Các hàm Excel cơ bản dân văn phòng cần biết, có ví dụ dễ hiểu

Excel có hàng trăm hàm, nhưng dân văn phòng chỉ cần nắm khoảng mười hàm là xử lý được phần lớn công việc hằng ngày: cộng tổng, đếm, tính trung bình, phân loại, tra cứu dữ liệu. Bài này giới thiệu từng hàm với ví dụ cụ thể để bạn dùng được ngay.

Các ví dụ chạy trên Excel 2016 trở lên và Microsoft 365. Bài viết có ghi chú khi hàm chỉ có ở bản mới. Nếu bạn dùng Google Sheets, hầu hết hàm hoạt động giống hệt.

Cách nhập một hàm trong Excel

1. Chọn ô muốn hiện kết quả.
2. Gõ dấu = rồi tên hàm, ví dụ =SUM(.
3. Chọn vùng dữ liệu bằng chuột hoặc gõ địa chỉ, ví dụ B2:B10.
4. Gõ dấu đóng ngoặc ) và nhấn Enter.

Nhóm hàm tính toán cơ bản

SUM: cộng tổng

`=SUM(B2:B10)` cộng tất cả số trong các ô từ B2 đến B10. Bạn cũng có thể chọn ô rồi nhấn Alt + = để Excel tự điền SUM.

AVERAGE: tính trung bình

`=AVERAGE(C2:C10)` cho giá trị trung bình, bỏ qua ô trống và chữ.

MAX và MIN: giá trị lớn nhất, nhỏ nhất

`=MAX(D2:D10)` và `=MIN(D2:D10)` cho biết doanh số cao nhất hoặc thấp nhất trong cột.

COUNT và COUNTA: đếm

`=COUNT(B2:B10)` đếm số ô chứa số. `=COUNTA(A2:A10)` đếm các ô không trống, kể cả chữ, hợp để đếm số nhân viên, số đơn hàng.

Nhóm hàm điều kiện

IF: nếu... thì...

`=IF(B2>=5,"Đạt","Chưa đạt")` kiểm tra điểm ở B2: từ 5 trở lên hiển thị «Đạt», ngược lại «Chưa đạt». Ba đối số là điều kiện, kết quả khi đúng, kết quả khi sai. Có thể lồng nhiều hàm IF, nhưng nếu quá nhiều tầng nên cân nhắc cách khác cho dễ đọc.

COUNTIF: đếm theo điều kiện

`=COUNTIF(C2:C20,"Hà Nội")` đếm bao nhiêu dòng có chữ «Hà Nội» ở cột C. Dùng so sánh số: `=COUNTIF(B2:B20,">=8")` đếm số học sinh từ 8 điểm trở lên.

SUMIF: cộng theo điều kiện

`=SUMIF(A2:A20,"Laptop",C2:C20)` cộng cột C (doanh thu) chỉ ở những dòng cột A là «Laptop». Hàm rất tiện làm báo cáo bán hàng theo nhóm sản phẩm. Khi cần nhiều điều kiện, dùng SUMIFS và COUNTIFS.

Nhóm hàm tra cứu

VLOOKUP: tìm theo cột

`=VLOOKUP(F2,A2:D100,3,FALSE)` tìm giá trị F2 trong cột đầu tiên của vùng A2:D100, rồi trả về giá trị ở cột thứ 3 của vùng đó. Đối số cuối FALSE là tìm chính xác, nên luôn dùng cho mã hàng, mã nhân viên.

Giới hạn của VLOOKUP: giá trị cần tìm phải nằm ở cột đầu tiên của vùng, và không tìm sang trái được.

XLOOKUP: bản thay thế hiện đại

`=XLOOKUP(F2,A2:A100,C2:C100,"Không có")` tìm F2 trong cột A và trả về giá trị tương ứng ở cột C, hiển thị «Không có» nếu không thấy. XLOOKUP có trên Excel 2021 và Microsoft 365, không có ở bản cũ hơn. Bản cũ hãy dùng VLOOKUP hoặc INDEX kết hợp MATCH.

Nhóm hàm văn bản và ngày tháng

• CONCATENATE hoặc &: nối chuỗi. `=A2&" "&B2` nối họ và tên.
• LEFT, RIGHT, MID: lấy một phần ký tự. `=LEFT(A2,3)` lấy 3 ký tự đầu.
• TRIM: xóa khoảng trắng thừa, tiện khi dữ liệu copy từ nơi khác.
• TODAY: `=TODAY()` trả về ngày hôm nay, tự cập nhật mỗi lần mở file.
• DATEDIF: tính khoảng cách ngày, tháng, năm giữa hai mốc thời gian.

Lỗi thường gặp khi dùng hàm

• #DIV/0!: chia cho 0 hoặc ô trống. Kiểm tra mẫu số.
• #N/A: không tìm thấy giá trị trong hàm tra cứu. Kiểm tra chính tả, khoảng trắng thừa, kiểu dữ liệu.
• #VALUE!: dữ liệu sai kiểu, ví dụ cộng chữ với số.
• #REF!: công thức trỏ tới ô đã bị xóa.
• #NAME?: gõ sai tên hàm hoặc thiếu dấu ngoặc kép với chữ.
• Số nhưng bị lưu như chữ: ô lệch trái hoặc có dấu tam giác xanh; chuyển sang dạng số trước khi tính.

Mẹo nhỏ giúp làm việc nhanh hơn

1. Nhấn F4 sau khi chọn địa chỉ ô để cố định ($) khi kéo công thức.
2. Kéo ô điền (dấu vuông nhỏ ở góc ô) để sao chép công thức xuống các dòng khác.
3. Dùng Ctrl + Shift + L để bật bộ lọc cho bảng dữ liệu, xem thêm cách lọc và sắp xếp dữ liệu trong Excel.
4. Đặt mật khẩu cho file chứa số liệu quan trọng, xem cách đặt mật khẩu cho file Word, Excel.

Nếu bạn đang chọn máy để làm kế toán, Excel nặng, tham khảo cấu hình PC kế toán chạy MISA, Excel nặng.

Cần hỗ trợ thêm?

Nếu Excel chạy chậm, đơ khi mở file lớn, có thể máy thiếu RAM hoặc ổ cứng quá cũ; bạn có thể mang tới cửa hàng để kiểm tra miễn phí và tư vấn nâng cấp. Doanh nghiệp cần phần mềm quản lý riêng thay vì bảng tính thủ công có thể xem phần mềm theo yêu cầu hoặc nhắn liên hệ.