Các phím tắt Word giúp soạn văn bản nhanh hơn

Soạn văn bản bằng Word mà cứ phải rê chuột lên thanh công cụ thì rất mất thời gian. Chỉ cần thuộc khoảng 20 phím tắt, bạn có thể căn lề, in đậm, tìm thay thế hay ngắt trang mà tay không rời bàn phím.

Bài này chia phím tắt theo nhóm việc bạn làm hằng ngày, kèm ví dụ dùng thực tế. Các phím áp dụng cho Word 2016, 2019, 2021 và Microsoft 365 trên Windows. Nếu bạn dùng Word trên máy Mac, phím Ctrl thường đổi thành Cmd.

Phím tắt định dạng chữ

Đây là nhóm bạn dùng nhiều nhất khi viết báo cáo, đơn từ hay thư.

• Ctrl + B: in đậm (Bold).
• Ctrl + I: in nghiêng (Italic).
• Ctrl + U: gạch chân (Underline).
• Ctrl + Shift + > và Ctrl + Shift + <: tăng, giảm cỡ chữ theo từng bậc.
• Ctrl + ] và Ctrl + [: tăng, giảm cỡ chữ từng 1 điểm, tiện khi cần chỉnh tinh.
• Shift + F3: đổi qua lại giữa chữ hoa toàn bộ, chữ thường và viết hoa chữ cái đầu của từ. Rất tiện khi lỡ gõ nguyên đoạn bật Caps Lock.
• Ctrl + Space: xóa định dạng chữ thủ công, đưa về kiểu chữ mặc định của đoạn.

Mẹo nhỏ: bôi đen đoạn chữ cần định dạng trước, rồi mới bấm phím. Nếu chưa bôi đen, phím sẽ áp dụng cho chữ bạn gõ tiếp theo.

Phím tắt căn lề và giãn dòng

Việc căn chỉnh đoạn văn thường làm đi làm lại, nên thuộc phím sẽ tiết kiệm khá nhiều thao tác.

• Ctrl + L: căn trái. Ctrl + R: căn phải.
• Ctrl + E: căn giữa.
• Ctrl + J: căn đều hai bên, kiểu thường dùng cho văn bản hành chính.
• Ctrl + 1: giãn dòng đơn. Ctrl + 2: giãn dòng đôi. Ctrl + 5: giãn dòng 1,5.

Khi soạn văn bản cần đúng thể thức, bạn vẫn nên kiểm tra lại hộp thoại Paragraph (Đoạn văn) để chắc chắn khoảng cách đoạn và lề theo yêu cầu.

Phím tắt chọn, di chuyển và xóa nhanh

Với văn bản dài, di chuyển bằng chuột chậm hơn nhiều so với dùng phím.

1. Ctrl + A: chọn toàn bộ văn bản.
2. Ctrl + Home và Ctrl + End: nhảy về đầu hoặc cuối tài liệu.
3. Ctrl + mũi tên trái/phải: nhảy qua từng từ thay vì từng ký tự.
4. Ctrl + Shift + mũi tên trái/phải: bôi đen từng từ một.
5. Ctrl + Backspace: xóa nguyên từ phía trước con trỏ. Ctrl + Delete: xóa nguyên từ phía sau.

Khi cần đổi vị trí cả đoạn, đặt con trỏ trong đoạn đó rồi bấm Alt + Shift + mũi tên lên/xuống, đoạn sẽ dịch lên hoặc xuống mà không cần cắt dán.

Phím tắt tìm, thay thế và sửa lỗi

• Ctrl + F: mở khung tìm kiếm ở bên trái.
• Ctrl + H: mở hộp thoại Replace (Thay thế). Ví dụ: tìm mọi chữ viết sai tên khách hàng và thay bằng tên đúng chỉ trong vài giây.
• Ctrl + Z: hoàn tác. Ctrl + Y: làm lại.
• F4: lặp lại thao tác vừa làm, ví dụ vừa tô màu một ô hoặc chèn một dòng thì bấm F4 để áp dụng tiếp cho vị trí khác.
• F7: kiểm tra chính tả.

Phím tắt cho tài liệu dài

Khi làm báo cáo, luận văn hay hợp đồng nhiều trang, các phím sau giúp bạn gọn gàng hơn:

• Ctrl + Enter: ngắt sang trang mới. Dùng cái này thay cho việc bấm Enter nhiều lần cho đến hết trang, vì khi sửa nội dung phía trên, bố cục không bị lệch.
• Ctrl + Alt + 1, 2, 3: áp dụng kiểu tiêu đề Heading 1, 2, 3, từ đó tạo mục lục tự động.
• Ctrl + K: chèn liên kết cho đoạn chữ đang chọn.
• Ctrl + Shift + C và Ctrl + Shift + V: sao chép định dạng của một đoạn rồi dán sang đoạn khác. Phím này khác với copy nội dung thông thường, bạn có thể xem thêm cách copy, dán trong bài copy, dán và cắt file, văn bản trên máy tính.
• Ctrl + S: lưu. Hãy bấm thường xuyên, nhất là khi mất điện hoặc máy hay treo.
• Ctrl + P: mở màn hình in, nơi bạn xem trước và chọn máy in. Hướng dẫn chi tiết ở bài in tài liệu Word, PDF từ máy tính.

Học phím tắt sao cho nhớ lâu

Đừng cố nhớ hết 30 phím trong một buổi. Cách hiệu quả hơn là mỗi tuần chọn 3–5 phím gắn với việc bạn làm nhiều nhất, dùng chúng liên tục cho tới khi thành phản xạ rồi mới học thêm.

Ngoài ra, nhấn phím Alt trong Word sẽ hiện chữ gợi ý trên từng tab (kiểu Alt + H cho tab Home). Đây là cách học phím tắt ngay trong lúc làm việc mà không cần tra bảng. Bạn cũng nên xem thêm các phím dùng chung cho cả hệ thống ở bài phím tắt Windows hữu ích nhất ai cũng nên biết.

Cần hỗ trợ thêm?

Nếu Word của bạn bị lỗi, mở chậm, phím tắt không phản hồi hoặc cần cài lại bộ Office hợp lệ, bạn có thể mang máy tới Cường Tech để kỹ thuật viên kiểm tra miễn phí. Bạn cũng có thể gọi hotline/Zalo 0943.847.333 để được hướng dẫn qua điện thoại.