Prompt phân tích file Excel bán hàng: doanh thu, mặt hàng chạy, xu hướng

Bạn có file Excel ghi đơn hàng cả tháng nhưng không biết bắt đầu xem từ đâu? AI có thể giúp bạn nhìn ra mặt hàng nào bán chạy, ngày nào doanh thu thấp và nên làm gì tiếp. Bài này cho bạn các prompt mẫu tiếng Việt, kèm cách chuẩn bị dữ liệu để kết quả đáng tin.

Với việc viết công thức cụ thể, bạn có thể xem thêm prompt viết công thức Excel và cách tạo PivotTable thống kê nhanh.

Chuẩn bị dữ liệu trước khi hỏi

AI phân tích tốt hay không phụ thuộc phần lớn vào bảng của bạn. Hãy làm vài việc nhỏ sau:

1. Mỗi cột có một tiêu đề rõ ràng, ví dụ Ngày, Mã hàng, Tên hàng, Số lượng, Đơn giá, Thành tiền.
2. Không gộp ô (merge cell) trong vùng dữ liệu và không chèn dòng trống giữa bảng.
3. Xóa hoặc thay thế thông tin riêng tư của khách như số điện thoại, địa chỉ trước khi dán.
4. Nếu bảng rất lớn, chỉ dán 30 đến 50 dòng đầu để AI hiểu cấu trúc, rồi nhờ AI viết công thức để Excel tính trên toàn bộ.

Cách dùng các prompt này

Thay chỗ trong ngoặc vuông bằng thông tin của bạn rồi dán bảng dữ liệu ngay dưới prompt. Với bảng lớn, nhiều ứng dụng AI cho tải file lên, nhưng tên tính năng khác nhau theo phiên bản. Xem thêm cách dùng ChatGPT, Copilot hiệu quả trên máy tính.

Nhóm 1: Nhìn tổng quan nhanh

Tóm tắt doanh thu

Bạn là chuyên viên phân tích bán hàng. Dưới đây là dữ liệu bán hàng của cửa hàng [loại cửa hàng] trong [khoảng thời gian], các cột gồm: [liệt kê tên cột].
Hãy cho tôi: (1) tổng doanh thu và tổng số đơn, (2) doanh thu trung bình mỗi đơn, (3) 5 mặt hàng có doanh thu cao nhất, (4) 3 nhận xét đáng chú ý. Nếu dữ liệu thiếu hoặc có chỗ bất thường, hãy nêu rõ thay vì đoán.
[dán dữ liệu]

Câu «nêu rõ thay vì đoán» giúp giảm việc AI tự bịa số. Hãy tự cộng thử một vài con số để kiểm tra.

Phát hiện dữ liệu lỗi

Hãy rà soát bảng dữ liệu bán hàng sau và liệt kê các vấn đề: ô trống, số lượng hoặc đơn giá âm, ngày sai định dạng, tên hàng viết khác nhau nhưng thật ra là một, dòng trùng lặp. Với mỗi vấn đề, cho biết dòng nào và cách sửa trong Excel.
[dán dữ liệu]

Nên làm bước này trước khi phân tích. Dữ liệu sạch quan trọng hơn câu hỏi hay.

Nhóm 2: Mặt hàng chạy và mặt hàng ế

Xếp hạng theo doanh thu và số lượng

Từ dữ liệu bán hàng dưới đây, hãy lập bảng xếp hạng mặt hàng theo hai cách: theo số lượng bán và theo doanh thu. Chỉ ra những mặt hàng bán nhiều nhưng doanh thu thấp, và những mặt hàng bán ít nhưng doanh thu cao. Giải thích ngắn gọn ý nghĩa của từng nhóm đối với việc nhập hàng.
[dán dữ liệu]

Hai cách xếp hạng cho hai câu chuyện khác nhau: hàng bán nhiều chưa chắc mang lại nhiều tiền. Đây là gợi ý để cân nhắc, quyết định nhập hàng vẫn là của bạn.

