Cách cho kỹ thuật viên điều khiển máy từ xa an toàn khi cần hỗ trợ

Khi máy gặp lỗi, nhờ kỹ thuật viên điều khiển từ xa giúp tiết kiệm thời gian đi lại. Nhưng đồng thời bạn đang trao cho người khác gần như toàn quyền trên chiếc máy chứa tài khoản, ảnh và tài liệu của mình, nên cần làm đúng cách.

Bài này hướng dẫn bạn xác minh người hỗ trợ, chuẩn bị máy, theo dõi phiên làm việc và kiểm tra sau khi kết thúc. Nếu muốn tìm hiểu phần mềm, đọc thêm UltraViewer, TeamViewer, AnyDesk: chọn phần mềm điều khiển từ xa nào.

Khi nào nên và không nên cho điều khiển từ xa

Nên khi bạn là người chủ động tìm đến đơn vị hỗ trợ bạn biết rõ, và vấn đề là phần mềm, cài đặt, lỗi Office, cài driver, thiết lập email.

Không nên khi:

• Có người gọi điện hoặc nhắn tin tự xưng "hỗ trợ kỹ thuật", "bảo hành", "ngân hàng" và yêu cầu bạn cài phần mềm điều khiển từ xa.
• Cửa sổ trên trình duyệt hiện cảnh báo "máy bị nhiễm virus, gọi ngay số này".
• Bạn đang đăng nhập ngân hàng hoặc có dữ liệu nhạy cảm đang mở.
• Lỗi nghi do phần cứng như ổ cứng hỏng, màn hình nhấp nháy. Khi đó nên mang máy tới kỹ thuật viên.

Bước 1: Xác minh người hỗ trợ

1. Chính bạn liên hệ trước, thông qua kênh chính thức như hotline, trang liên hệ của đơn vị bạn biết, không dùng số điện thoại do người lạ gửi.
2. Hỏi rõ họ là ai, thuộc đơn vị nào, và gọi lại qua số chính thức để kiểm tra.
3. Thống nhất trước nội dung công việc: sẽ làm gì, mất khoảng bao lâu, có tính phí không.
4. Hỏi về cách thức ghi nhận, để bạn biết họ sẽ làm trong phạm vi nào.

Bạn cũng nên tham khảo máy tính bị điều khiển từ xa trái phép: dấu hiệu và cách xử lý để nhận ra khi có người truy cập không mong muốn.

Bước 2: Chuẩn bị máy trước khi kết nối

1. Đóng mọi thứ không liên quan: ứng dụng ngân hàng, email cá nhân, thư mục chứa giấy tờ, tab trình duyệt có tài khoản quan trọng.
2. Đăng xuất khỏi các tài khoản nhạy cảm hoặc tạm thời không mở chúng.
3. Sao lưu dữ liệu quan trọng nếu việc sửa có thể ảnh hưởng tới dữ liệu.
4. Tải phần mềm điều khiển từ xa từ trang chính thức của hãng, hoặc theo hướng dẫn của đơn vị hỗ trợ đáng tin, tránh link lạ.
5. Tạo một tài khoản Windows riêng cho phiên hỗ trợ nếu cần, hạn chế quyền truy cập vào dữ liệu cá nhân.

Bạn cũng nên ghi nhớ cách tránh tải phần mềm giả mạo từ quảng cáo tìm kiếm, vì nhiều trang giả mạo phần mềm điều khiển từ xa.

Bước 3: Giám sát trong lúc làm việc

Bạn là người ngồi ghế chủ, hãy luôn quan sát.

1. Giữ máy trước mặt, xem con trỏ chuột di chuyển và họ đang mở gì.
2. Chỉ cấp quyền cần thiết. Phần mềm thường có tùy chọn chỉ xem hoặc cho điều khiển, và có thể giới hạn truyền tệp. Chọn mức thấp nhất đủ làm việc.
3. Không đọc to hay nhập mật khẩu cho họ. Nếu cần đăng nhập, tự bạn nhập khi họ không nhìn thấy hoặc dùng tài khoản tạm.
4. Bạn có thể dừng bất cứ lúc nào. Phần mềm có nút ngắt kết nối, hãy biết vị trí nút đó.
5. Yêu cầu họ giải thích những gì họ đang làm nếu có thao tác bạn không hiểu.

Bước 4: Kiểm tra sau khi kết thúc

1. Đóng phần mềm điều khiển từ xa hoặc gỡ nếu không còn dùng. Nhiều phần mềm cho phép truy cập không giám sát và có thể vẫn chạy ngầm.
2. Kiểm tra danh sách chương trình đã cài, gỡ những mục lạ. Vào Settings (Cài đặt) rồi Apps (Ứng dụng) rồi Installed apps (Ứng dụng đã cài đặt).
3. Đổi mật khẩu nếu có lúc bạn lỡ nhập mật khẩu trong lúc họ có thể quan sát.
4. Kiểm tra tài khoản người dùng trên Windows có thêm tài khoản lạ không.
5. Tắt Remote Desktop nếu không dùng, xem cách tắt Remote Desktop và kết nối từ xa không dùng tới.
6. Theo dõi vài ngày sau các thông báo đăng nhập lạ hoặc giao dịch ngân hàng bất thường.

Nếu nghi ngờ đã cho nhầm người

Ngắt kết nối ngay, rút mạng hoặc tắt Wi-Fi, rồi dùng thiết bị khác đổi mật khẩu các tài khoản quan trọng. Gọi tổng đài in trên thẻ để kiểm tra tài khoản ngân hàng, và trình báo công an nơi gần nhất nếu có thiệt hại. Máy tính nên được kỹ thuật viên kiểm tra lại.

Cần hỗ trợ thêm?

Tại Cường Tech, bạn có thể mang máy tới để được kiểm tra miễn phí và báo giá trước khi sửa, xem trang sửa chữa. Doanh nghiệp cần hỗ trợ từ xa có quy trình rõ ràng, hãy xem vận hành hệ thống IT hoặc gọi 0943.847.333.