Cách bảo mật máy POS và phần mềm bán hàng tại cửa hàng

Máy thu ngân là nơi chứa doanh thu, danh sách khách và sổ nợ của cửa hàng. Vì vậy một chiếc máy POS bị nhiễm mã độc, bị nhân viên xóa nhầm dữ liệu hay hỏng ổ cứng đột ngột có thể làm đứng cả ngày bán hàng.

Bài này là checklist thực tế cho cửa hàng nhỏ: những việc nên làm trên Windows, trong phần mềm bán hàng và quanh máy, để giảm rủi ro mà không cần kiến thức IT cao. Bạn không cần làm hết một lúc, cứ làm từng mục theo thứ tự ưu tiên.

Tách máy bán hàng khỏi việc cá nhân

Đây là quy tắc đơn giản nhưng hiệu quả nhất. Máy thu ngân chỉ nên dùng để bán hàng, không dùng để chơi game, xem phim hay mở email lạ.

• Không cài phần mềm ngoài danh sách cần thiết.
• Không cho nhân viên dùng máy POS để lướt web cá nhân hoặc mở Zalo của họ.
• Hạn chế cắm USB không rõ nguồn gốc vào máy, vì đây là con đường lây mã độc rất phổ biến.
• Dùng bàn phím, chuột, máy quét mã vạch riêng của cửa hàng.

Nếu cần máy thu ngân mới đúng mục đích, xem gợi ý ở cấu hình máy tính bán hàng, thu ngân cho cửa hàng.

Tài khoản: mỗi người một quyền

Phần mềm bán hàng nên cho phép mỗi nhân viên có tài khoản riêng, để biết ai làm gì và để giới hạn quyền xem báo cáo, sửa giá, xóa hóa đơn.

1. Mở phần quản lý người dùng hoặc nhân viên trong phần mềm bán hàng của bạn.
2. Tạo tài khoản riêng cho từng thu ngân, không dùng chung một tài khoản.
3. Chỉ cấp quyền sửa giá, xóa đơn, xem báo cáo doanh thu cho chủ cửa hàng hoặc quản lý.
4. Đặt mật khẩu mạnh, đổi khi nhân viên nghỉ việc.
5. Trên Windows, dùng tài khoản thường để bán hàng, giữ tài khoản quản trị cho chủ cửa hàng. Xem phân quyền tài khoản quản trị và tài khoản thường trên Windows.

Nhiều phần mềm bán hàng phiên bản cao cấp có sẵn tài khoản nhân viên. Ví dụ Quầy Việt PRO bản PRO có tài khoản nhân viên và sao lưu Google Drive, bạn có thể hỏi cửa hàng để biết chi tiết.

Sao lưu dữ liệu: ranh giới giữa sự cố nhỏ và thảm họa

Ổ cứng có thể hỏng bất cứ lúc nào, và mã độc tống tiền có thể mã hóa mọi file. Bản sao lưu là cách duy nhất để bạn vẫn mở cửa bán được sau sự cố.

1. Xác định thư mục hoặc file dữ liệu của phần mềm bán hàng, hỏi nhà cung cấp phần mềm nếu chưa rõ.
2. Đặt lịch sao lưu hằng ngày, tốt nhất vào cuối ca.
3. Lưu bản sao ở ít nhất hai nơi: một ổ USB hoặc ổ cứng gắn ngoài, và một nơi lưu trực tuyến nếu phần mềm hỗ trợ.
4. Rút ổ sao lưu ra sau khi chép xong, đừng để cắm thường trực vào máy.
5. Thỉnh thoảng thử khôi phục thử để chắc bản sao dùng được.

Bạn có thể dùng ổ như ổ cứng di động SSD Samsung T7 Portable 1TB làm nơi lưu bản sao lưu.

Cập nhật và bảo vệ Windows

Máy POS chạy Windows cũ không cập nhật là mục tiêu dễ nhất cho mã độc. Vì vậy:

• Bật Windows Update và cài bản cập nhật bảo mật, đặt giờ khởi động lại ngoài giờ bán.
• Giữ Windows Security (Bảo mật Windows) hoạt động, không tắt vì máy chậm.
• Không dùng Windows đã hết hỗ trợ cho máy thanh toán, nếu cần hãy cân nhắc nâng cấp.
• Dùng phần mềm có bản quyền, tránh bản crack vì thường chứa mã độc.

Nếu máy cũ chạy chậm làm khách phải chờ, kiểm tra phần cứng trước khi quyết định thay hay nâng cấp.

Điện, mạng và an toàn vật lý

Sự cố điện và mạng là nguyên nhân hỏng dữ liệu hay bị bỏ qua:

• Mất điện đột ngột dễ làm hỏng file dữ liệu. Dùng UPS giúp máy tắt đúng cách, ví dụ bộ lưu điện UPS APC Back-UPS BX1100LI-MS.
• Wi-Fi của khách và Wi-Fi của máy bán hàng nên tách riêng, xem cách tạo mạng Wi-Fi khách riêng cho cửa hàng.
• Đổi mật khẩu mặc định của router, tắt các tính năng quản trị từ xa không dùng.
• Đặt máy POS ở nơi khách không với tới, khóa màn hình khi rời quầy bằng Windows + L.

Về dữ liệu khách hàng, hãy đọc thêm cách bảo vệ dữ liệu khách hàng ở cửa hàng nhỏ.

Cần hỗ trợ thêm?

Nếu cửa hàng bạn cần rà soát tổng thể máy bán hàng, mạng và sao lưu, bạn có thể tham khảo dịch vụ IT và vận hành hệ thống IT của Cường Tech, hoặc liên hệ hotline 0943.847.333 để được tư vấn. Đơn hàng từ 5 triệu còn được tặng phần mềm bán hàng Quầy Việt PRO.