Cách giải phóng dung lượng Gmail, Google Drive khi bị đầy

Tài khoản Google miễn phí có 15GB, và con số đó được dùng chung cho Gmail, Google Drive và Google Photos. Khi một trong ba ngốn nhiều, bạn sẽ bị báo đầy, không nhận được thư mới hoặc không tải thêm file lên được.

Bài này chỉ cho bạn cách tìm ra thứ nào đang chiếm chỗ, xóa đúng chỗ cần xóa và dọn cả những nơi hay bị quên như Thùng rác hay thư Spam, để lấy lại dung lượng an toàn.

Bước đầu tiên: xem ai đang chiếm dung lượng

Trước khi xóa bừa, hãy biết dung lượng đang nằm ở đâu. Cách nhanh nhất là xem phần bộ nhớ của tài khoản.

1. Mở Google Drive trên trình duyệt, nhìn góc dưới bên trái thanh menu, mục Storage (Bộ nhớ).
2. Bấm vào dòng đó để mở trang quản lý bộ nhớ của tài khoản Google.
3. Xem biểu đồ chia theo Drive, Gmail, Photos. Mục nào lớn nhất thì dọn mục đó trước.

Trang quản lý bộ nhớ cũng có công cụ gợi ý các mục nên xóa như thư rác, file lớn, ảnh mờ. Hãy xem qua danh sách rồi tự quyết định, đừng xóa hàng loạt khi chưa nhìn.

Dọn Gmail: tìm thư có tệp đính kèm nặng

Phần lớn dung lượng Gmail nằm ở vài chục thư có file đính kèm to, không phải ở hàng nghìn thư chữ.

1. Vào Gmail, bấm vào ô tìm kiếm ở trên cùng.
2. Gõ `has:attachment larger:10M` rồi nhấn Enter. Gmail sẽ liệt kê các thư có đính kèm lớn hơn 10MB.
3. Mở từng thư, tải file về máy nếu còn cần, sau đó chọn thư và bấm biểu tượng Delete (Xóa).
4. Muốn lọc rộng hơn, thử `larger:5M` hoặc thêm điều kiện thời gian như `older_than:1y` (thư cũ hơn 1 năm).

Dọn Spam và Thùng rác

1. Ở thanh bên trái Gmail, bấm More (Xem thêm) để hiện các thư mục ẩn.
2. Mở Spam, bấm Delete all spam messages now (Xóa tất cả thư spam ngay bây giờ).
3. Mở Trash (Thùng rác), bấm Empty Trash now (Dọn sạch Thùng rác ngay bây giờ).

Gmail tự xóa thư trong Spam và Thùng rác sau khoảng 30 ngày, nhưng nếu đang cần dung lượng gấp thì bạn nên dọn tay.

Thư quảng cáo tự đến mỗi ngày

Thư từ các trang bán hàng, mạng xã hội chiếm số lượng lớn dù nhẹ. Hãy mở một thư quảng cáo, bấm Unsubscribe (Hủy đăng ký) ở đầu thư, rồi dùng tab Promotions (Quảng cáo) để chọn tất cả và xóa. Làm vậy vừa nhẹ hộp thư vừa đỡ thư mới đổ về.

Dọn Google Drive: sắp xếp theo dung lượng

1. Vào trang quản lý bộ nhớ (như bước đầu) và chọn xem file trong Drive, hoặc trong Drive bấm Storage (Bộ nhớ) rồi chọn sắp xếp theo Storage used (Dung lượng đã dùng).
2. Danh sách hiện file nặng nhất ở trên cùng. Video, file nén, bản ghi cuộc họp thường là thủ phạm.
3. Chuột phải file không cần, chọn Move to trash (Chuyển vào thùng rác).
4. Vào Trash (Thùng rác) của Drive, bấm Empty trash (Dọn sạch thùng rác).

Nếu muốn giữ file nhưng không để trên đám mây, hãy tải về máy hoặc ổ cứng rời rồi mới xóa trên Drive. Bạn có thể xem thêm cách quản lý file tại bài dùng Google Drive để lưu và chia sẻ file.

Dọn Google Photos

Ảnh và video chất lượng gốc là nguồn ngốn dung lượng phổ biến nhất, đặc biệt khi điện thoại tự đồng bộ. Mở trang quản lý bộ nhớ và xem các gợi ý như ảnh mờ, ảnh chụp màn hình, video dài. Xóa từng nhóm sau khi kiểm tra, hoặc tải về máy tính trước khi xóa.

Nếu bạn đang đồng bộ ảnh từ điện thoại, xem cách đồng bộ ảnh điện thoại lên Google Photos và tải về máy để chủ động quyết định ảnh nào lên đám mây, ảnh nào lưu tại máy.

Sau khi dọn xong, đừng quên

• Dung lượng có thể mất vài phút đến vài giờ mới được cập nhật trên trang quản lý.
• Với tài khoản dùng cho công việc, hãy sao lưu thư và file quan trọng ra ổ cứng rời trước khi xóa hàng loạt.
• Nếu dung lượng luôn đầy dù đã dọn, bạn có thể cân nhắc mua thêm dung lượng của Google hoặc chuyển bớt file cũ sang ổ cứng rời, SSD gắn ngoài. Cách chọn ổ lưu trữ xem ở bài ổ cứng gắn ngoài để sao lưu: chọn SSD hay HDD.

Cần hỗ trợ thêm?

Nếu bạn thấy khó khi sao lưu hay chuyển dữ liệu cũ sang ổ cứng, cứ mang máy tới cửa hàng hoặc nhắn qua trang liên hệ, kỹ thuật viên sẽ hỗ trợ giúp bạn. Cần thêm chỗ chứa lâu dài cho máy tính, bạn có thể xem danh mục SSD.