Prompt cho Claude: phân tích tài liệu dài và viết lại có cấu trúc

Tài liệu dài hàng chục trang, hạn nộp thì gấp, và bạn cần hiểu nhanh nó nói gì. Claude xử lý được đoạn văn bản dài khá tốt, nhưng kết quả phụ thuộc nhiều vào cách bạn đặt yêu cầu: phân tích theo góc nào, trả về dạng nào, và giới hạn ở đâu.

Bài này là bộ prompt mẫu để phân tích và viết lại tài liệu dài. Các prompt cũng dùng được với ChatGPT, Gemini hay Copilot, chỉ khác giới hạn độ dài tùy ứng dụng. Phần giới thiệu về công cụ nằm trong bài dùng Claude phân tích tài liệu dài.

Cách dùng các prompt này

1. Tải tệp lên hoặc dán nội dung vào cuộc trò chuyện (tên nút tải tệp và giới hạn dung lượng có thể khác theo phiên bản).
2. Dán prompt, thay phần trong ngoặc vuông.
3. Với tài liệu rất dài, chia theo chương và xử lý lần lượt rồi tổng hợp.
4. Hỏi tiếp để đào sâu từng phần thay vì xin một lần tất cả.

Bước đầu: nắm bức tranh toàn cảnh

Tôi gửi bạn một tài liệu dài. Trước khi tóm tắt, hãy cho tôi biết: (1) tài liệu này thuộc loại gì và dành cho ai, (2) mục đích chính, (3) cấu trúc các phần, (4) 5 ý quan trọng nhất. Trả lời tối đa 200 từ. Chỉ dựa trên nội dung tài liệu, nếu có chỗ không rõ hãy nói thẳng.

Bước này giúp bạn quyết định nên đọc kỹ phần nào. Nó cũng kiểm tra xem AI có đọc đúng tài liệu chưa.

Rút ý chính theo chương

Hãy tóm tắt tài liệu theo từng chương hoặc mục. Với mỗi mục: tiêu đề, 2-3 ý chính, và số trang hoặc vị trí xuất hiện nếu xác định được. Giữ nguyên các con số và tên riêng như trong tài liệu. Cuối cùng, liệt kê những chỗ tài liệu còn mâu thuẫn hoặc thiếu dữ liệu.

Yêu cầu giữ nguyên số liệu giúp hạn chế việc AI làm tròn hay đổi số. Phần "mâu thuẫn, thiếu dữ liệu" thường rất hữu ích để chuẩn bị câu hỏi.

Trích dẫn để kiểm chứng

Trả lời câu hỏi sau chỉ dựa trên tài liệu: [câu hỏi của bạn]. Với mỗi ý trong câu trả lời, trích nguyên văn câu hoặc đoạn liên quan trong tài liệu để tôi kiểm tra. Nếu tài liệu không đề cập, hãy nói "Tài liệu không nói về điều này" thay vì suy đoán.

Đây là prompt chống "bịa" tốt nhất khi làm việc với tài liệu: buộc AI chỉ ra bằng chứng. Hãy tự dò lại các trích dẫn.

Viết lại có cấu trúc

Biến văn bản dài thành bản tóm tắt điều hành

Hãy viết lại tài liệu thành bản tóm tắt điều hành dài tối đa 1 trang cho [đối tượng đọc, ví dụ giám đốc]. Cấu trúc: Bối cảnh, Vấn đề chính, Kết quả hoặc số liệu quan trọng, Rủi ro, Đề xuất hành động. Dùng gạch đầu dòng, câu ngắn, không thuật ngữ khó. Không thêm thông tin ngoài tài liệu.

Người ra quyết định thường chỉ đọc một trang. Cấu trúc năm mục giúp họ nắm nhanh và biết cần làm gì.

Viết lại cho người không chuyên

Viết lại đoạn sau cho người không chuyên đọc hiểu được, giữ đủ ý chính, câu ngắn dưới 25 từ, giải thích thuật ngữ bằng một vế ngắn khi lần đầu xuất hiện. Không đổi ý nghĩa gốc.

[dán đoạn văn]

Phù hợp khi chuyển báo cáo kỹ thuật cho khách hàng. Nhớ đọc lại để chắc ý nghĩa không bị lệch.

Sắp xếp lại bài viết lộn xộn

Dưới đây là bản nháp lộn xộn của tôi. Hãy sắp xếp lại thành bài viết có bố cục: mở đầu, 3-4 phần chính có tiêu đề, kết luận. Giữ giọng văn của tôi, chỉ sửa cấu trúc và lỗi chính tả. Đánh dấu những chỗ ý chưa rõ bằng [cần làm rõ].

[dán bản nháp]

Dặn "giữ giọng văn của tôi" tránh việc AI viết lại thành văn mẫu. Bản nháp vẫn là của bạn, AI chỉ lo bố cục.

So sánh hai tài liệu

So sánh hai phiên bản tài liệu dưới đây. Lập bảng gồm: nội dung thay đổi, vị trí, ảnh hưởng có thể xảy ra. Nhấn mạnh các thay đổi về con số, thời hạn và trách nhiệm. Nếu có thay đổi tôi nên hỏi chuyên gia, hãy đánh dấu.

Phiên bản 1:
[dán]

Phiên bản 2:
[dán]

Dùng cho chính sách, điều khoản, kế hoạch. Với hợp đồng hoặc văn bản pháp lý, kết quả chỉ để tham khảo, quyết định cần hỏi luật sư.

Ví dụ điền sẵn

Hãy tóm tắt báo cáo bán hàng quý dưới đây thành bản tóm tắt điều hành tối đa 1 trang cho chủ cửa hàng. Cấu trúc: Bối cảnh, Số liệu chính, Vấn đề, Đề xuất. Giữ nguyên mọi con số. Nếu thiếu dữ liệu, ghi "không có trong báo cáo".

Kết quả nên ngắn, giữ đúng số liệu trong báo cáo và có mục "không có trong báo cáo" khi cần. Hãy đối chiếu từng con số với bản gốc.

Kiểm tra kết quả

AI có thể bỏ sót hoặc hiểu sai, nhất là ở phần giữa tài liệu rất dài. Hãy:

• Đối chiếu con số, tên riêng, ngày tháng với bản gốc.
• Yêu cầu trích dẫn nguyên văn cho các ý quan trọng.
• Với văn bản pháp lý, y tế, tài chính, chỉ dùng kết quả để hiểu thông tin chung, quyết định cần hỏi chuyên gia.

Cần hỗ trợ thêm?

Nếu máy bạn chậm khi mở nhiều tài liệu lớn, có thể cần nâng cấp RAM hoặc SSD. Doanh nghiệp muốn đưa AI vào quy trình xử lý tài liệu có thể xem tư vấn chuyển đổi số hoặc liên hệ.