Tìm hàng tồn, bán chậm

Cột [tên cột] là ngày bán gần nhất của từng mặt hàng. Hãy liệt kê các mặt hàng không bán được trong [số] ngày gần đây, sắp xếp theo thời gian lâu nhất. Đề xuất 3 hướng xử lý hàng bán chậm mà cửa hàng nhỏ có thể làm, không cần giảm giá sâu.
[dán dữ liệu]

Nhóm 3: Xu hướng theo thời gian

Theo ngày, tuần, tháng

Hãy phân tích doanh thu theo [ngày, tuần hoặc tháng] từ dữ liệu sau. Cho tôi biết: thời điểm doanh thu cao nhất và thấp nhất, có xu hướng tăng hay giảm không, có ngày trong tuần nào bán tốt hơn hẳn không. Trình bày dưới dạng bảng ngắn kèm 3 câu nhận xét. Nếu số dòng quá ít để kết luận, hãy nói rõ.
[dán dữ liệu]

Với ít dữ liệu, xu hướng chỉ mang tính tham khảo. Đừng quyết định lớn chỉ dựa vào hai ba tuần số liệu.

So sánh hai kỳ

Dưới đây là doanh thu theo mặt hàng của tháng trước và tháng này. Hãy so sánh: mặt hàng nào tăng, giảm nhiều nhất (cả số tiền lẫn phần trăm), tổng doanh thu thay đổi bao nhiêu. Gợi ý 3 nguyên nhân có thể xảy ra mà tôi nên kiểm tra thêm, nhưng đừng khẳng định nguyên nhân.
[dán hai bảng]

Nhóm 4: Nhờ AI viết công thức và báo cáo

Công thức tính trên toàn bộ bảng

Tôi dùng Excel [phiên bản], dấu phân cách công thức là dấu [phẩy hoặc chấm phẩy]. Bảng của tôi nằm ở A1 đến F[số dòng], cột A là ngày, cột C là tên hàng, cột D là số lượng, cột F là thành tiền. Hãy viết công thức tính: tổng thành tiền theo từng mặt hàng, tổng theo tháng, và mặt hàng có doanh thu cao nhất. Giải thích từng công thức và cách nhập.

Nhớ nói rõ phiên bản Excel vì một số hàm như FILTER, UNIQUE chỉ có ở Excel 365 hoặc 2021.

Viết nhận xét cho báo cáo

Dựa trên các số liệu sau, hãy viết đoạn nhận xét 120 từ cho báo cáo tuần gửi chủ cửa hàng, giọng trung lập, dễ hiểu, nêu 2 điểm tốt, 2 điểm cần chú ý và 2 việc nên làm tuần tới. Không thêm số liệu nào ngoài những số tôi đưa.
[dán số liệu đã tổng hợp]

Ví dụ điền sẵn

Ví dụ: bạn bán phụ kiện máy tính và dán 40 dòng đơn hàng tháng 10 với các cột Ngày, Tên hàng, Số lượng, Thành tiền, rồi dùng prompt tóm tắt doanh thu. Kết quả nên có tổng doanh thu, top 5 mặt hàng và vài nhận xét, kèm cảnh báo nếu có dòng bất thường. Nếu AI đưa ra con số không khớp với Excel, hãy tin Excel và nhờ AI chỉ ra nó tính từ dòng nào.

Kiểm tra kết quả

AI đôi khi cộng sai hoặc bỏ sót dòng, đặc biệt với bảng dài. Hãy luôn đối chiếu tổng với hàm SUM trong Excel, và kiểm tra tên mặt hàng, tỷ lệ phần trăm trước khi đưa vào báo cáo. Đọc thêm về ảo giác của AI để biết vì sao AI tự tin nhưng vẫn có thể sai.

Cần hỗ trợ thêm?

Nếu cửa hàng của bạn cần phần mềm quản lý bán hàng thay vì Excel, hãy xem phần mềm bán hàng được tặng kèm hoặc phần mềm theo yêu cầu. Cần máy tính chạy mượt cho file lớn, bạn có thể gọi 0943.847.333 hoặc ghé cửa hàng để được tư vấn.