Cách xin đồng ý của khách khi thu thập thông tin cá nhân

Cửa hàng nào cũng thu thập thông tin khách: số điện thoại để bảo hành, địa chỉ để giao hàng, đôi khi cả ảnh giấy tờ khi làm hợp đồng trả góp. Để khách yên tâm và bạn cũng yên tâm, hãy nói rõ thu thông tin gì, để làm gì, giữ bao lâu và xin đồng ý trước khi lưu.

Bài này dành cho chủ cửa hàng nhỏ, dịch vụ và doanh nghiệp: cách xin đồng ý đơn giản, các mẫu câu dùng ngay, cách ghi nhận sự đồng ý và những điều cần tránh. Đây là hướng dẫn thực hành chung; với quy định pháp luật chi tiết, bạn nên tham khảo văn bản hiện hành hoặc hỏi luật sư.

Vì sao cần xin đồng ý

Thông tin cá nhân là dữ liệu của khách. Việt Nam có quy định về bảo vệ dữ liệu cá nhân, gồm Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân (hiệu lực từ ngày 1/1/2026) và các văn bản hướng dẫn, trong đó nhấn mạnh việc thông báo mục đích và sự đồng ý của chủ thể dữ liệu. Quy định có thể được bổ sung, nên hãy kiểm tra văn bản đang có hiệu lực.

Ngoài yếu tố pháp lý, xin đồng ý rõ ràng còn giúp:

• Khách tin tưởng hơn và sẵn sàng để lại thông tin.
• Tránh tranh chấp khi gửi tin nhắn khuyến mãi mà khách không muốn nhận.
• Giảm rủi ro khi dữ liệu bị lộ, vì bạn chỉ giữ những gì thật cần.

Nguyên tắc 5 điều khi thu thập thông tin

1. Chỉ hỏi những gì cần. Bán hàng tại quầy thường chỉ cần tên và số điện thoại; đừng hỏi ngày sinh, địa chỉ nếu không giao hàng.
2. Nói rõ mục đích. Ví dụ: để tra cứu bảo hành, để liên hệ khi sửa xong, để gửi thông tin khuyến mãi.
3. Tách riêng mục đích chính và mục đích tiếp thị. Khách đồng ý bảo hành không có nghĩa là đồng ý nhận quảng cáo.
4. Cho khách quyền từ chối và rút lại. Phải có cách để khách báo ngừng nhận tin.
5. Bảo quản an toàn và chỉ dùng đúng mục đích đã nói.

Mẫu câu xin đồng ý nói tại quầy

Bạn có thể dùng các câu ngắn gọn, thân thiện:

• «Anh/chị cho em xin số điện thoại để em lưu thông tin bảo hành và gọi báo khi máy sửa xong, được không ạ?»
• «Em có thể nhắn tin cho anh/chị về chương trình ưu đãi không? Nếu không muốn nhận, anh/chị cứ báo em bất cứ lúc nào ạ.»
• «Em chụp lại giấy tờ để làm hồ sơ trả góp. Hồ sơ chỉ dùng để xét duyệt, em sẽ cất giữ cẩn thận ạ.»

Mẫu dòng xin đồng ý trên phiếu giấy hoặc form online

Nếu có phiếu tiếp nhận máy sửa chữa, phiếu bảo hành, hoặc form đặt hàng trên website, bạn nên thêm một đoạn ngắn:

Tôi đồng ý để cửa hàng lưu họ tên, số điện thoại của tôi để phục vụ bảo hành và liên hệ về đơn hàng này.
[ ] Tôi đồng ý nhận tin nhắn khuyến mãi (có thể ngừng bất cứ lúc nào).

Với biểu mẫu trực tuyến, lưu ý:

• Ô đồng ý nhận khuyến mãi không được tích sẵn. Khách phải chủ động chọn.
• Có đường dẫn tới chính sách bảo mật của website.
• Ghi lại thời điểm khách đồng ý (hệ thống phần mềm thường lưu giúp).

Khi cần thu giấy tờ tùy thân

CCCD, hộ chiếu, giấy phép là thông tin nhạy cảm hơn nhiều. Chỉ thu khi thật cần, và:

1. Nói rõ mục đích sử dụng và thời gian lưu giữ.
2. Nếu photo, nên ghi chú «chỉ dùng cho mục đích…, ngày…» để giảm nguy cơ bị dùng sai.
3. Lưu bản chụp ở nơi có mật khẩu, không để ảnh trong album điện thoại cá nhân.
4. Hủy hoặc xóa an toàn khi hết mục đích. Bản giấy nên cắt vụn hoặc xóa hẳn, không vứt thùng rác nguyên bản.

Xem thêm cách bảo vệ thông tin CCCD khi photo, gửi ảnh.

Lưu trữ và bảo vệ dữ liệu sau khi thu thập

• Dùng phần mềm có phân quyền thay vì sổ tay, file Excel chia sẻ lung tung. Xem cách bảo vệ dữ liệu khách hàng ở cửa hàng.
• Đặt mật khẩu mạnh, bật xác thực hai yếu tố cho máy thu ngân và email. Tham khảo quy định mật khẩu cho nhân viên văn phòng.
• Chỉ nhân viên cần mới được xem dữ liệu khách.
• Không gửi danh sách khách qua nhóm chat công khai.
• Sao lưu dữ liệu định kỳ và kiểm tra việc khôi phục.
• Khi có khách yêu cầu xóa thông tin, hãy xử lý và phản hồi lại cho họ.

Những lỗi thường gặp

• Xin số điện thoại rồi dùng để chạy quảng cáo khi khách chưa đồng ý.
• Chép danh sách khách bán hoặc cho đối tác.
• Chụp ảnh giấy tờ khách bằng điện thoại cá nhân của nhân viên rồi quên xóa.
• Gửi tin nhắn hàng loạt mà không có cách từ chối.

Cần hỗ trợ thêm?

Nếu cửa hàng bạn cần một hệ thống bán hàng lưu thông tin khách có phân quyền, Cường Tech có phần mềm bán hàng Quầy Việt PRO, tặng cho đơn từ 5 triệu; xem trang tặng phần mềm bán hàng. Doanh nghiệp cần tư vấn quy trình bảo mật dữ liệu có thể xem dịch vụ IT hoặc gọi 0943.847.333.