều.
- Chọn thiết bị rẻ nhất mà bỏ qua bảo hành, hỗ trợ.
Cần hỗ trợ thêm?
Nếu bạn cần kiểm kê hệ thống, báo giá thiết bị cho cả văn phòng hoặc tư vấn lộ trình, hãy xem tư vấn chuyển đổi số hoặc liên hệ để được hỗ trợ. Đơn từ 5 triệu còn được tặng phần mềm bán hàng Quầy Việt PRO.
Câu hỏi thường gặp
Ngân sách CNTT của doanh nghiệp nhỏ gồm những khoản nào?
Gồm thiết bị, phần mềm bản quyền, Internet và mạng, bảo trì và hỗ trợ, sao lưu và an toàn, tên miền và email, cùng khoản dự phòng sự cố.
Nên lập ngân sách CNTT khi nào?
Nên lập trước khi bắt đầu năm tài chính và rà soát lại mỗi quý để điều chỉnh theo thực tế.
Doanh nghiệp nhỏ có cần thuê IT ngoài không?
Thường không cần nhân viên IT toàn thời gian. Thuê ngoài theo gói giúp chi phí ổn định và có người xử lý sự cố khi cần.
Làm sao ước lượng chi phí thay máy tính?
Lập danh sách máy theo tuổi, hỏi báo giá thực tế từ cửa hàng và chia thay thế đều qua các năm thay vì thay cùng lúc.
