Máy in in rất chậm: nguyên nhân và cách khắc phục

Máy in chậm có hai kiểu: bấm in xong chờ rất lâu mới thấy chạy (chậm ở khâu máy tính gửi lệnh) hoặc đã chạy nhưng từng trang ra rất lâu (chậm ở khâu máy in). Hai kiểu này nguyên nhân khác nhau, nên việc đầu tiên là xác định bạn đang gặp kiểu nào.

Bài này đi qua những nguyên nhân thường gặp nhất, từ hàng đợi in bị kẹt, cài đặt chất lượng quá cao đến kết nối Wi-Fi yếu, để bạn tự xử lý trước khi cần mang máy đi sửa.

Xác định máy chậm ở đâu

Hãy thử in một trang văn bản đơn giản (chỉ chữ) từ Notepad:

• In trang chữ nhanh, nhưng file của bạn chậm: vấn đề nằm ở file (ảnh nặng, PDF nhiều hình, bản vẽ) hoặc cài đặt chất lượng.
• Trang chữ cũng chậm: nghi ngờ hàng đợi, driver, kết nối hoặc máy in.
• Đèn nháy, máy kêu nhưng không ra giấy ngay: có thể máy đang khởi động, làm nóng (máy laser) hoặc bơm mực (máy phun).

Nếu chỉ trang đầu tiên ra chậm và các trang sau nhanh, đó thường là chuyện bình thường của máy laser đang làm nóng bộ sấy.

Cách 1: Xóa hàng đợi in bị kẹt

Một lệnh in lỗi nằm trong hàng đợi sẽ chặn tất cả lệnh phía sau. Đây là nguyên nhân hay gặp nhất khi "bấm in mà không thấy gì".

1. Mở Settings (Cài đặt) > Bluetooth & devices > Printers & scanners (Máy in và máy quét).
2. Chọn máy in của bạn, bấm Print queue (Hàng đợi in) (hoặc Open print queue).
3. Trong cửa sổ mở ra, chọn Printer (Máy in) > Cancel All Documents (Hủy tất cả tài liệu).
4. Tắt máy in, chờ khoảng 10 giây rồi bật lại, sau đó in thử.

Khởi động lại dịch vụ in

Nếu lệnh bị kẹt không xóa được:

1. Nhấn Windows + R, gõ `services.msc` rồi nhấn Enter.
2. Tìm Print Spooler, nhấp chuột phải và chọn Restart (Khởi động lại).
3. In thử lại.

Trường hợp này vẫn kẹt, nên nhờ kỹ thuật viên dọn thư mục chứa lệnh in tạm, tránh xóa nhầm file hệ thống.

Cách 2: Giảm chất lượng in khi không cần đẹp

Chất lượng in cao nghĩa là máy phải in chậm hơn, đặc biệt là máy phun. Với tài liệu nháp, hợp đồng nội bộ, bài tập, bạn không cần chất lượng tối đa.

1. Khi mở hộp thoại in (Ctrl + P), bấm Printer properties (Thuộc tính máy in).
2. Tìm mục chất lượng như Print Quality, Draft hoặc Standard.
3. Đổi sang Draft (Nháp) hoặc Standard (Tiêu chuẩn) và bỏ chế độ High (Cao), Photo.
4. Với máy in 2 mặt, thử tắt tạm in 2 mặt để so sánh vì in 2 mặt tự động thường chậm hơn in một mặt.

Cách 3: Kiểm tra kết nối

Kết nối là thủ phạm âm thầm. Cùng một máy in, in qua cáp USB thường ổn định hơn Wi-Fi yếu.

• Dùng USB: thử cổng khác, cắm thẳng vào máy tính thay vì qua hub, dùng cáp ngắn và tốt.
• Dùng Wi-Fi: đặt máy in gần router, kiểm tra tín hiệu, và đảm bảo máy in và máy tính cùng một mạng. Router cũ hoặc quá nhiều thiết bị cũng làm chậm. Bạn có thể xem router Wi-Fi 6 nếu mạng đang yếu.
• Dùng mạng LAN chia sẻ: máy chủ chia sẻ máy in phải đang bật và không bị treo.

Cách 4: Cập nhật hoặc cài lại driver

Driver (phần mềm điều khiển) sai hoặc quá cũ có thể làm máy in chậm hoặc in lỗi. Gỡ máy in trong Printers & scanners, tải driver đúng đời máy từ trang hỗ trợ của hãng rồi cài lại. Windows đôi khi tự cài driver chung (generic) chạy được nhưng thiếu tối ưu, khiến máy in chậm hơn bình thường.

Cách 5: Giảm độ nặng của file in

File nặng khiến máy tính chuẩn bị dữ liệu lâu:

• PDF nhiều ảnh độ phân giải cao: thử in từ trình đọc PDF khác, hoặc chọn Print as image nếu có tùy chọn.
• Word có nhiều ảnh to: nén ảnh trong Word (Picture Format > Compress Pictures).
• Trang web in ra: dùng chế độ in đơn giản, bỏ quảng cáo.

Nếu cần in PDF, Word thường xuyên, xem thêm bài in tài liệu Word, PDF từ máy tính để in đúng thiết lập.

Nguyên nhân từ máy in

Nếu đã làm hết các bước trên, hãy xem xét đến phần cứng:

• Máy cũ, tốc độ vốn thấp: các dòng laser cũ có tốc độ chỉ khoảng chục trang mỗi phút. Ví dụ, Canon LBP2900 có tốc độ 12 trang/phút theo thông số của hãng.
• Bộ nhớ đầy, lỗi giấy hoặc mực: đèn báo nhấp nháy bất thường, tiếng kẹt giấy.
• Máy phun với mực không chính hãng: có thể làm đầu phun tắc, in chậm và sọc.

Khi cần thay máy cho văn phòng in nhiều, máy laser trắng đen in 2 mặt là lựa chọn kinh tế. Ví dụ Brother HL-L2321D có tốc độ 30 trang/phút, hay HP LaserJet M211dw có Wi-Fi để in từ điện thoại. Bạn xem thêm tại danh mục máy in.

Cần hỗ trợ thêm?

Nếu máy in vẫn chậm, kẹt giấy liên tục hoặc báo lỗi, bạn có thể mang tới cửa hàng để kiểm tra miễn phí và nhận báo giá trước khi sửa, xem chi tiết tại trang sửa chữa. Gọi hotline 0943.847.333 nếu bạn muốn hỏi nhanh.