Cách đặt mật khẩu cho file Word, Excel để không ai mở được

Để khóa file Word hoặc Excel, bạn vào File > Info (Thông tin) > Protect Document (Bảo vệ tài liệu) > Encrypt with Password (Mã hóa bằng mật khẩu), nhập mật khẩu hai lần rồi lưu file. Từ lần sau, ai mở file cũng phải nhập đúng mật khẩu.

Bài này hướng dẫn chi tiết cho Word và Excel (Microsoft 365, Office 2019, 2021 đều tương tự), cách chỉ cho người khác xem mà không sửa được, cách gỡ mật khẩu và những điều cần nhớ để không tự khóa mình ra ngoài.

Hai loại mật khẩu bạn cần phân biệt

Trước khi làm, hãy chọn đúng loại bảo vệ:

• Mật khẩu để mở file (Password to open): không có mật khẩu thì không xem được nội dung. File thật sự được mã hóa. Dùng cho hợp đồng, bảng lương, thông tin cá nhân.
• Mật khẩu để sửa file (Password to modify): ai cũng mở xem được, nhưng muốn sửa phải nhập mật khẩu, hoặc chọn Read Only (Chỉ đọc). Dùng khi gửi bản thảo cho nhiều người xem nhưng không muốn bị chỉnh.

Ngoài ra Excel còn có tính năng khóa riêng từng trang tính (Protect Sheet). Tính năng này chỉ ngăn sửa ô, không mã hóa file, nên không thay thế mật khẩu mở file.

Cách đặt mật khẩu mở file

Các bước dưới đây dùng được cho cả Word và Excel.

1. Mở file cần khóa.
2. Bấm thẻ File ở góc trên bên trái.
3. Chọn Info (Thông tin).
4. Bấm Protect Document (Bảo vệ tài liệu). Trong Excel nút này tên là Protect Workbook (Bảo vệ sổ làm việc).
5. Chọn Encrypt with Password (Mã hóa bằng mật khẩu).
6. Nhập mật khẩu vào ô, bấm OK, nhập lại lần nữa để xác nhận rồi bấm OK.
7. Nhấn Ctrl + S để lưu file. Mật khẩu chỉ có hiệu lực sau khi lưu.

Để kiểm tra, đóng file rồi mở lại. Nếu hộp thoại yêu cầu mật khẩu hiện ra là bạn đã làm đúng.

Cách đặt mật khẩu chỉ cho phép chỉnh sửa

Cách này cho phép đặt cả hai loại mật khẩu cùng lúc.

1. Mở file, bấm File > Save As (Lưu thành) rồi chọn nơi lưu (Browse / Duyệt).
2. Trong hộp thoại lưu, bấm nút Tools (Công cụ) ở cạnh nút Save, chọn General Options (Tùy chọn chung).
3. Bạn thấy hai ô: Password to open (Mật khẩu để mở) và Password to modify (Mật khẩu để sửa). Điền vào ô bạn cần.
4. Có thể tick thêm Read-only recommended (Khuyến nghị chỉ đọc) để Office hỏi người mở có muốn mở ở chế độ chỉ đọc không.
5. Bấm OK, nhập lại mật khẩu để xác nhận, rồi bấm Save (Lưu).

Trong Excel, hộp General Options cũng nằm ở đúng vị trí này.

Cách đổi hoặc gỡ mật khẩu

Bạn cần mở được file (tức là phải biết mật khẩu hiện tại) thì mới đổi hoặc gỡ.

1. Mở file và nhập mật khẩu.
2. Vào File > Info > Protect Document > Encrypt with Password.
3. Muốn đổi: xóa mật khẩu cũ, gõ mật khẩu mới, bấm OK. Muốn gỡ hẳn: xóa sạch ô mật khẩu, để trống rồi bấm OK.
4. Lưu file bằng Ctrl + S.

Nếu quên mật khẩu thì sao?

Đây là điều quan trọng nhất cần biết: với kiểu mã hóa hiện đại của Office, Microsoft không thể khôi phục mật khẩu cho bạn. Các công cụ bẻ khóa trên mạng thường không hiệu quả với mật khẩu dài, lại có nguy cơ chứa mã độc.

Vì vậy hãy:

• Ghi mật khẩu vào nơi an toàn, ví dụ trình quản lý mật khẩu. Xem thêm bài cách quản lý mật khẩu bằng trình quản lý mật khẩu.
• Giữ một bản sao chưa khóa ở nơi riêng tư nếu nội dung quan trọng, ví dụ trong ổ được mã hóa. Bài cách mã hóa ổ cứng bằng BitLocker giải thích cách bảo vệ cả ổ đĩa.

Mật khẩu thế nào là đủ tốt?

• Dài từ 12 ký tự trở lên, nên là một cụm từ dễ nhớ nhưng khó đoán.
• Không dùng ngày sinh, số điện thoại hay “123456”.
• Không dùng lại mật khẩu email hoặc ngân hàng cho file.
• Khi gửi file, đừng gửi mật khẩu trong cùng tin nhắn hoặc email. Hãy báo qua kênh khác, ví dụ gọi điện hoặc nhắn Zalo.

Những lỗi thường gặp

• Đặt xong nhưng mở lại không hỏi mật khẩu: bạn chưa lưu file sau khi đặt. Mở lại và làm lại, nhớ bấm Ctrl + S.
• Báo sai mật khẩu dù nhập đúng: kiểm tra phím Caps Lock và bộ gõ tiếng Việt, vì Telex có thể biến ký tự khi bạn gõ.
• Không thấy nút Encrypt with Password: có thể bạn đang mở file ở chế độ chỉ đọc hoặc đang dùng phiên bản Office quá cũ. Thử Save As rồi dùng General Options.
• Không mở được trên điện thoại: một số ứng dụng đọc file miễn phí không hỗ trợ file mã hóa. Hãy dùng ứng dụng Word, Excel chính thức.

Cần hỗ trợ thêm?

Nếu bạn lỡ quên mật khẩu file quan trọng hoặc máy đang lỗi không mở được dữ liệu, hãy mang máy tới cửa hàng để kỹ thuật viên kiểm tra miễn phí và tư vấn hướng xử lý, kể cả cứu dữ liệu. Bạn cũng có thể gọi hotline 0943.847.333 hoặc xem thêm bài cách sao lưu dữ liệu máy tính an toàn để không bao giờ mất file quan trọng.