Prompt viết lại văn bản theo giọng trang trọng, thân thiện, ngắn gọn

Cùng một nội dung nhưng gửi sếp, gửi khách hay nhắn cho đồng nghiệp thì cần ba giọng khác nhau. AI làm việc này rất nhanh nếu bạn nói rõ giọng điệu, người đọc và những gì không được thay đổi. Bài này cho bạn bộ prompt mẫu để viết lại văn bản theo giọng trang trọng, thân thiện hoặc ngắn gọn mà vẫn giữ nguyên ý.

Đây là bài kho prompt. Muốn hiểu thêm nguyên tắc chung, xem cách dùng AI viết lại văn bản cho tự nhiên hơn.

Cách dùng các prompt này

1. Chép prompt, thay phần trong ngoặc vuông bằng thông tin thật.
2. Dán văn bản gốc vào chỗ được đánh dấu. Nên xóa tên người, số điện thoại, số tài khoản trước khi dán.
3. Đọc lại kết quả và so với bản gốc: ý, con số, ngày giờ có còn đúng không.
4. Gõ tiếp để chỉnh: “bớt cứng hơn”, “thêm lời cảm ơn”, “rút xuống 80 từ”.

Prompt dùng được với ChatGPT, Gemini, Claude, Copilot. Nếu dùng Word hoặc Notepad có sẵn tính năng viết lại, tên mục có thể khác theo phiên bản.

Nhóm 1: Viết lại theo giọng điệu

Giọng trang trọng

Bạn là biên tập viên văn phòng. Hãy viết lại đoạn văn sau theo giọng trang trọng, lịch sự, phù hợp gửi cho [đối tượng, ví dụ: giám đốc, đối tác mới].
Yêu cầu:
- Giữ nguyên toàn bộ ý, số liệu, ngày giờ và tên riêng.
- Dùng xưng hô [kính gửi anh/chị hoặc quý khách].
- Không thêm thông tin mới.
Văn bản gốc: [dán văn bản]

Dòng “giữ nguyên số liệu, ngày giờ, tên riêng” là chốt chặn quan trọng nhất, vì AI hay tự sửa các chi tiết này khi viết cho mượt.

Giọng thân thiện

Hãy viết lại tin nhắn sau theo giọng thân thiện, gần gũi như nói chuyện với [đối tượng, ví dụ: khách quen, đồng nghiệp cùng nhóm], nhưng vẫn lịch sự. Không dùng biểu tượng cảm xúc, không dùng tiếng lóng. Độ dài không quá [số] từ. Giữ nguyên nội dung chính.
Tin nhắn gốc: [dán nội dung]

Chỉ định “không quá [số] từ” giúp bản viết lại không phình to. Nếu muốn có biểu tượng cảm xúc thì xóa điều kiện đó.

Giọng ngắn gọn, súc tích

Hãy rút gọn đoạn văn sau xuống còn khoảng một nửa độ dài. Giữ đủ các ý chính, bỏ phần lặp và câu thừa. Trình bày thành 3–5 gạch đầu dòng, mỗi gạch tối đa 20 từ.
Văn bản: [dán văn bản]

Nhóm 2: Viết lại theo tình huống công việc

Email từ chối khéo

Tôi cần từ chối [yêu cầu cụ thể] của [người nhận] nhưng vẫn giữ quan hệ tốt. Lý do thật: [lý do]. Hãy viết lại ý này thành email 100–130 từ: mở đầu cảm ơn, nêu lý do ngắn gọn và trung thực, đề xuất một phương án thay thế nếu có. Giọng lịch sự, không xin lỗi quá nhiều.

Nhắc nợ hoặc nhắc việc không gây khó chịu

Hãy viết lại lời nhắc sau để nghe nhẹ nhàng, tôn trọng nhưng vẫn rõ ràng về thời hạn là [ngày]. Người nhận là [mối quan hệ]. Đưa ra 2 phiên bản: một bản nhắn tin ngắn và một bản email.
Nội dung nhắc: [dán nội dung]

Cho AI hai phiên bản giúp bạn chọn bản hợp với kênh liên lạc.

Thông báo chung cho nhiều người

Bạn là người viết thông báo nội bộ. Hãy viết lại thông báo sau cho rõ ràng, dễ đọc trên điện thoại: câu ngắn, ý quan trọng (thời gian, địa điểm, việc cần làm) đưa lên đầu, không dùng từ chuyên ngành khó hiểu. Giọng trung tính, thân thiện.
Thông báo gốc: [dán thông báo]

Bạn có thể dùng cho cửa hàng, quán cà phê, lớp học, câu lạc bộ. Với tin nhắn trả lời khách, xem thêm cách dùng AI soạn mẫu trả lời tin nhắn khách hàng.

Nhóm 3: Điều chỉnh và so sánh

Viết ba phiên bản để chọn

Hãy viết lại đoạn sau thành 3 phiên bản: (1) trang trọng, (2) thân thiện, (3) ngắn gọn dưới 50 từ. Đặt tên mỗi phiên bản rõ ràng. Cuối cùng cho tôi biết mỗi phiên bản hợp với tình huống nào.
Đoạn gốc: [dán văn bản]

Giữ lại giọng văn của riêng mình

Dưới đây là 2 đoạn tôi tự viết để bạn nắm giọng văn của tôi: [dán đoạn mẫu 1] và [dán đoạn mẫu 2]. Hãy viết lại đoạn sau theo đúng giọng văn đó (độ dài câu, cách dùng từ, mức độ trang trọng). Chỉ chỉnh câu chữ, không đổi nội dung.
Đoạn cần viết lại: [dán văn bản]

Cách này tránh được cảm giác văn bản “nghe như AI viết”. Muốn tìm hiểu sâu hơn, đọc cách dùng AI mà vẫn giữ giọng văn của riêng mình.

Soát lỗi sau khi viết lại

Hãy so sánh văn bản gốc và bản viết lại bên dưới. Liệt kê mọi chỗ khác nhau về nội dung (số liệu, ngày tháng, tên riêng, cam kết). Nếu bản viết lại có thông tin không có trong bản gốc, đánh dấu rõ.
Bản gốc: [dán bản gốc]
Bản viết lại: [dán bản mới]

Kiểm tra kết quả và lưu ý

• AI có thể đổi nghĩa mà bạn không để ý, đặc biệt ở số liệu, điều khoản, cam kết. Với văn bản quan trọng như hợp đồng, công văn, hãy đọc lại từng câu.
• Không dán nội dung nhạy cảm như số CCCD, mật khẩu, số tài khoản, thông tin khách hàng vào AI công cộng. Thay bằng ký hiệu như [Khách A].
• Văn bản gửi người quen hay khách quen nên chỉnh cho đúng cách bạn vẫn nói, đừng để quá khuôn mẫu.

Cần hỗ trợ thêm?

Cần soạn thảo nhiều tài liệu, hãy chọn một chiếc laptop đủ nhẹ và bàn phím gõ êm tại danh mục laptop. Máy gõ bị liệt phím hay chạy chậm khi mở Word? Hãy mang tới cửa hàng qua trang sửa chữa để được kiểm tra miễn phí.