Cách dùng chữ ký số an toàn cho doanh nghiệp nhỏ
Chữ ký số (USB token) đại diện cho doanh nghiệp khi kê khai thuế, ký hợp đồng. Cách bảo quản, đặt mã PIN, phân quyền và xử lý khi mất hoặc sắp hết hạn.
Chữ ký số của doanh nghiệp có giá trị tương đương con dấu và chữ ký của người đại diện trong nhiều giao dịch điện tử như kê khai thuế, hóa đơn điện tử hay ký hợp đồng. Chính vì vậy, nếu để lọt vào tay người khác, hậu quả có thể rất nghiêm trọng. Bài này hướng dẫn cách dùng và bảo quản chữ ký số an toàn cho doanh nghiệp nhỏ, theo cách dễ áp dụng.
Phần lớn doanh nghiệp nhỏ dùng chữ ký số dạng USB token, một thiết bị giống USB chứa khóa bí mật và chứng thư số. Nội dung dưới đây áp dụng cho dạng này; nếu bạn dùng hình thức khác như chữ ký số từ xa, hãy làm theo hướng dẫn riêng của nhà cung cấp.
Chữ ký số hoạt động thế nào?
Chữ ký số gồm hai phần chính:
- Chứng thư số: giấy xác nhận danh tính do tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thư số được cấp phép phát hành, ghi rõ thông tin doanh nghiệp và có thời hạn sử dụng.
- Khóa bí mật: nằm trong USB token, được bảo vệ bằng mã PIN. Mỗi lần ký, phần mềm yêu cầu bạn cắm token và nhập PIN.
Khóa bí mật không thể sao chép ra ngoài token. Vì vậy cách an toàn nhất là giữ token và giữ PIN cho kín.
7 nguyên tắc dùng chữ ký số an toàn
- Chỉ một hoặc vài người có thẩm quyền được giữ token. Thông thường là người đại diện pháp luật hoặc người được ủy quyền bằng văn bản. Không để token cắm sẵn trên máy dùng chung.
- Đổi mã PIN mặc định ngay khi nhận. Mã mặc định nhà cung cấp đưa thường ai cũng biết. Đặt PIN riêng, không dùng ngày sinh hay dãy số dễ đoán.
- Không ghi PIN lên token hay dán lên máy. Ghi PIN ở nơi riêng, tách khỏi thiết bị, hoặc ghi nhớ.
- Rút token ra khỏi máy sau khi ký xong. Đừng để cắm suốt cả ngày, đặc biệt khi máy có nhiều người dùng chung.
- Chỉ ký trên máy tin cậy. Máy đã dính mã độc có thể bị lợi dụng khi token đang cắm. Giữ máy dùng cho kê khai thuế sạch, không cài phần mềm lạ.
- Chỉ cài trình điều khiển (driver) và phần mềm ký từ nhà cung cấp chính thức. Không tải từ link lạ gửi qua tin nhắn. Xem cách tải và cài đặt phần mềm an toàn.
- Kiểm tra nội dung trước khi ký. Đọc kỹ file hoặc tờ khai, vì ký số nghĩa là bạn chịu trách nhiệm với nội dung đó.
Chuẩn bị máy tính để ký số
Để quá trình ký ổn định và an toàn, bạn nên:
- Dùng một máy riêng hoặc ít người dùng cho các việc thuế, ngân hàng, ký số.
- Cập nhật Windows và trình duyệt đều đặn. Các dịch vụ thuế điện tử thường yêu cầu trình duyệt và phần mềm phù hợp, hãy làm theo hướng dẫn mới nhất của cơ quan thuế và nhà cung cấp chữ ký số.
- Cài phần mềm theo hướng dẫn của nhà cung cấp, sau đó kiểm tra token có hiển thị trong phần mềm quản lý.
- Bật bảo vệ của Windows (Windows Security) và đặt mật khẩu đăng nhập máy, xem cách đặt mật khẩu, mã PIN đăng nhập máy tính.
- Sao lưu dữ liệu quan trọng như tờ khai, hóa đơn ra ổ riêng hoặc dịch vụ lưu trữ, vì token chỉ chứa khóa ký chứ không lưu hồ sơ của bạn.
Khi ký tài liệu PDF hoặc Word
Chữ ký số khác với việc chèn ảnh chữ ký tay. Chữ ký số có thể được kiểm tra tính toàn vẹn của tài liệu, còn ảnh chữ ký thì dễ bị sao chép. Nếu bạn chỉ cần ký xác nhận nội bộ đơn giản, xem cách ký tên vào file PDF trên máy tính. Với những văn bản cần tính pháp lý, hãy dùng chữ ký số đúng quy định và phần mềm do nhà cung cấp hướng dẫn.
Khi mất token, lộ PIN hoặc sắp hết hạn
Mất token hoặc nghi ngờ lộ PIN:
- Liên hệ ngay nhà cung cấp chữ ký số để tạm dừng hoặc thu hồi chứng thư số.
- Thông báo nội bộ và rà lại các giao dịch ký gần đây.
- Nếu cần, làm thủ tục cấp mới theo hướng dẫn của nhà cung cấp.
Sắp hết hạn:
- Chứng thư số có thời hạn. Hãy ghi lại ngày hết hạn trong lịch của công ty và liên hệ nhà cung cấp gia hạn trước khi hết hạn để không bị gián đoạn khi nộp tờ khai.
Nhập sai PIN nhiều lần: token thường tự khóa. Đừng cố thử liên tục, hãy liên hệ nhà cung cấp để mở khóa theo đúng quy trình.
Chuyển giao khi thay người phụ trách
Khi kế toán hoặc người giữ token nghỉ việc, hãy:
- Thu hồi token và lập biên bản bàn giao.
- Đổi mã PIN ngay khi nhận lại.
- Rà soát các tài khoản dịch vụ công, thuế điện tử, ngân hàng đang gắn với chữ ký số hoặc người cũ để cập nhật.
Cần hỗ trợ thêm?
Nếu máy tính dùng để ký số bị chậm, lỗi trình điều khiển hay cần cài lại sạch hệ thống, bạn có thể mang tới cửa hàng để kỹ thuật viên kiểm tra miễn phí và báo giá trước khi sửa, xem trang sửa chữa. Doanh nghiệp cần tư vấn thiết lập quy trình CNTT an toàn có thể tham khảo tư vấn chuyển đổi số hoặc gọi hotline/Zalo 0943.847.333.
Câu hỏi thường gặp
Chữ ký số USB token có thể bị sao chép khóa bí mật không?
Khóa bí mật được thiết kế để không xuất ra khỏi token, nên rủi ro chính là bị lấy mất thiết bị kèm mã PIN. Vì vậy cần giữ token và PIN riêng rẽ, an toàn.
Mất USB token chữ ký số thì làm gì?
Liên hệ ngay nhà cung cấp chữ ký số để tạm dừng hoặc thu hồi chứng thư số, rồi làm thủ tục cấp mới theo hướng dẫn của họ.
Có nên để token cắm sẵn vào máy tính không?
Không nên. Hãy rút token sau khi ký xong, nhất là khi máy dùng chung hoặc có nguy cơ nhiễm mã độc.
Chữ ký số khác ảnh chữ ký tay chèn vào file thế nào?
Chữ ký số gắn với chứng thư số và có thể kiểm tra tính toàn vẹn của tài liệu. Ảnh chữ ký tay chỉ là hình ảnh, dễ bị sao chép và không có giá trị xác thực tương tự.
