Prompt viết công thức Excel: mẫu câu cho tính tổng, tra cứu, lọc dữ liệu

Nhờ AI viết công thức Excel nhanh hơn nhiều so với ngồi mò hàm, nhưng chỉ khi bạn mô tả bảng tính đủ rõ. Câu 'viết công thức tính tổng' gần như chắc chắn cho kết quả sai, còn câu nêu rõ cột nào chứa gì, bắt đầu từ dòng mấy, điều kiện ra sao thì AI thường trả đúng ngay lần đầu.

Bài này là bộ prompt mẫu cho ba nhóm việc phổ biến: tính tổng, tra cứu và lọc dữ liệu. Phần giải thích chung về cách nhờ AI viết công thức đã có ở bài cách nhờ AI viết công thức Excel, ở đây tập trung vào các câu chữ bạn có thể chép dùng.

Cách dùng các prompt này

1. Mở file Excel, nhìn tiêu đề các cột và ghi lại chữ cái cột (A, B, C...).
2. Chép prompt, thay phần trong ngoặc vuông bằng thông tin bảng của bạn.
3. Dán công thức AI trả về vào một ô trống, kiểm tra kết quả với vài dòng bạn tự tính tay.
4. Nếu ra lỗi, copy nguyên thông báo lỗi và hỏi tiếp.

Các prompt dùng được cho ChatGPT, Gemini, Claude và Copilot. Công thức viết với dấu phẩy; nếu máy bạn dùng dấu chấm phẩy, hãy ghi thêm vào prompt: 'máy tôi dùng dấu chấm phẩy làm dấu ngăn cách'.

Prompt tính tổng

Tổng theo một điều kiện

Tôi có bảng Excel, dòng 1 là tiêu đề, dữ liệu từ dòng 2 đến dòng [số dòng]. Cột A là tên hàng, cột B là số lượng, cột C là thành tiền. Hãy viết công thức tính tổng thành tiền của những dòng có tên hàng bằng nội dung ô [ô chứa tên hàng]. Giải thích công thức trong 2 câu và cho biết hàm đó có ở phiên bản Excel nào.

AI thường trả về SUMIF hoặc SUMIFS, ví dụ =SUMIFS(C2:C100,A2:A100,F1). Yêu cầu nêu phiên bản giúp bạn tránh hàm chỉ có ở bản mới.

Tổng theo nhiều điều kiện và theo tháng

Cột A là ngày bán, cột B là nhân viên, cột C là doanh thu, dữ liệu từ dòng 2 đến dòng [số dòng]. Hãy viết công thức tính tổng doanh thu của nhân viên ghi ở ô [ô tên] trong tháng [số tháng] của năm [năm]. Đưa công thức sao cho tôi kéo xuống được cho nhiều nhân viên khác. Nếu cần cột phụ, hãy nói rõ.

Yêu cầu 'kéo xuống được' khiến AI chú ý dấu $ khóa vùng, tránh lỗi sai vùng khi sao chép.

Prompt tra cứu

Tra giá theo mã hàng

Tôi có bảng giá ở sheet [tên sheet bảng giá], cột A là mã hàng, cột B là đơn giá. Ở sheet [tên sheet đơn hàng], cột A là mã hàng cần tra. Hãy viết công thức đặt ở cột C của sheet đơn hàng để lấy đơn giá tương ứng, và hiện chữ 'Không có mã' nếu mã không tồn tại. Đưa hai phương án: một cho Excel 2016 trở xuống, một cho Excel 365 hoặc 2021.

Yêu cầu hai phương án rất hữu ích: bản cũ dùng VLOOKUP hoặc INDEX kết hợp MATCH, bản mới có thể dùng XLOOKUP, hàm chỉ có ở Excel 365 và 2021.

Tra theo hai tiêu chí

Bảng của tôi có cột A là tên sản phẩm, cột B là kích cỡ, cột C là giá. Hãy viết công thức lấy giá của sản phẩm ghi ở ô [ô sản phẩm] với kích cỡ ở ô [ô kích cỡ]. Giải thích vì sao VLOOKUP thông thường không đủ và đưa cách làm thay thế dễ hiểu nhất.

Prompt lọc dữ liệu

Lọc ra danh sách theo điều kiện

Dữ liệu nằm ở A1 đến E[số dòng], dòng 1 là tiêu đề. Tôi muốn tạo một danh sách riêng chỉ gồm các dòng có cột D (trạng thái) bằng 'Chưa giao' và cột E (số tiền) lớn hơn [số tiền]. Hãy hướng dẫn hai cách: dùng hàm FILTER (chỉ có ở Excel 365 và 2021) và dùng bộ lọc Advanced Filter cho bản cũ. Viết từng bước đánh số.

Đếm và loại trùng

Cột A chứa danh sách số điện thoại, có thể bị trùng. Hãy viết công thức đánh dấu dòng bị lặp ở cột B, công thức đếm số giá trị khác nhau, và hướng dẫn xóa dòng trùng bằng chức năng có sẵn của Excel. Giải thích bằng ngôn ngữ cho người mới.

Nhớ sao lưu file trước khi xóa dòng trùng, vì thao tác này khó hoàn lại nếu đã lưu.

Prompt sửa công thức đang lỗi

Công thức này của tôi báo lỗi: [dán công thức]. Dữ liệu cột A là [mô tả], cột B là [mô tả]. Thông báo lỗi là [lỗi, ví dụ #N/A]. Hãy cho biết nguyên nhân có khả năng nhất, thứ tự các điểm nên kiểm tra và công thức đã sửa.

Với lỗi khó, xem bài cách dùng AI giải thích lỗi công thức Excel.

Ví dụ điền sẵn

Tôi có bảng Excel, dòng 1 là tiêu đề, dữ liệu từ dòng 2 đến dòng 200. Cột A là tên hàng, cột B là số lượng, cột C là thành tiền. Hãy viết công thức tính tổng thành tiền của những dòng có tên hàng bằng nội dung ô F1. Giải thích ngắn gọn.

Bạn nên nhận được một công thức SUMIF hoặc SUMIFS trỏ đúng vùng C2:C200 và A2:A200, kèm lời giải thích. Nếu AI dùng vùng khác với bảng của bạn, hãy yêu cầu sửa.

Kiểm tra công thức trước khi tin

AI có thể viết công thức đúng cú pháp nhưng sai logic. Hãy thử trên 5 đến 10 dòng bạn tự tính tay, kiểm tra cả trường hợp ô trống và chữ có dấu cách thừa.

Cần hỗ trợ thêm?

Nếu file Excel lớn mở chậm hoặc máy hay treo khi tính toán, bạn có thể mang máy tới cửa hàng để kiểm tra miễn phí hoặc xem thêm dịch vụ sửa chữa. Doanh nghiệp muốn thay bảng tính thủ công bằng phần mềm có thể xem trang phần mềm theo yêu cầu.