Cách đánh số trang và tạo mục lục tự động trong Word

Khi làm báo cáo, đồ án hay luận văn, hai thứ giám khảo nhìn đầu tiên là số trang và mục lục. Bài này hướng dẫn bạn đánh số trang đúng chuẩn (bỏ số ở trang bìa, bắt đầu từ trang bất kỳ) và tạo mục lục tự động trong Word, để khi sửa nội dung bạn chỉ cần bấm cập nhật thay vì gõ lại bằng tay.

Các bước dưới đây áp dụng cho Word 2019, 2021 và Microsoft 365, tên menu tiếng Anh đi kèm tiếng Việt để bạn dễ đối chiếu.

Đánh số trang cơ bản

1. Mở tài liệu, chọn thẻ Insert (Chèn) trên thanh công cụ.
2. Trong nhóm Header & Footer (Đầu trang và chân trang), bấm Page Number (Số trang).
3. Chọn vị trí: Top of Page (Đầu trang), Bottom of Page (Cuối trang) hoặc Page Margins (Lề trang).
4. Chọn kiểu hiển thị, ví dụ Plain Number 3 để số nằm ở góc phải. Với văn bản hành chính Việt Nam, số trang thường đặt giữa cuối trang (Plain Number 2).
5. Bấm Close Header and Footer (Đóng đầu trang và chân trang) hoặc nhấp đúp vào phần thân văn bản để quay lại.

Bỏ số ở trang bìa và bắt đầu đánh từ trang bất kỳ

Bỏ số trang đầu tiên

1. Nhấp đúp vào vùng đầu hoặc chân trang của trang bìa để mở Header & Footer Tools (Công cụ đầu trang và chân trang).
2. Tích chọn ô Different First Page (Trang đầu khác biệt).
3. Số trang ở trang bìa biến mất, các trang sau vẫn giữ số. Lưu ý trang bìa vẫn được tính là trang 1, nên trang kế tiếp sẽ hiện số 2.

Muốn trang sau bìa là số 1

1. Bấm Insert > Page Number > Format Page Numbers (Định dạng số trang).
2. Tại Start at (Bắt đầu từ), nhập 0 nếu bạn đã bật Different First Page, trang bìa sẽ là 0 (ẩn) và trang kế tiếp là 1.
3. Bấm OK.

Đánh số khác nhau cho từng phần (mục lục i, ii; nội dung 1, 2)

Với báo cáo dài, phần mở đầu thường dùng số La Mã còn nội dung chính dùng số thường. Bạn cần ngắt thành nhiều Section (Phần):

1. Đặt con trỏ chuột ở cuối trang trước phần nội dung chính.
2. Vào Layout (Bố cục) > Breaks (Ngắt) > Next Page (Trang kế tiếp) trong nhóm Section Breaks.
3. Nhấp đúp vào chân trang của phần mới, trong thẻ Header & Footer tắt Link to Previous (Liên kết với phần trước).
4. Chọn Page Number > Format Page Numbers, chọn Number format (Định dạng số) phù hợp và đặt Start at là 1.

Nếu quên tắt Link to Previous, đổi số ở phần này sẽ làm đổi cả phần kia. Đây là lỗi mà người mới gặp nhiều nhất.

Tạo mục lục tự động

Bí quyết là phải gắn kiểu tiêu đề (Heading) cho các đề mục trước. Word dựa vào các kiểu này để dựng mục lục.

Bước 1: Gắn Heading cho từng đề mục

1. Chọn dòng tiêu đề chương, ví dụ "Chương 1. Tổng quan".
2. Ở thẻ Home (Trang chủ), nhóm Styles (Kiểu), bấm Heading 1 (Tiêu đề 1).
3. Mục con (1.1, 1.2) dùng Heading 2, mục nhỏ hơn (1.1.1) dùng Heading 3.
4. Nếu thấy phông chữ của Heading không hợp, đừng chỉnh từng dòng. Hãy bấm chuột phải vào kiểu Heading 1 trong bảng Styles, chọn Modify (Sửa đổi) rồi đặt phông, cỡ chữ, màu một lần là mọi tiêu đề cùng kiểu thay đổi theo.

Bước 2: Chèn mục lục

1. Đặt con trỏ ở trang bạn muốn đặt mục lục (thường sau trang bìa).
2. Vào thẻ References (Tài liệu tham khảo), bấm Table of Contents (Mục lục).
3. Chọn Automatic Table 1 hoặc Automatic Table 2. Mục lục xuất hiện cùng số trang và có thể bấm nhảy tới nội dung (giữ Ctrl rồi bấm nếu Word yêu cầu).

Bước 3: Cập nhật khi sửa nội dung

Sau khi thêm bớt nội dung, số trang trong mục lục có thể lệch. Bạn bấm vào mục lục rồi chọn Update Table (Cập nhật bảng), hoặc bấm phím F9. Chọn Update entire table (Cập nhật toàn bộ bảng) để cập nhật cả tên đề mục lẫn số trang.

Các lỗi thường gặp

• Mục lục trống hoặc báo lỗi "No table of contents entries found": do chưa gắn Heading cho tiêu đề. Quay lại Bước 1.
• Tiêu đề to nhỏ lung tung: do gõ tay rồi tự chỉnh cỡ chữ thay vì dùng Styles.
• Mục lục có chữ thừa: một đoạn văn bản thường bị lỡ gắn Heading. Chọn đoạn đó, đổi về Normal (Bình thường).
• Số trang không đổi sau khi cập nhật: bấm vào số trang đó xem có bị bóng xám không. Nếu không, đó là số gõ tay chứ không phải số tự động.

Chuẩn bị trước khi in

Trước khi in hoặc xuất PDF, hãy cập nhật mục lục lần cuối và xem lại bằng Print Preview. Cách in chi tiết bạn xem ở bài in tài liệu Word, PDF từ máy tính. Nếu chưa quen tạo file mới và chọn nơi lưu, hãy đọc cách tạo file Word mới và lưu đúng chỗ. Tài liệu quan trọng nên đặt mật khẩu theo hướng dẫn đặt mật khẩu cho file Word, Excel.

Cần hỗ trợ thêm?

Nếu file Word của bạn bị lỗi định dạng khó sửa, hoặc máy chạy Word chậm, đơ khi mở tài liệu dài, bạn có thể mang máy tới Cường Tech để kỹ thuật viên kiểm tra miễn phí qua dịch vụ sửa chữa. Cần máy mới để làm đồ án nặng, bạn tham khảo Build PC để được kiểm tra tương thích linh kiện.