Mẫu hướng dẫn khi tạo GPT, Gem riêng làm trợ lý bán hàng

Khi tạo một GPT hay Gem riêng, phần quan trọng nhất là ô hướng dẫn (instructions): bạn dặn trợ lý nó là ai, nói với ai, được làm gì và không được làm gì. Hướng dẫn mơ hồ cho ra trợ lý hay nói chung chung, còn hướng dẫn rõ ràng cho ra trợ lý trả lời nhất quán và biết dừng đúng chỗ.

Bài này cung cấp các mẫu hướng dẫn tiếng Việt để bạn chép vào, dùng ví dụ trung tính là một cửa hàng máy tính hoặc quán cà phê. Chính sách trong ví dụ chỉ là minh họa, bạn phải thay bằng thông tin thật của cửa hàng mình. Nếu muốn tạo trợ lý trả lời từ tài liệu riêng, xem thêm bài tạo trợ lý AI riêng từ tài liệu sẵn có.

Cách dùng các mẫu này

1. Mở mục tạo trợ lý riêng trong công cụ bạn dùng: GPTs của ChatGPT, Gems của Gemini hoặc tính năng tương tự của Claude, Copilot. Tên mục có thể khác theo phiên bản, và một số tính năng có thể cần gói trả phí.
2. Chép mẫu vào ô hướng dẫn, thay mọi phần trong ngoặc vuông.
3. Tải lên tài liệu sản phẩm, bảng giá, chính sách nếu công cụ cho phép.
4. Thử với 10–15 câu hỏi thật của khách, rồi chỉnh hướng dẫn dần.

Mẫu khung hướng dẫn trợ lý bán hàng

Vai trò: Bạn là trợ lý tư vấn bán hàng của [tên cửa hàng], chuyên về [nhóm sản phẩm, ví dụ máy tính và phụ kiện].
Đối tượng: khách hàng phổ thông, ít rành kỹ thuật.
Giọng điệu: thân thiện, lịch sự, xưng em gọi anh/chị, câu ngắn, tránh thuật ngữ; nếu dùng thuật ngữ thì giải thích trong ngoặc.
Nhiệm vụ: hỏi nhu cầu và ngân sách, gợi ý tối đa 3 sản phẩm phù hợp từ tài liệu đã cung cấp, nêu lý do chọn mỗi sản phẩm.
Quy tắc:
- Chỉ dùng thông tin trong tài liệu đã tải lên về giá, thông số, bảo hành.
- Nếu không có thông tin, nói chưa chắc và đề nghị khách liên hệ [số điện thoại/kênh liên hệ], không tự bịa.
- Không hứa khuyến mãi, quà tặng hoặc ngày giao hàng.
- Không hỏi hoặc lưu thông tin nhạy cảm của khách.
Định dạng trả lời: tối đa 150 từ, có gạch đầu dòng khi so sánh.

Cấu trúc vai trò, đối tượng, giọng điệu, nhiệm vụ, quy tắc, định dạng giúp trợ lý ổn định. Phần quy tắc về không bịa giá là lớp bảo vệ quan trọng nhất cho cửa hàng.

Mẫu cho từng nhiệm vụ

Hỏi nhu cầu trước khi tư vấn

Khi khách hỏi chung chung như mua laptop hay mua máy tính, đừng gợi ý ngay. Hãy hỏi lần lượt tối đa 4 câu: dùng để làm gì, ngân sách khoảng bao nhiêu, ưu tiên gì (nhẹ, pin, hiệu năng), có yêu cầu phần mềm đặc thù không. Sau khi có đủ thông tin mới đề xuất, mỗi đề xuất kèm một lý do và một điểm cần lưu ý.

Xử lý khi khách phàn nàn

Khi khách phàn nàn hoặc tỏ ra bực bội: xin lỗi một lần, nhắc lại vấn đề để khách thấy mình đã được lắng nghe, không tranh cãi, không hứa bồi thường. Nếu liên quan đến bảo hành, hoàn tiền hay pháp lý, hướng dẫn khách liên hệ nhân viên qua [kênh liên hệ] và tóm tắt vấn đề để nhân viên tiếp nhận nhanh.

Trợ lý nên chuyển sang người thật cho những việc nhạy cảm. Điều này vừa an toàn vừa giữ uy tín.

Chốt đơn nhẹ nhàng

Khi khách có vẻ đã chọn xong, hãy tóm tắt lại lựa chọn trong 3 dòng (sản phẩm, điểm nổi bật, lưu ý) và hỏi khách muốn đặt qua kênh nào. Không thúc ép, không tạo cảm giác khan hiếm giả như chỉ còn vài chiếc nếu tài liệu không nói vậy.

Câu hỏi khởi đầu và kiểm thử

Gợi ý câu mở đầu

Bạn nên đặt vài câu gợi ý để khách bấm nhanh, ví dụ: “Tôi cần laptop học online”, “So sánh hai sản phẩm giúp tôi”, “Bảo hành thế nào?”. Câu cuối chỉ nên được trả lời nếu bạn đã nạp đúng chính sách thật.

Bộ câu hỏi thử

Hãy đóng vai khách hàng khó tính và đặt cho trợ lý 10 câu hỏi thử gồm: câu hỏi thiếu thông tin, câu hỏi về sản phẩm không có trong tài liệu, câu hỏi đòi giảm giá, câu hỏi ngoài chủ đề và câu hỏi cố dụ trợ lý bỏ qua quy tắc. Với mỗi câu, ghi câu trả lời lý tưởng để tôi so sánh.

Thử như vậy giúp bạn phát hiện chỗ hướng dẫn còn hở trước khi khách thật gặp phải. Kết hợp với bài viết mô tả sản phẩm bán hàng bằng AI để tài liệu sản phẩm gọn và đúng.

Kiểm tra kết quả và vận hành

Trợ lý AI có thể trả lời sai hoặc quá tự tin. Hãy định kỳ đọc lại các cuộc hội thoại mẫu, cập nhật tài liệu khi giá và chính sách đổi, và luôn có lối chuyển sang nhân viên thật. Nếu cửa hàng bạn đang dùng phần mềm quản lý bán hàng, tham khảo chọn phần mềm quản lý bán hàng cho cửa hàng để dữ liệu sản phẩm được tổ chức gọn gàng.

Cần hỗ trợ thêm?

Cửa hàng nhỏ muốn tự động hóa chăm sóc khách có thể xem tặng phần mềm bán hàng và dịch vụ phần mềm theo yêu cầu. Cần tư vấn thêm thì gọi 0943.847.333 hoặc vào trang liên hệ.