Cách dùng AI tạo lời nhắc việc và ghi chú thông minh

Ai cũng từng ghi vội một dòng vào ghi chú rồi quên mất, hoặc có cuộc họp với mười ý lộn xộn mà không biết việc nào cần làm trước. AI rất hợp để dọn dẹp loại ghi chú này: biến chúng thành danh sách việc rõ ràng, có hạn và có thứ tự ưu tiên, sau đó bạn đưa vào ứng dụng nhắc việc quen thuộc.

Điều cần nhớ là AI chỉ giúp sắp xếp. Việc nhắc đúng giờ vẫn phải do ứng dụng lịch hoặc nhắc việc trên điện thoại, máy tính đảm nhận. Bài này hướng dẫn cách phối hợp cả hai.

AI giúp được gì và không giúp được gì

AI làm tốt:

• Tách một đoạn ghi chú dài thành từng việc riêng.
• Gợi ý thứ tự ưu tiên dựa trên hạn chót bạn cung cấp.
• Viết lại ghi chú cho rõ nghĩa, thêm hành động cụ thể.
• Tóm tắt ghi chú cuộc họp thành các việc cần làm.

AI không thể:

• Tự gửi thông báo nhắc bạn đúng giờ, nếu bạn chỉ dùng khung chat thông thường.
• Biết lịch thực tế của bạn nếu bạn không nói.
• Đảm bảo chính xác ngày giờ, vì AI có thể nhầm.

Một số ứng dụng AI có thêm chức năng hẹn giờ hoặc nhắc việc tích hợp, nhưng tính năng này thay đổi theo từng phiên bản. Hãy kiểm tra trong ứng dụng của bạn xem có không, và luôn nên có thêm một nhắc việc dự phòng.

Biến ghi chú lộn xộn thành danh sách việc

Quy trình đơn giản gồm ba bước:

1. Gom toàn bộ ghi chú thô vào một chỗ, nhớ lược bỏ thông tin nhạy cảm.
2. Dán vào AI cùng câu lệnh phù hợp.
3. Rà lại kết quả rồi chuyển sang ứng dụng nhắc việc.

Mẫu câu lệnh bạn có thể dùng:

Dưới đây là ghi chú thô của tôi. Hãy:
1. Tách thành danh sách việc cần làm, mỗi việc bắt đầu bằng một động từ.
2. Gắn hạn chót nếu ghi chú có nhắc, nếu không có thì để trống, đừng tự đoán.
3. Sắp xếp theo mức ưu tiên Cao / Trung bình / Thấp.
4. Đánh dấu những chỗ ghi chú chưa rõ để tôi hỏi lại.
Ghi chú: [dán ghi chú].

Phần đánh dấu chỗ chưa rõ giúp bạn không bị AI tự ý điền thông tin sai.

Dùng AI để viết lời nhắc dễ hành động

Lời nhắc như Gửi báo cáo rất dễ bị bỏ qua vì mơ hồ. Một lời nhắc tốt nói rõ làm gì, cho ai, khi nào.

Bạn có thể nhờ AI viết lại:

• Trước: Báo cáo anh Nam.
• Sau: Gửi báo cáo doanh thu tháng này cho anh Nam trước 16h thứ Sáu.

Hãy nhờ AI chuẩn hóa tất cả việc theo công thức Động từ + Việc cụ thể + Hạn. Cách này cũng áp dụng được khi bạn cần nhắc người khác, ví dụ soạn tin nhắn nhắc nhở nhẹ nhàng nhưng rõ ràng.

Đưa vào ứng dụng nhắc việc

Sau khi có danh sách, đưa vào công cụ có thông báo thật sự:

1. Microsoft To Do, Google Tasks hoặc ứng dụng nhắc việc trên điện thoại: tạo từng việc, đặt ngày giờ nhắc.
2. Lịch (Calendar): với việc có giờ cố định như họp hoặc hẹn khách, tạo sự kiện kèm thông báo trước.
3. Sticky Notes trên Windows: phù hợp để dán việc cần làm ngay trên màn hình, xem cách dùng Sticky Notes ghi chú nhanh trên màn hình.

Nếu bạn họp nhiều và hay quên các việc phát sinh, xem cách dùng AI chuyển ghi âm cuộc họp thành biên bản để lấy danh sách việc ngay từ buổi họp.

Lưu ý bảo mật khi dùng AI ghi chú

Ghi chú cá nhân thường có nhiều thứ nhạy cảm hơn bạn nghĩ. Trước khi dán vào AI công cộng, hãy:

• Xóa hoặc thay tên khách hàng, số điện thoại, địa chỉ cụ thể.
• Không dán mật khẩu, mã OTP, số thẻ, số CCCD.
• Không dán hợp đồng hoặc tài liệu nội bộ chưa được phép chia sẻ.
• Kiểm tra cài đặt dữ liệu và lịch sử trò chuyện của ứng dụng AI bạn dùng.

Xem đầy đủ ở những thông tin không nên đưa vào ChatGPT và AI. Và nhớ rằng AI có thể sai, nên hãy đối chiếu ngày giờ với lịch thật, tham khảo cách kiểm tra câu trả lời của AI có đúng không.

Thói quen giữ cho hệ thống ghi chú gọn

• Mỗi cuối ngày, dành 5 phút gom ghi chú mới vào danh sách chung.
• Mỗi tuần, nhờ AI gom các việc đã xong và việc còn tồn để lên kế hoạch tuần sau.
• Dùng một nơi chính để chứa việc cần làm, tránh rải rác nhiều ứng dụng.
• Xóa việc đã xong để danh sách không phình to.

Cần hỗ trợ thêm?

Nếu máy tính hay điện thoại của bạn đầy bộ nhớ làm ứng dụng nhắc việc chậm, hãy mang tới Cường Tech để kiểm tra miễn phí và báo giá trước khi sửa. Bạn cũng có thể xem trang dịch vụ IT hoặc liên hệ qua 0943.847.333.