Trang bị máy tính cho văn phòng mới thành lập: danh sách cần mua

Mở văn phòng mới, bạn có hàng chục thứ phải lo cùng lúc. Phần máy tính và mạng dễ bị xem nhẹ cho tới ngày khai trương: thiếu ổ cắm mạng, máy in không kết nối được, phần mềm chưa có bản quyền, hoặc dữ liệu đầu tiên mất vì chưa ai nghĩ đến sao lưu.

Bài này là danh sách kiểm tra theo thứ tự ưu tiên để bạn trang bị đủ mà không mua thừa, kèm cách ước lượng cấu hình theo số nhân sự và những sai lầm hay gặp ở văn phòng nhỏ.

Bước 1: Xác định nhu cầu trước khi mua

Trước khi xem bất kỳ sản phẩm nào, hãy trả lời năm câu hỏi:

1. Có bao nhiêu nhân sự dùng máy, hiện tại và sau 1 đến 2 năm tới?
2. Mỗi vị trí làm công việc gì (văn phòng, kế toán, thiết kế, kinh doanh hay tiếp khách)?
3. Cần máy cố định hay laptop để di chuyển, họp ngoài?
4. Có cần in ấn, scan thường xuyên không?
5. Dữ liệu quan trọng đến đâu, có cần phần mềm chuyên dụng (kế toán, bán hàng) không?

Từ câu trả lời, bạn mới chia nhóm cấu hình. Văn phòng nhỏ thường có hai đến ba nhóm là đủ, tránh mỗi người một cấu hình gây khó quản lý.

Bước 2: Chọn máy tính theo vị trí

Nhân viên văn phòng, hành chính, kinh doanh

Công việc chủ yếu là Word, Excel, email, trình duyệt, họp online. Một PC Core i3 hoặc i5 với ổ SSD và RAM 8 đến 16 GB là đủ. Ví dụ PC Văn phòng CT Office i3 cho công việc nhẹ, PC Văn phòng CT Office i5 cho người mở nhiều file, nhiều tab. Cả hai bảo hành 36 tháng theo thông tin sản phẩm.

Kế toán

Phần mềm kế toán và Excel nặng cần RAM thoải mái và ổ SSD tốt. Nên chọn cấu hình từ i5 trở lên, RAM 16 GB. Đọc thêm cấu hình PC kế toán chạy MISA, Excel nặng mượt.

Thiết kế, dựng hình

Cần máy mạnh hơn với card đồ họa riêng, RAM nhiều. Bộ phận này nên tính riêng, xem cấu hình PC đồ họa, dựng video.

Lãnh đạo, người hay đi lại

Laptop mỏng nhẹ, pin tốt. Bạn có thể xem mục laptop văn phòng mỏng nhẹ, pin trâu đáng mua hoặc chọn laptop cho kế toán, nhân viên văn phòng.

Nếu đang phân vân giữa máy bộ và PC lắp ráp, tham khảo thêm PC lắp ráp hay máy bộ Dell, HP cho văn phòng.

Bước 3: Màn hình, bàn phím, chuột

Đừng tiết kiệm quá mức ở phần ngoại vi vì nhân viên nhìn màn hình cả ngày:

• Màn hình: 24 inch Full HD tấm nền IPS là lựa chọn hợp lý cho đa số vị trí. Có thể xem màn hình LG 24MR400 hoặc màn hình ViewSonic VA2432-H. Xem thêm cách chọn màn hình máy tính phù hợp nhu cầu.
• Bàn phím chuột: combo không dây như Logitech MK275 giúp bàn gọn và tiết kiệm.

Bước 4: Mạng nội bộ và Wi-Fi

Mạng là xương sống của văn phòng. Một số việc cần làm ngay từ đầu:

• Đi dây mạng LAN cho các máy cố định thay vì dùng Wi-Fi, ổn định hơn.
• Dùng router đủ khả năng cho số thiết bị, ví dụ Router Wi-Fi 6 TP-Link Archer AX23.
• Dùng switch để mở rộng cổng mạng, như Switch TP-Link TL-SG1008D 8 cổng Gigabit.
• Tách mạng khách khỏi mạng nội bộ.
• Đặt mật khẩu Wi-Fi và mật khẩu quản trị router riêng, không dùng mặc định.

Hướng dẫn chi tiết cho nhóm 10 đến 20 máy có trong bài thiết lập mạng văn phòng nhỏ 10–20 máy.

Bước 5: Máy in và scan

Văn phòng chủ yếu in tài liệu trắng đen nên máy in laser là lựa chọn tiết kiệm, ví dụ máy in laser Brother HL-L2321D in 2 mặt tự động. Nếu cần in màu, scan, copy thì cân nhắc máy phun mực liên tục. Cách chọn có trong máy in laser hay máy in phun và kết nối máy in qua mạng để in chung.

Bước 6: Phần mềm, bản quyền và an toàn

• Hệ điều hành và Office: dùng bản quyền hợp lệ. Việc dùng phần mềm lậu tiềm ẩn nguy cơ pháp lý và mã độc. Bạn có thể kiểm tra theo bài kiểm tra Windows, Office có bản quyền không.
• Phần mềm bán hàng, quản lý kho: nếu là cửa hàng, hãy xem chọn phần mềm quản lý bán hàng cho cửa hàng nhỏ. Đơn hàng từ 5 triệu tại Cường Tech được tặng phần mềm bán hàng Quầy Việt PRO.
• Diệt virus: Windows Security đủ dùng cho nhu cầu cơ bản, nên bật và cập nhật thường xuyên.
• Tài khoản và mật khẩu: tạo tài khoản riêng từng nhân viên, bật xác minh hai bước cho email công việc.

Bước 7: Sao lưu dữ liệu ngay từ ngày đầu

Đây là khoản nhiều chủ doanh nghiệp nhỏ bỏ quên. Hãy áp dụng quy tắc 3-2-1: 3 bản dữ liệu, 2 loại thiết bị lưu, 1 bản ở nơi khác. Chi tiết xem sao lưu dữ liệu doanh nghiệp theo quy tắc 3-2-1.

Ngân sách và cách chi trả

Thay vì mua dồn tất cả, bạn có thể chia theo mức ưu tiên: máy tính và mạng làm trước, máy in và phụ kiện sau. Cửa hàng có hỗ trợ trả góp nếu bạn muốn dàn trải chi phí khi mới khai trương.

Có nên tự lo IT hay thuê ngoài?

Văn phòng dưới 10 người thường tự lo được phần cơ bản nếu có người rành. Khi số máy tăng hoặc cần ổn định, thuê dịch vụ IT theo tháng thường kinh tế hơn tuyển một nhân sự IT riêng. Xem thêm bài có nên thuê dịch vụ IT bên ngoài cho văn phòng và chuyển đổi số cho cửa hàng nhỏ: bắt đầu từ đâu.

Cần hỗ trợ thêm?

Bạn đang chuẩn bị mở văn phòng và muốn có danh sách thiết bị trọn gói theo số nhân sự và ngân sách? Hãy gọi 0943.847.333 hoặc ghé cửa hàng để được tư vấn. Bên mình có dịch vụ IT cho doanh nghiệp từ đi mạng, cài đặt máy đến vận hành lâu dài, và thu mua máy cũ nếu bạn đang thay thế thiết bị cũ.