Cách nhận biết email giả mạo sếp, đối tác yêu cầu chuyển tiền
Kế toán, nhân viên văn phòng cần biết: dấu hiệu email giả mạo sếp hoặc đối tác đòi chuyển tiền, cách xác minh an toàn và việc phải làm nếu lỡ chuyển.
Một email trông như do giám đốc hoặc đối tác gửi, nhờ bạn chuyển khoản gấp hoặc đổi số tài khoản nhận tiền, là kịch bản lừa đảo rất phổ biến với doanh nghiệp nhỏ. Kẻ gian không cần phá mật khẩu của ai cả, chúng chỉ cần bạn tin rằng email đó là thật.
Bài này giúp bạn nhận ra những dấu hiệu của loại email này, biết cách xác minh qua kênh khác trước khi chuyển tiền, và biết phải làm gì nếu đã lỡ chuyển. Quy tắc quan trọng nhất chỉ có một câu: mọi yêu cầu liên quan đến tiền phải được xác nhận bằng một kênh khác với email.
Kịch bản lừa đảo thường gặp
Có hai dạng hay gặp nhất. Dạng thứ nhất là giả mạo lãnh đạo: kế toán nhận được email tên người gửi là “Giám đốc”, nội dung kiểu “Tôi đang họp, chưa nghe máy được, chuyển giúp tôi khoản này ngay trong hôm nay, giữ kín giúp tôi”.
Dạng thứ hai là giả mạo đối tác hoặc nhà cung cấp: email thông báo “công ty chúng tôi đổi tài khoản ngân hàng”, kèm hóa đơn mới có số tài khoản khác. Nếu bạn chuyển theo, tiền đi thẳng vào tài khoản của kẻ gian thay vì đối tác thật.
Cả hai đều đánh vào tâm lý: gấp, bí mật, và sợ làm phật ý cấp trên.
Dấu hiệu nhận biết
- Tên hiển thị đúng, địa chỉ email sai. Kẻ gian đặt tên hiển thị là tên sếp, nhưng địa chỉ thật là một Gmail lạ hoặc một tên miền na ná, ví dụ thêm một chữ cái, đổi chữ “o” thành số 0, hoặc đổi đuôi tên miền.
- Thúc ép về thời gian. Cụm từ như “gấp”, “ngay bây giờ”, “trước giờ nghỉ trưa” nhằm khiến bạn không kịp suy nghĩ.
- Yêu cầu giữ bí mật hoặc “đừng báo cho ai”, “đừng gọi vì tôi đang bận”.
- Đổi quy trình quen thuộc. Sếp chưa bao giờ nhắn kiểu này, hoặc đối tác bỗng đổi tài khoản nhận tiền qua email thay vì văn bản chính thức.
- Văn phong lạ. Xưng hô khác thường, câu cụt, lỗi chính tả hoặc ngữ pháp lạ so với cách người đó vẫn viết.
- Địa chỉ trả lời khác. Khi bấm Trả lời, địa chỉ nhận thư lại là một địa chỉ khác hẳn với người gửi hiển thị.
Cách kiểm tra email trước khi tin
- Mở email, bấm vào tên người gửi hoặc rê chuột lên tên để xem địa chỉ email đầy đủ. Đối chiếu từng ký tự với địa chỉ công ty vẫn dùng.
- Bấm Reply (Trả lời) nhưng chưa gửi, nhìn xem ô người nhận hiện địa chỉ nào. Nếu khác với địa chỉ gốc, đó là dấu hiệu xấu.
- Xem kỹ tên miền sau dấu @. So sánh với tên miền thật của công ty hay đối tác, kể cả những khác biệt rất nhỏ.
- Đừng bấm vào liên kết hoặc mở tệp đính kèm lạ trong email đó trước khi xác minh xong.
- Hỏi một đồng nghiệp tin cậy xem họ có nhận email tương tự không.
Xác minh qua kênh khác: bước quan trọng nhất
Trước khi chuyển tiền hoặc đổi số tài khoản, hãy gọi điện trực tiếp cho người đó bằng số điện thoại bạn đã lưu từ trước. Đừng dùng số điện thoại ghi trong chính email nghi ngờ, vì có thể kẻ gian đã thay bằng số của chúng.
