Cách in tài liệu Word, PDF từ máy tính chi tiết từng bước
Hướng dẫn in file Word, PDF từ máy tính Windows 11: chọn máy in, in 2 mặt, in nhiều trang trên một tờ và cách xử lý khi lệnh in bị kẹt hoặc lệch lề.
Muốn in một file Word hay PDF, bạn chỉ cần mở tài liệu, nhấn Ctrl + P, chọn đúng máy in rồi bấm Print (In). Nghe đơn giản, nhưng nhiều người vẫn in nhầm cả 50 trang, in lệch lề hoặc không biết vì sao máy in không nhận lệnh.
Bài này đi từ thao tác cơ bản tới các tùy chọn hay dùng: in một vài trang, in 2 mặt, in nhiều trang trên một tờ và xử lý lệnh in bị kẹt. Các bước theo Windows 11, Windows 10 gần như giống hệt.
Chuẩn bị trước khi in
Trước khi bấm in, hãy chắc chắn ba việc sau để khỏi mất giấy mực vô ích.
- Máy in đã bật nguồn, có giấy và mực (hoặc toner), đã nối với máy tính bằng cáp USB hoặc cùng mạng Wi-Fi.
- Máy tính đã cài driver (trình điều khiển) của máy in. Với đa số máy in hiện nay, Windows 11 tự nhận khi cắm cáp.
- Tài liệu đã được xem lại ở chế độ xem trước (Print Preview) để chắc không sai chính tả, không lệch bảng.
Nếu chưa biết máy in đã được thêm vào Windows hay chưa, vào Settings (Cài đặt) > Bluetooth & devices (Bluetooth và thiết bị) > Printers & scanners (Máy in và máy quét) để kiểm tra. Danh sách phải có tên máy in của bạn.
Cách in file Word
- Mở file Word cần in.
- Nhấn Ctrl + P, hoặc chọn File (Tệp) > Print (In). Bên phải là bản xem trước từng trang.
- Ở mục Printer (Máy in), bấm vào danh sách thả xuống và chọn đúng tên máy in. Đừng chọn nhầm “Microsoft Print to PDF” nếu bạn muốn ra giấy.
- Ở Copies (Số bản in), nhập số bản bạn cần.
- Ở Settings (Thiết lập), chọn Print All Pages (In tất cả các trang) hoặc nhập khoảng trang, ví dụ `1-3,7`.
- Bấm nút Print (In) màu lớn ở phía trên.
Cách in file PDF
File PDF mở được bằng trình duyệt Microsoft Edge, Chrome hoặc phần mềm đọc PDF bất kỳ. Cách làm gần như nhau.
- Nhấp đúp file PDF để mở.
- Nhấn Ctrl + P (hoặc bấm biểu tượng máy in trên thanh công cụ).
- Chọn máy in ở mục Printer (Máy in) hoặc Destination (Đích).
- Chọn Pages (Trang): tất cả, hoặc nhập khoảng trang cần in.
- Mở More settings (Cài đặt khác) nếu muốn đổi khổ giấy, in 2 mặt, tỷ lệ in.
- Bấm Print (In).
Với file PDF scan có lề sát mép, hãy chọn Fit (Vừa trang) hoặc Fit to printable area (Vừa vùng in) để máy in không cắt mất chữ ở rìa giấy.
Các tùy chọn in hay dùng
In hai mặt tiết kiệm giấy
Máy in có sẵn chức năng in 2 mặt tự động (duplex) sẽ có tùy chọn Print on Both Sides (In hai mặt). Chỉ cần chọn Flip pages on long edge (Lật theo cạnh dài) cho tài liệu đứng.
Nếu máy chỉ in một mặt, chọn Manual Duplex (In hai mặt thủ công): máy in xong mặt đầu, bạn lấy xấp giấy lật lại, đưa vào khay, rồi bấm tiếp. Lần đầu nên thử với 2 tờ để biết chiều giấy.
In nhiều trang trên một tờ
Trong Word, ở dưới cùng phần Settings có mục 1 Page Per Sheet (1 trang trên mỗi tờ). Đổi thành 2, 4 hoặc 6 trang sẽ thu nhỏ nội dung, rất hợp để in tài liệu tham khảo hoặc bài giảng.
