Trang bị máy tính và camera cho kho hàng: cần những gì

Kho hàng không cần máy tính quá mạnh, nhưng cần bền, ổn định, kết nối mạng tốt và có hệ thống quan sát. Thiết bị trang bị đúng nhu cầu sẽ giúp nhập xuất kho nhanh, ít nhầm lẫn và hạn chế thất thoát.

Bài này liệt kê những gì nên có cho kho nhỏ và vừa: máy tính, mạng, camera, in ấn và phần mềm, kèm lưu ý về môi trường như bụi, nhiệt độ và điện.

Xác định nhu cầu của kho trước

Trước khi mua, hãy trả lời nhanh vài câu hỏi:

• Có bao nhiêu người cùng nhập xuất kho một lúc?
• Chỉ ghi sổ bằng Excel hay dùng phần mềm bán hàng, quản lý tồn?
• Có cần in phiếu nhập, xuất, tem nhãn không?
• Kho có bao nhiêu khu, cần quan sát bao nhiêu góc?
• Kho có nhiều bụi, nóng, ẩm hay không?

Càng rõ nhu cầu càng tránh mua thừa hoặc thiếu.

Máy tính cho kho: không cần mạnh, cần ổn định

Công việc kho thường là nhập liệu, tra tồn, in phiếu, xem camera. Một PC văn phòng cấu hình vừa phải là đủ.

• Với một người nhập liệu và xem tồn, PC Văn phòng CT Office i3 (Core i3-12100, 8GB RAM, SSD 256GB) đáp ứng tốt.
• Nếu máy phải chạy phần mềm quản lý, trình duyệt nhiều tab và xem nhiều camera, PC Văn phòng CT Office i5 (Core i5-12400, 16GB RAM, SSD 512GB) thoải mái hơn.
• SSD là yếu tố quan trọng, giúp máy bật nhanh và phần mềm phản hồi nhanh.
• Nên dùng máy tính để bàn vì bền, dễ sửa; laptop phù hợp khi nhân viên cần đi lại trong kho.

Môi trường kho thường nhiều bụi: đặt máy nơi thoáng, kê cao khỏi sàn, vệ sinh định kỳ. Xem lịch bảo trì máy tính định kỳ cho văn phòng.

Mạng: nền tảng để mọi thứ chạy mượt

Mạng kho yếu là nguyên nhân phổ biến khiến phần mềm lag và camera chập chờn.

• Máy tính cố định nên đi dây mạng, ổn định hơn Wi-Fi.
• Dùng switch TP-Link TL-SG1008D 8 cổng Gigabit khi cần chia nhiều cổng.
• Dùng một router tốt, ví dụ TP-Link Archer AX23 cho nhu cầu phủ sóng vừa. Kho rộng hoặc nhiều vách ngăn nên tính thêm Wi-Fi Mesh TP-Link Deco M4.
• Thiết lập mạng cho văn phòng nhỏ theo bài thiết lập mạng văn phòng nhỏ 10–20 máy.

Camera: quan sát đúng chỗ

Vài vị trí nên có camera:

1. Cửa ra vào chính và cửa hậu.
2. Khu nhập, xuất hàng nơi giao nhận diễn ra.
3. Lối đi giữa các dãy kệ có giá trị cao.
4. Quầy hoặc bàn kiểm kê.

Chọn camera theo nhu cầu quan sát ngày và đêm, nơi lắp (trong nhà hay ngoài trời) và cách kết nối (Wi-Fi hay có dây). Với kho lớn nên ưu tiên camera có dây và đầu ghi riêng để ổn định. Chi tiết về camera Wi-Fi xem bài camera Wi-Fi cho cửa hàng: kết nối và xem trên máy tính. Danh mục cửa hàng chưa có camera giám sát, bạn hãy hỏi thêm về thiết bị và giá.

Muốn xem nhiều camera cùng lúc, cần màn hình đủ lớn, xem chọn màn hình xem camera giám sát.

In ấn và quét mã

• In phiếu nhập, xuất thường dùng máy in laser trắng đen, bền và rẻ chi phí in. Có thể tham khảo máy in Brother HL-L2321D in 2 mặt.
• In tem nhãn vận chuyển thường cần máy in nhiệt. Xem thêm bài máy in nhiệt in tem nhãn vận chuyển cho shop.
• Quét mã vạch cần máy quét riêng. Hiện cửa hàng chưa có trong danh mục, bạn có thể hỏi thêm khi cần.

Phần mềm quản lý kho

• Kho nhỏ có thể bắt đầu bằng Excel, xem cách quản lý kho hàng đơn giản bằng Excel.
• Khi cần theo dõi tồn kho, công nợ, nhiều người dùng, nên chuyển sang phần mềm bán hàng như Quầy Việt PRO. Đơn hàng từ 5 triệu tại cửa hàng được tặng phần mềm này, xem thêm ở trang tặng phần mềm bán hàng.
• Nhớ sao lưu dữ liệu kho định kỳ, xem sao lưu dữ liệu doanh nghiệp theo quy tắc 3-2-1.

Điện và bảo vệ thiết bị

Kho dễ mất điện hoặc điện áp chập chờn. Bộ lưu điện giúp máy không tắt đột ngột khi đang ghi sổ, tìm hiểu ở bài bộ lưu điện UPS cho máy tính có cần không. Ngoài ra nên có ổ cắm chống sét, để tránh hư hỏng thiết bị.

Cần hỗ trợ thêm?

Cửa hàng có thể tư vấn trọn gói máy tính, mạng và phần mềm cho kho, xem thêm dịch vụ IT doanh nghiệp và vận hành hệ thống IT. Nếu muốn trả góp thiết bị, xem trang trả góp. Gọi hotline/Zalo 0943.847.333 để được báo giá phù hợp.