Trang bị máy tính cho văn phòng hợp tác xã nông nghiệp

Văn phòng hợp tác xã nông nghiệp thường chỉ cần vài máy tính chạy ổn định cho sổ sách, danh sách xã viên, in biên nhận và gửi email. Vì vậy, thay vì mua máy mạnh, hãy ưu tiên máy bền, dễ sửa, có UPS chống mất điện và một máy in đáng tin cậy.

Bài này gợi ý cách trang bị theo từng nhu cầu và mức ngân sách chung, dựa trên sản phẩm có trong cửa hàng.

Trước hết, liệt kê công việc thực tế

Trước khi mua, bạn nên ghi ra từng vị trí và công việc, ví dụ:

• Kế toán, thủ quỹ: nhập liệu, Excel, phần mềm kế toán, in chứng từ.
• Thư ký, quản lý xã viên: soạn thảo văn bản, lưu danh sách, gửi tin nhắn Zalo, email.
• Điều hành, ban giám đốc: xem báo cáo, họp trực tuyến.
• Khu vực giao dịch với xã viên: có thể cần thêm một máy in hoặc máy quét giấy tờ.

Chỉ cần đếm được số người dùng máy cùng lúc là bạn đã biết cần mấy bộ. Với đa số hợp tác xã nhỏ, từ 2 đến 5 máy là đủ.

Chọn máy tính: PC văn phòng hay laptop

Máy đặt cố định ở bàn kế toán nên chọn PC để bàn: bàn phím và màn hình lớn dễ nhìn số liệu, dễ nâng cấp RAM hoặc ổ cứng sau này. Ví dụ PC Văn phòng CT Office i3 hoặc PC Văn phòng CT Office i5. Muốn biết hai bộ khác gì nhau, đọc CT Office i3 và i5: nên chọn máy nào.

Người hay đi họp, xuống địa bàn có thể được trang bị thêm một laptop văn phòng trong danh mục laptop.

Nếu máy chạy phần mềm kế toán và Excel nhiều, bạn xem thêm bài cấu hình PC kế toán chạy MISA, Excel để chọn RAM và ổ cứng cho phù hợp.

Thiết bị đi kèm thường bị bỏ quên

Bộ lưu điện UPS

Điện vùng nông thôn dễ chập chờn, và mất điện đột ngột có thể làm hỏng file sổ sách đang mở. Một bộ lưu điện UPS APC BX1100LI-MS giúp bạn có vài phút lưu và tắt máy an toàn. Xem thêm UPS cho máy tính có cần không. Thời gian chạy phụ thuộc vào công suất thiết bị cắm vào.

Máy in

Hợp tác xã in biên nhận, hợp đồng, danh sách liên tục thì máy laser đen trắng tiết kiệm hơn. Hai lựa chọn tham khảo là Canon LBP6030 cho nhu cầu cơ bản hoặc Canon MF3010 đa năng nếu cần thêm scan, copy. Bài máy in đa năng cho văn phòng nhỏ giúp bạn chọn kỹ hơn.

Mạng và Wi-Fi

Văn phòng nhỏ chỉ cần một router đủ ổn định, có thể dùng Router TP-Link Archer AX23. Đặt router ở giữa nhà và đổi mật khẩu quản trị ngay khi cài đặt. Hướng dẫn chi tiết ở bài thiết lập mạng văn phòng nhỏ.

Ví dụ bộ trang bị cho hợp tác xã nhỏ

Với 3 vị trí làm việc, bạn có thể tham khảo:

• 2 PC văn phòng cho kế toán và thư ký.
• 1 laptop cho người điều hành thường xuyên đi lại.
• 1 máy in laser đa năng dùng chung.
• 1 UPS cho máy kế toán (nơi chứa dữ liệu quan trọng nhất).
• 1 router Wi-Fi và vài sợi dây mạng.

Tổng ngân sách phụ thuộc cấu hình bạn chọn, bạn có thể liên hệ cửa hàng để được báo giá trọn bộ theo số lượng thực tế.

Bảo vệ dữ liệu và an toàn

Sổ sách, danh sách xã viên là dữ liệu quan trọng, bạn nên sao lưu định kỳ ra ổ ngoài hoặc ổ khác. Dùng thêm bài sao lưu cho văn phòng để bảo vệ Wi-Fi và dữ liệu. Với thiết bị có thể cần hỗ trợ lâu dài, hãy xem chính sách bảo hành trước khi quyết định.

Cần hỗ trợ thêm?

Nếu hợp tác xã của bạn cần lên danh sách trang bị, lắp đặt và cài sẵn phần mềm, hãy liên hệ cửa hàng tại 476 Đường CMT8, Thái Nguyên hoặc hotline/Zalo 0943.847.333. Về sau cần duy trì hệ thống ổn định, bạn có thể tham khảo dịch vụ IT cho doanh nghiệp, tổ chức nhỏ.