Cách dùng Copilot trong Word, Excel, PowerPoint

Copilot trong Word, Excel và PowerPoint là trợ lý AI tích hợp ngay trong các ứng dụng Office của Microsoft 365. Thay vì mở một trang chat riêng, bạn nhờ nó soạn nháp văn bản, tóm tắt tài liệu, phân tích bảng số liệu hoặc dựng bộ slide ngay trong file đang làm việc.

Trước khi bắt đầu, hãy hiểu một điều dễ nhầm: Copilot trong Office thường yêu cầu bản quyền/gói Microsoft 365 có hỗ trợ Copilot, khác với ứng dụng Copilot miễn phí để chat trên Windows hay web. Điều kiện và tên gói thay đổi theo thời gian, nên hãy kiểm tra trên trang chính thức của Microsoft hoặc hỏi nơi bạn mua bản quyền.

Copilot trong Office cần những gì?

• Một gói Microsoft 365 hợp lệ có quyền dùng Copilot (cá nhân hoặc doanh nghiệp, tùy loại). Xem kiểm tra Windows, Office có bản quyền không.
• Đăng nhập Office bằng tài khoản Microsoft/công việc đã được cấp quyền.
• Kết nối Internet.
• Phiên bản Office mới, cập nhật đầy đủ.
• Với tài khoản công ty, quản trị viên có thể phải bật Copilot cho bạn.

Nếu bạn chỉ dùng Office miễn phí (Office online), tính năng này có thể không có hoặc bị giới hạn. Xem thêm dùng Office miễn phí hợp pháp.

Copilot trong Word

Copilot trong Word hữu ích khi bạn phải viết nhiều hoặc rà soát văn bản dài.

1. Mở file Word, tìm nút Copilot trên thẻ Home (Trang chủ) hoặc trong khung soạn thảo.
2. Bấm vào nút đó để mở khung Copilot.
3. Chọn việc cần làm, ví dụ Draft (Soạn thảo) để viết nháp hoặc Summarize (Tóm tắt) tài liệu dài.
4. Nhập yêu cầu, ví dụ: "Soạn thông báo họp phòng ban, giọng trang trọng, 120 từ".
5. Xem kết quả, chọn Keep it (Giữ lại) hoặc yêu cầu chỉnh sửa như "ngắn hơn", "thêm bảng".
6. Tự đọc lại và sửa tên, số liệu, thuật ngữ.

Bạn vẫn nên nắm kiến thức căn bản về định dạng văn bản hành chính trong Word vì AI có thể không theo đúng thể thức nơi bạn làm.

Copilot trong Excel

Copilot trong Excel làm việc tốt khi dữ liệu của bạn được tổ chức gọn.

1. Đảm bảo dữ liệu có hàng tiêu đề rõ ràng, không gộp ô lung tung. Nên định dạng thành Table (Bảng) bằng Ctrl + T.
2. Bấm nút Copilot trên thẻ Home.
3. Nhập câu hỏi: "Tháng nào doanh thu cao nhất?", "Đánh dấu các dòng có số lượng dưới 10", "Thêm cột tính thành tiền".
4. Xem kết quả hoặc công thức được đề xuất, rồi chọn chèn vào bảng.
5. Kiểm tra lại công thức và số liệu bằng mắt hoặc đối chiếu với vài dòng tính tay.

Copilot có thể hiểu sai cột dữ liệu hoặc áp dụng sai công thức. Bạn cần nắm các hàm Excel cơ bản để biết kết quả có đúng không. Một số tính năng của Copilot trong Excel chỉ có trên bản Microsoft 365 mới.

Copilot trong PowerPoint

1. Mở PowerPoint, chọn nút Copilot trên thẻ Home.
2. Chọn tạo bài thuyết trình mới từ một mô tả, hoặc từ một file Word bạn có sẵn (nếu tùy chọn hiển thị).
3. Nhập mô tả: "Tạo bài giới thiệu 8 slide về quy trình bảo hành cho nhân viên mới".
4. Chờ Copilot dựng bản nháp, sau đó chỉnh nội dung, hình ảnh, bố cục.
5. Yêu cầu thêm: "tóm tắt thành ghi chú diễn giả", "rút gọn slide 3".

Bản nháp chỉ là điểm khởi đầu. Bạn vẫn cần kiểm tra thông tin, thay hình ảnh phù hợp và thống nhất phong cách. Nếu mới làm quen, xem làm slide thuyết trình PowerPoint cơ bản.

Mẹo đặt yêu cầu cho Copilot

• Nêu rõ đối tượng người đọc và mục đích.
• Cho ví dụ hoặc định dạng mong muốn (bảng, gạch đầu dòng, số từ).
• Làm từng bước nhỏ thay vì một yêu cầu quá dài.
• Nếu kết quả chưa ưng, nói rõ sai ở đâu thay vì hỏi lại hoàn toàn.
• Dùng file nguồn được lưu trên OneDrive/SharePoint nếu tính năng yêu cầu.

An toàn và bảo mật

• Với tài khoản công ty, hãy hỏi quản trị viên về chính sách dữ liệu của Copilot trước khi cho nó xử lý tài liệu nội bộ.
• Không đưa căn cước, mật khẩu, dữ liệu khách hàng nhạy cảm vào yêu cầu nếu không chắc về chính sách. Xem những thông tin không nên đưa vào ChatGPT và AI.
• AI có thể sai, nên mọi nội dung cần được người có trách nhiệm kiểm tra.
• Lưu bản sao file gốc trước khi để AI chỉnh sửa lớn.

Nếu bạn tò mò về máy tính được gắn nhãn Copilot+ PC, xem Copilot PC và NPU trên laptop là gì. Copilot trong Office chạy chủ yếu qua đám mây, không bắt buộc phải có NPU.

Không thấy nút Copilot thì sao?

1. Kiểm tra gói Microsoft 365 của bạn có hỗ trợ Copilot chưa.
2. Đăng xuất và đăng nhập lại Office, cập nhật Office qua File > Account (Tài khoản) > Update Options (Tùy chọn cập nhật).
3. Với tài khoản công ty, liên hệ quản trị viên để được cấp quyền.
4. Nếu lỗi đăng nhập, xem Office báo lỗi Something went wrong.

Cần hỗ trợ thêm?

Cường Tech hỗ trợ cài đặt Office, kiểm tra bản quyền và thiết lập máy cho văn phòng. Nếu bạn cần tư vấn dùng AI an toàn trong doanh nghiệp, xem dịch vụ IT và tư vấn chuyển đổi số, hoặc nhắn Zalo 0943.847.333.