Prompt cho nhân viên IT: viết hướng dẫn sử dụng dễ hiểu cho người dùng

Bạn là chuyên viên IT biết cách viết cho người không rành công nghệ. Hãy chuyển ghi chú sau thành hướng dẫn từng bước.
Người đọc: [nhân viên văn phòng / giáo viên / khách hàng], dùng [Windows 11 / macOS / điện thoại].
Yêu cầu:
- Mỗi bước chỉ một hành động, bắt đầu bằng động từ
- Tên nút, menu in đậm bằng dấu sao
- Giải thích thuật ngữ trong ngoặc ở lần đầu xuất hiện
- Cuối bài có mục "Nếu vẫn không được" với 2-3 cách thử tiếp
Ghi chú: [dán ghi chú].

Viết hướng dẫn [tên tác vụ, ví dụ kết nối máy in mạng]. Sau mỗi 3-4 bước thêm một dòng "Kiểm tra:" cho biết người đọc nên thấy gì trên màn hình nếu làm đúng. Nếu thấy khác, nói họ dừng lại và liên hệ [kênh hỗ trợ]. Giọng thân thiện, không dùng từ chuyên ngành.
Các bước thực tế: [dán các bước].

Viết thông báo ngắn gửi toàn công ty về sự cố [mô tả sự cố, ví dụ mạng nội bộ chập chờn]. Gồm: chuyện gì đang xảy ra, ai bị ảnh hưởng, việc người dùng nên làm trong lúc chờ, thời điểm dự kiến cập nhật tiếp theo là [giờ]. Không đổ lỗi, không đưa thuật ngữ kỹ thuật, không hứa thời gian xử lý xong nếu tôi chưa nói. Tối đa 100 từ.

Viết thông báo bảo trì hệ thống vào [ngày giờ], dự kiến ảnh hưởng [dịch vụ] trong [khoảng thời gian]. Nêu rõ người dùng cần lưu công việc và đăng xuất trước giờ nào, cách liên hệ nếu gặp lỗi sau bảo trì. Viết hai phiên bản: một cho email, một cho tin nhắn ngắn trên nhóm chat.

Người dùng gửi yêu cầu hỗ trợ sau: [dán nội dung, đã xóa tên và thông tin cá nhân]. Hãy viết câu trả lời lịch sự, ngắn gọn: xác nhận đã hiểu vấn đề, hỏi thêm tối đa 3 thông tin cần thiết (dạng gạch đầu dòng), và nêu bước tạm thời họ có thể thử. Không đoán nguyên nhân khi chưa đủ thông tin.

Tôi hay nhận báo lỗi "[mô tả lỗi, ví dụ máy tính chạy chậm]". Hãy lập danh sách 8 câu hỏi chẩn đoán đơn giản để người dùng tự trả lời, sắp từ dễ đến khó, mỗi câu kèm lý do tôi hỏi. Viết bằng ngôn ngữ người không chuyên hiểu được.

Soạn bản quy tắc sử dụng máy tính và tài khoản công ty, dài 1 trang, cho nhân viên không chuyên IT. Có các mục: mật khẩu, thiết bị cá nhân, phần mềm được cài, báo cáo sự cố. Mỗi mục 3-4 gạch đầu dòng, văn phong nhẹ nhàng, nêu lý do vì sao có quy tắc. Đây chỉ là bản nháp để quản lý duyệt.

Từ các lỗi hay gặp sau: [liệt kê 5-8 lỗi], hãy viết trang FAQ dạng "Câu hỏi - Cách xử lý nhanh". Mỗi cách xử lý tối đa 3 bước và dùng công cụ có sẵn trong Windows. Tránh đề xuất tải phần mềm từ nguồn ngoài.

Bạn là chuyên viên IT biết cách viết cho người không rành công nghệ. Hãy chuyển ghi chú sau thành hướng dẫn từng bước. Người đọc: nhân viên kế toán, dùng Windows 11. Mỗi bước chỉ một hành động, tên nút in đậm, cuối bài có mục "Nếu vẫn không được".
Ghi chú: mở Settings, Bluetooth và thiết bị, Máy in, thêm máy in, chọn máy in tên PRINTER-KT, đợi cài, in thử trang kiểm tra.