Cách sao lưu dữ liệu máy tính an toàn, không lo mất file

Cách sao lưu an toàn nhất là giữ dữ liệu quan trọng ở ít nhất hai nơi khác nhau, trong đó một bản nằm ngoài máy tính (ổ cứng ngoài hoặc đám mây). Bạn không cần phần mềm phức tạp: Windows đã có sẵn File History, và OneDrive có thể tự đồng bộ các thư mục Desktop, Documents, Pictures. Điều quan trọng là làm đều đặn chứ không phải làm hoàn hảo.

Dữ liệu thường mất vì ổ cứng hỏng, nhiễm virus mã hóa, xóa nhầm, máy bị trộm hoặc vào nước. Một lần sao lưu ngay hôm nay rẻ hơn rất nhiều so với việc cứu dữ liệu sau này.

Nên sao lưu những gì

Không cần sao lưu cả Windows, chỉ cần dữ liệu không thể tìm lại:

• Tài liệu công việc, bảng tính, hợp đồng, báo cáo.
• Ảnh, video gia đình.
• Dữ liệu phần mềm kế toán, bán hàng.
• Thư mục trong Desktop, Documents, Downloads, Pictures.
• File bạn đang lưu trong ổ D hoặc ổ khác.

Bạn có thể dùng cách tìm lại file đã lưu trên máy tính để biết file mình nằm ở đâu trước khi sao lưu.

Quy tắc 3-2-1 dễ nhớ

Quy tắc này được dùng rộng rãi:

• 3 bản: dữ liệu gốc và hai bản sao.
• 2 loại thiết bị khác nhau: ví dụ ổ trong máy và ổ cứng ngoài.
• 1 bản ở nơi khác: đám mây, hoặc ổ cứng để ở nhà người thân.

Với doanh nghiệp, nguyên tắc tương tự nhưng cần tự động hóa, xem sao lưu dữ liệu doanh nghiệp theo quy tắc 3-2-1.

Cách 1: Sao chép sang ổ cứng ngoài hoặc USB

Đơn giản nhất và hợp người ít quen kỹ thuật.

1. Cắm ổ cứng ngoài hoặc USB dung lượng đủ lớn vào máy tính.
2. Mở File Explorer bằng Windows + E.
3. Chọn các thư mục cần sao lưu, nhấn Ctrl + C.
4. Mở ổ cứng ngoài, nhấn Ctrl + V.
5. Đợi sao chép xong rồi chọn Safely Remove Hardware (Gỡ thiết bị an toàn) ở khay hệ thống trước khi rút.

Nhược điểm là làm thủ công nên dễ quên. Hãy đặt lịch nhắc mỗi tuần hoặc mỗi tháng.

Cách 2: Dùng File History của Windows

File History tự động lưu các phiên bản file vào ổ ngoài theo giờ.

1. Cắm ổ cứng ngoài.
2. Nhấn Windows, gõ Control Panel rồi mở.
3. Chọn System and Security (Hệ thống và Bảo mật) > File History.
4. Bấm Turn on (Bật) và chọn ổ cứng ngoài của bạn.

Bạn có thể khôi phục phiên bản cũ của file khi lỡ ghi đè hoặc xóa. Tính năng này sao lưu các thư mục thư viện, Desktop, Contacts và Favorites.

Cách 3: Sao lưu lên đám mây bằng OneDrive

1. Nhấn vào biểu tượng đám mây OneDrive ở khay hệ thống, chọn Settings (Cài đặt).
2. Vào Sync and backup (Đồng bộ và sao lưu) > Manage backup (Quản lý sao lưu).
3. Bật các thư mục Desktop, Documents, Pictures muốn sao lưu.
4. Đợi máy đồng bộ xong. Dung lượng miễn phí có giới hạn, có thể cần mua thêm.

Bản trên đám mây giúp bạn vẫn có dữ liệu khi máy bị mất, hỏng nặng. Hãy bảo vệ tài khoản bằng mật khẩu mạnh và xác thực hai lớp, xem cách bảo vệ tài khoản và mật khẩu mạnh.

Chọn ổ lưu trữ nào

• USB: tiện cho dữ liệu nhỏ, nhưng dễ mất và độ bền hạn chế.
• Ổ cứng ngoài (HDD): dung lượng lớn, giá rẻ trên mỗi GB, phù hợp lưu trữ lâu dài.
• SSD ngoài hoặc SSD gắn trong: nhanh và bền va đập hơn HDD, thích hợp sao lưu thường xuyên.
• Đám mây: không lo mất vật lý, cần internet.

Ít ai nhớ rằng ổ cứng cũng có tuổi thọ. Kiểm tra định kỳ bằng cách kiểm tra sức khỏe ổ cứng, SSD.

Lên lịch và kiểm tra bản sao lưu

• Đặt lịch sao lưu cố định, ví dụ cuối tuần hoặc cuối mỗi tháng.
• Thỉnh thoảng mở thử file trong bản sao lưu để chắc nó không hỏng.
• Đừng để ổ sao lưu cắm vĩnh viễn vào máy, vì virus mã hóa có thể lây sang cả ổ này.
• Trước khi cập nhật lớn hoặc cài lại Windows, luôn sao lưu trước.

Nếu lỡ xóa hoặc mất file mà chưa kịp sao lưu, đọc khôi phục dữ liệu bị xóa, khi nào tự làm. Càng ít ghi thêm dữ liệu vào ổ, khả năng cứu càng cao.

Cần hỗ trợ thêm?

Nếu ổ cứng đã có dấu hiệu hỏng hoặc bạn muốn thiết lập sao lưu tự động cho cửa hàng, văn phòng, hãy mang máy tới cửa hàng hoặc xem dịch vụ IT. Kỹ thuật viên kiểm tra miễn phí và báo giá trước khi làm. Xem thêm trang sửa chữa và liên hệ.