In khổ A4 hay A5
Mục Paper size (Khổ giấy) phải khớp với giấy trong khay. Ở Việt Nam, giấy văn phòng phổ biến là A4. Nếu chọn A4 mà khay nạp A5, máy sẽ báo lỗi hoặc kẹt giấy.
In đen trắng khi tài liệu có màu
Chọn Printer Properties (Thuộc tính máy in) rồi tìm Grayscale (Thang xám) hoặc Black & White (Đen trắng). Máy in laser trắng đen sẽ tự in thang xám, còn máy in phun màu thì nên bật tùy chọn này để tiết kiệm mực màu.
Khi lệnh in không chạy
Tình huống hay gặp nhất là bấm in rồi không thấy gì xảy ra. Thử lần lượt các cách sau.
- Mở Settings > Bluetooth & devices > Printers & scanners, bấm vào tên máy in, chọn Open print queue (Mở hàng đợi in).
- Nếu có lệnh cũ đang kẹt, bấm chuột phải vào lệnh đó và chọn Cancel (Hủy).
- Kiểm tra máy in có đang ở trạng thái Offline (Ngoại tuyến) hay không. Tắt máy in, chờ 10 giây rồi bật lại.
- Rút cáp USB, cắm lại sang cổng khác, hoặc kiểm tra máy in và máy tính có cùng mạng Wi-Fi không.
- Khởi động lại máy tính nếu vẫn không được.
Nếu vẫn lỗi, xem bài máy in không in được: cách xử lý lỗi thường gặp. Còn nếu cần dùng chung một máy in cho nhiều máy tính trong văn phòng, bạn đọc thêm cách kết nối máy in qua mạng LAN, Wi-Fi.
Lưu thành PDF thay vì in ra giấy
Đôi khi bạn chỉ cần gửi tài liệu cho người khác mà không cần giấy. Khi đó ở bước chọn máy in, hãy chọn Microsoft Print to PDF, bấm Print, đặt tên và chọn nơi lưu. Bạn sẽ có một file PDF giữ nguyên bố cục, người nhận mở trên điện thoại cũng không bị vỡ font.
Trong Word còn có cách khác: File > Save As (Lưu thành) > chọn kiểu PDF. Nếu cần đổi qua lại giữa hai định dạng, xem bài chuyển file PDF sang Word và ngược lại.
Chọn máy in cho nhu cầu của bạn
Nếu chủ yếu in văn bản trắng đen như hợp đồng, bài tập, hóa đơn thì máy in laser tiết kiệm hơn và chữ sắc nét. Máy in phun màu hợp với gia đình cần in ảnh, bài thuyết trình có hình. Bạn có thể tham khảo bài cách chọn máy in cho gia đình, văn phòng hoặc xem các mẫu tại danh mục máy in.
Cần hỗ trợ thêm?
Nếu máy in cài mãi không nhận, in ra bị sọc hoặc kẹt giấy liên tục, bạn có thể mang máy tới cửa hàng để kỹ thuật viên kiểm tra. Bên mình kiểm tra miễn phí và báo giá trước khi sửa, xem thêm tại trang sửa chữa.
Câu hỏi thường gặp
Vì sao bấm in mà máy in không chạy?
Thường do lệnh in cũ bị kẹt trong hàng đợi, máy in đang ở trạng thái Offline hoặc cáp, Wi-Fi bị mất kết nối. Hãy hủy các lệnh cũ, tắt bật máy in và kiểm tra lại kết nối.
Làm sao in được hai mặt giấy trên máy chỉ in một mặt?
Chọn In hai mặt thủ công (Manual Duplex). Máy sẽ in mặt đầu, bạn lật xấp giấy lại, đưa vào khay rồi bấm tiếp để in mặt sau.
In file PDF bị mất chữ ở mép giấy thì làm sao?
Trong hộp thoại in, chọn Fit (Vừa trang) hoặc Fit to printable area để nội dung được thu nhỏ vừa vùng in của máy.
Có thể in từ điện thoại không?
Được, nếu máy in hỗ trợ Wi-Fi và có ứng dụng của hãng (ví dụ HP Smart). Điện thoại và máy in cần cùng một mạng Wi-Fi.