Với thay đổi tài khoản của nhà cung cấp, hãy yêu cầu văn bản chính thức hoặc hợp đồng, rồi xác nhận lại với người phụ trách bên đối tác mà bạn đã làm việc trước đó.
Doanh nghiệp nên đặt quy tắc nội bộ rõ ràng:
- Mọi khoản chuyển tiền từ một ngưỡng nào đó cần hai người duyệt.
- Thay đổi thông tin tài khoản nhận tiền luôn phải xác nhận bằng điện thoại.
- Không có ngoại lệ “vì sếp đang gấp”, và sếp thật sẽ hiểu quy trình này.
Giảm nguy cơ ngay từ hệ thống email
Dùng email theo tên miền riêng của công ty giúp nhân viên dễ phân biệt thư nội bộ với thư giả mạo. Bạn có thể tham khảo bài email tên miền riêng cho doanh nghiệp để hiểu lợi ích.
Bật xác thực hai bước cho tất cả tài khoản email công ty, đặt mật khẩu mạnh và khác nhau cho từng dịch vụ. Xem thêm bài bảo vệ tài khoản bằng mật khẩu mạnh và xác thực hai bước. Nếu bạn muốn hiểu thêm các kiểu email giả mạo ngân hàng, hãy đọc cách nhận biết email lừa đảo giả mạo ngân hàng.
Nếu lỡ chuyển tiền thì làm gì
Hành động càng sớm càng tốt, vì mỗi giờ trôi qua tiền có thể bị chuyển đi tiếp.
- Gọi ngay đường dây nóng của ngân hàng bạn dùng để chuyển, báo rõ là nghi bị lừa đảo, cung cấp số tài khoản nhận, số tiền, thời gian giao dịch. Đường dây nóng chính thức in trên thẻ hoặc trong ứng dụng ngân hàng.
- Báo cơ quan công an gần nhất hoặc qua kênh tiếp nhận chính thức của cơ quan công an để được hướng dẫn trình báo.
- Giữ lại toàn bộ bằng chứng: email gốc, tiêu đề thư, ảnh chụp màn hình, biên lai chuyển khoản. Đừng xóa email.
- Đổi mật khẩu hộp thư của người liên quan và bật xác thực hai bước nếu chưa có.
- Báo cho lãnh đạo và đối tác thật biết để họ cảnh giác, vì hộp thư của họ có thể đã bị lộ.
Khả năng lấy lại tiền không được đảm bảo, nên phòng ngừa luôn quan trọng hơn khắc phục.
Cần hỗ trợ thêm?
Nếu công ty bạn muốn rà soát hệ thống email, thiết lập quy trình an toàn hoặc đào tạo nhân viên nhận biết lừa đảo, bạn có thể xem dịch vụ IT doanh nghiệp hoặc vận hành hệ thống CNTT. Cần tư vấn trực tiếp, bạn gọi hotline 0943.847.333 hoặc vào trang liên hệ.
Câu hỏi thường gặp
Làm sao biết email từ sếp là thật hay giả?
Kiểm tra địa chỉ email đầy đủ, không chỉ tên hiển thị, rồi gọi điện cho sếp bằng số bạn đã lưu từ trước để xác nhận. Không dùng số điện thoại ghi trong chính email đó.
Đối tác báo đổi số tài khoản qua email có đáng tin không?
Không nên tin ngay. Hãy yêu cầu văn bản chính thức và gọi xác nhận với người phụ trách bên đối tác bằng số điện thoại cũ trước khi chuyển tiền.
Lỡ chuyển tiền cho kẻ lừa đảo thì phải làm gì?
Gọi ngay đường dây nóng chính thức của ngân hàng để báo giao dịch nghi vấn, rồi trình báo cơ quan công an và giữ lại toàn bộ email, biên lai làm bằng chứng.
Email có tên miền đúng của công ty vẫn có thể là giả không?
Có. Hộp thư thật của sếp hoặc đối tác có thể đã bị chiếm quyền. Vì vậy mọi yêu cầu chuyển tiền đều cần xác minh bằng điện thoại hoặc gặp trực tiếp.
