Trang bị máy tính cho quán cà phê, nhà hàng: cần những gì?

Mở quán cà phê hay nhà hàng, chủ quán thường nghĩ nhiều tới bàn ghế, pha chế, thực đơn mà quên rằng hệ thống máy tính mới là thứ giữ cho việc bán hàng chạy trơn tru. Một chiếc máy thu ngân chậm, mạng rớt giờ cao điểm hay mất dữ liệu doanh thu có thể gây thiệt hại lớn hơn nhiều so với khoản tiền tiết kiệm lúc mua.

Bài này liệt kê những thiết bị quán cần theo từng quy mô, giải thích lý do chọn và gợi ý sản phẩm phù hợp trong cửa hàng. Chi phí thực tế tùy vào quy mô, bạn xem giá hiện tại trên từng trang sản phẩm.

Quán của bạn thuộc quy mô nào?

• Quán nhỏ (một quầy, dưới 30 chỗ): thường chỉ cần 1 máy thu ngân, 1 máy in hóa đơn và Wi-Fi ổn định.
• Quán vừa (30 đến 80 chỗ, có bếp hoặc quầy bar riêng): thêm máy tính hoặc màn hình cho bếp và bar, mạng dây nội bộ.
• Nhà hàng, chuỗi nhỏ: nhiều máy, nhiều quầy, nhu cầu quản lý tập trung và sao lưu dữ liệu.

Bắt đầu từ nhu cầu thật, đừng mua thừa. Nếu cần tư vấn cụ thể hơn, đọc bài cấu hình máy tính bán hàng, thu ngân cho cửa hàng.

Máy thu ngân và máy quản lý

Máy thu ngân chạy phần mềm bán hàng, in hóa đơn và đôi khi chạy cả trình duyệt xem đơn online. Công việc không nặng nên không cần máy mạnh, cần bền, ổn định và bật lên dùng được ngay.

Cửa hàng có hai bộ PC văn phòng nguyên chiếc, bảo hành 36 tháng:

• PC Văn phòng CT Office i3: Core i3-12100, 8GB RAM, SSD 256GB. Gọn nhẹ, tiết kiệm điện, hợp một quầy thu ngân đơn giản.
• PC Văn phòng CT Office i5: Core i5-12400, 16GB RAM, SSD 512GB. Hợp máy quản lý chạy nhiều ứng dụng, báo cáo, trình duyệt nhiều tab.

Bạn cũng cần màn hình. Một màn hình IPS 24 inch như LG 24MR400 hoặc ViewSonic VA2432-H là đủ cho thu ngân. Màn hình cảm ứng cho quầy cần hỏi riêng cửa hàng vì danh mục hiện chưa có.

Máy in hóa đơn và phiếu bếp

Quán ăn uống thường dùng máy in nhiệt (khổ 58mm hoặc 80mm) cho hóa đơn, tem ly và phiếu gọi món cho bếp. Cửa hàng hiện chưa liệt kê máy in nhiệt trong danh mục online, bạn nên hỏi trực tiếp để được tư vấn loại và kiểm tra tương thích với phần mềm. Xem thêm hướng dẫn in hóa đơn bán hàng ra máy in nhiệt.

Nếu cần in báo cáo, hợp đồng, thực đơn khổ A4, bạn có thể chọn máy in laser như Brother HL-L2321D in hai mặt tự động.

Mạng và Wi-Fi

Đây là phần dễ bị xem nhẹ nhất. Quán đông khách cần Wi-Fi ổn định cho khách, đồng thời mạng bán hàng phải riêng biệt và không bị khách làm nghẽn.

• Router: chọn router băng tần kép, hỗ trợ nhiều thiết bị. TP-Link Archer AX23 Wi-Fi 6 là lựa chọn phổ biến cho quán nhỏ.
• Mesh: quán nhiều tầng hoặc diện tích dài, hệ thống Wi-Fi Mesh TP-Link Deco M4 phủ sóng dễ hơn.
• Switch: quán có nhiều thiết bị dây (máy thu ngân, máy in, camera) dùng switch TP-Link 8 cổng Gigabit.

Quan trọng là tạo mạng Wi-Fi riêng cho khách, tách biệt với mạng nội bộ. Xem cách làm ở bài tạo mạng Wi-Fi khách riêng cho cửa hàng và lắp Wi-Fi cho cửa hàng, quán cà phê đông khách.

Phần mềm bán hàng

Phần mềm quyết định việc gọi món, tính tiền, quản lý kho và báo cáo có trơn tru hay không. Hãy xem bài chọn phần mềm quản lý bán hàng cho cửa hàng. Cửa hàng có Quầy Việt PRO, phần mềm bán hàng chạy offline trên Windows với bán hàng, kho, khách hàng, sổ nợ, thu chi, báo cáo. Đơn từ 5 triệu được tặng phần mềm này. Phần mềm này thiên về bán hàng đa ngành, nếu quán cần các tính năng riêng như gọi món theo bàn hay gửi đơn xuống bếp, hãy hỏi cửa hàng để biết có phù hợp không.

Sao lưu và dự phòng điện

Dữ liệu doanh thu, công nợ, nhà cung cấp là tài sản. Hãy sao lưu định kỳ ra ổ ngoài hoặc dịch vụ đám mây. Một chiếc USB như Kingston DataTraveler 64GB chỉ nên dùng cho bản sao lưu thêm, không phải nơi lưu duy nhất. Máy thu ngân nên có bộ lưu điện (UPS) vì mất điện đột ngột dễ hỏng dữ liệu, cần hỏi cửa hàng nếu bạn cần.

An toàn và bảo mật

• Đặt mật khẩu riêng cho từng nhân viên nếu phần mềm hỗ trợ.
• Không cho khách dùng chung mạng với máy thu ngân.
• Cài hệ điều hành bản quyền, cập nhật thường xuyên.
• Không để nhân viên cài phần mềm lạ lên máy thu ngân.

Xem thêm bài bảo mật Wi-Fi và dữ liệu cho văn phòng và chi phí duy trì máy tính văn phòng.

Cần hỗ trợ thêm?

Hãy mô tả quy mô quán và số quầy để cửa hàng gợi ý bộ thiết bị phù hợp, cả lắp đặt mạng và cài phần mềm. Với quán nhiều chi nhánh, bạn có thể xem dịch vụ vận hành hệ thống IT hoặc tư vấn chuyển đổi số. Liên hệ Zalo 0943.847.333 hoặc trang liên hệ.