Cách dùng Gemini trong Gmail và Google Docs

Gemini là trợ lý AI của Google, có thể được tích hợp ngay trong Gmail và Google Docs để giúp bạn tóm tắt email dài, soạn thư trả lời, viết nháp văn bản hoặc chỉnh lại câu chữ. Nếu bạn phải xử lý nhiều thư và tài liệu mỗi ngày, đây là cách tiết kiệm thời gian đáng thử.

Có hai điều cần nói trước. Thứ nhất, tính năng có hay không và nằm ở đâu phụ thuộc vào loại tài khoản và gói dịch vụ của bạn (tài khoản cá nhân, Google Workspace của công ty hay trường học), cũng như bản cập nhật hiện hành. Thứ hai, AI có thể viết sai, nên bạn luôn phải đọc lại trước khi gửi.

Kiểm tra bạn có dùng được Gemini không

Giao diện Google thay đổi thường xuyên nên tên nút có thể khác chút. Bạn có thể kiểm tra theo cách sau:

1. Đăng nhập Gmail hoặc Google Docs bằng tài khoản Google của bạn trên trình duyệt máy tính. Nếu chưa có tài khoản, xem tạo tài khoản Gmail và đăng nhập.
2. Tìm biểu tượng ngôi sao nhiều cánh (thường gọi là Gemini hoặc Ask Gemini) ở góc trên bên phải, hoặc nút Help me write (Giúp tôi viết) khi bạn soạn thư.
3. Nếu không thấy, có thể tài khoản của bạn chưa được bật tính năng này hoặc quản trị viên Workspace đã tắt. Bạn hãy hỏi người quản trị hoặc xem mục gói dịch vụ trong tài khoản Google.

Mình không nêu giá hay giới hạn lượt dùng vì Google điều chỉnh các thông tin này thường xuyên. Hãy xem trong trang chính thức của Google khi cần.

Dùng Gemini trong Gmail

Tóm tắt một chuỗi email dài

1. Mở một cuộc trao đổi nhiều thư trong Gmail.
2. Bấm vào Gemini ở góc phải, hoặc nút Summarize this email (Tóm tắt email này) nếu có.
3. Đọc phần tóm tắt, sau đó đối chiếu với thư gốc ở những mục quan trọng như ngày giờ, số tiền, tên người.

Soạn thư mới hoặc trả lời nhanh

1. Bấm Compose (Soạn thư) hoặc Reply (Trả lời).
2. Bấm Help me write (Giúp tôi viết) ở khung soạn thảo.
3. Gõ yêu cầu bằng tiếng Việt, ví dụ: "Viết thư xin phép nghỉ một ngày vào thứ Sáu, giọng lịch sự, ngắn gọn".
4. Chọn Create (Tạo), đọc bản nháp rồi dùng các nút như Formalize (Trang trọng hơn), Shorten (Rút gọn), Elaborate (Mở rộng) nếu có.
5. Sửa tên người nhận, ngày tháng và nội dung chi tiết rồi mới bấm Send (Gửi).

Dùng Gemini trong Google Docs

1. Mở tài liệu trong Google Docs.
2. Bấm biểu tượng Gemini hoặc Help me write trong tài liệu để mở khung nhập.
3. Nhập yêu cầu, ví dụ: "Viết dàn ý báo cáo tiến độ dự án tháng 10 gồm: kết quả, vấn đề, kế hoạch tháng sau".
4. Xem bản nháp, chọn Insert (Chèn) để đưa vào tài liệu hoặc Refine (Tinh chỉnh) để yêu cầu sửa.
5. Bạn cũng có thể bôi đen một đoạn văn bản rồi nhờ viết lại cho gọn hơn, trang trọng hơn hoặc đổi giọng điệu.

Bạn cũng có thể dùng khung chat Gemini bên cạnh để hỏi về nội dung của tài liệu, ví dụ "tóm tắt 5 ý chính". Phạm vi tính năng có thể khác nhau theo gói.

Viết lệnh (prompt) sao cho ra kết quả tốt

Một lệnh tốt thường có 4 phần:

• Vai trò và mục đích: viết cho ai, để làm gì.
• Nội dung chính: các ý bạn muốn có.
• Giọng điệu: lịch sự, thân mật, trang trọng.
• Độ dài hoặc định dạng: 100 chữ, gạch đầu dòng, bảng.

Ví dụ: "Viết email gửi khách hàng cũ, thông báo cửa hàng nghỉ lễ từ ngày 1 đến 3, giọng thân thiện, khoảng 80 chữ". Muốn hiểu thêm cách hỏi AI hiệu quả, xem dùng ChatGPT, Copilot hiệu quả trên máy tính.

Lưu ý về quyền riêng tư và độ chính xác

• Không đưa thông tin nhạy cảm (số CCCD, mật khẩu, số tài khoản ngân hàng, dữ liệu khách hàng) vào yêu cầu gửi cho AI nếu không chắc về chính sách dữ liệu của gói bạn dùng. Với tài khoản công ty, hãy tuân theo quy định nội bộ.
• AI có thể bịa chi tiết hoặc hiểu sai thư gốc. Hãy luôn đọc lại, nhất là với email gửi sếp, khách hàng, hợp đồng, thông báo có số tiền.
• Đừng để AI thay mình đưa ra quyết định, như đồng ý giá, cam kết thời hạn.
• Dung lượng Gmail đầy cũng ảnh hưởng việc dùng email. Xem giải phóng dung lượng Gmail, Google Drive khi bị đầy.

Cần hỗ trợ thêm?

Nếu bạn cần cài đặt email công ty, thiết lập tài khoản Google Workspace cho nhóm hoặc hướng dẫn nhân viên dùng AI an toàn, hãy xem dịch vụ IT hoặc tư vấn chuyển đổi số. Bạn cũng có thể gọi hotline 0943.847.333.