Cách ký tên vào file PDF trên máy tính không cần in ra

Bạn nhận được hợp đồng, đơn xin việc hay biên bản dạng PDF và cần ký tên gửi lại ngay? Không cần in ra, ký tay rồi scan lại. Trên máy tính, bạn có thể ký trực tiếp bằng trình duyệt Microsoft Edge, phần mềm Adobe Acrobat Reader miễn phí hoặc chèn ảnh chữ ký của chính mình.

Bài này giới thiệu ba cách từ dễ đến chắc chắn, kèm lưu ý quan trọng: chữ ký hình ảnh khác với chữ ký số có giá trị pháp lý.

Chọn cách ký nào cho phù hợp

• Dùng Microsoft Edge: có sẵn trong Windows, không cần cài thêm gì. Phù hợp khi chỉ cần ký nhanh bằng chuột hoặc bút cảm ứng.
• Dùng Adobe Acrobat Reader: cho phép gõ tên, vẽ chữ ký hoặc dùng ảnh chữ ký, lưu lại để dùng cho nhiều file. Hợp với người ký thường xuyên.
• Chèn ảnh chữ ký: chữ ký đẹp, giống hệt chữ ký tay, nhưng cần chuẩn bị ảnh trước.

Nếu file của bạn đang ở dạng ảnh hoặc bản scan, hãy xem trước cách mở và đọc file PDF để chắc chắn mở đúng định dạng.

Cách 1: Ký tên bằng Microsoft Edge

1. Nhấp chuột phải vào file PDF, chọn Open with (Mở bằng) > Microsoft Edge.
2. Trên thanh công cụ phía trên, bấm Draw (Vẽ).
3. Chọn màu mực và độ dày nét vẽ phù hợp, nên chọn màu xanh đậm hoặc đen.
4. Giữ chuột trái (hoặc dùng bút, ngón tay trên màn hình cảm ứng) và vẽ chữ ký vào đúng ô cần ký.
5. Nếu vẽ xấu, dùng công cụ Erase (Tẩy) để xóa rồi vẽ lại.
6. Bấm biểu tượng Save (Lưu) hoặc Save as (Lưu thành) để lưu thành file mới, tránh ghi đè file gốc.

Cách 2: Ký bằng Adobe Acrobat Reader

Tải Adobe Acrobat Reader từ trang chủ của hãng rồi làm theo các bước:

1. Mở file PDF bằng Acrobat Reader.
2. Bấm Tools (Công cụ) rồi chọn Fill & Sign (Điền và ký). Ở một số phiên bản, công cụ này nằm sẵn ở thanh bên phải.
3. Bấm Sign yourself (Tự ký), chọn Add signature (Thêm chữ ký).
4. Chọn một trong ba cách tạo chữ ký: Type (Gõ tên), Draw (Vẽ) hoặc Image (Ảnh).
5. Bấm Apply (Áp dụng), rồi bấm vào vị trí cần ký trên trang. Kéo chữ ký để đổi chỗ, kéo góc để đổi kích thước.
6. Vào File > Save as (Lưu thành) để lưu bản đã ký.

Chữ ký được lưu trong chương trình, lần sau bạn chỉ cần chọn lại, không phải vẽ mới. Tên các mục có thể khác chút tùy phiên bản Reader.

Cách 3: Chèn ảnh chữ ký của chính bạn

Cách này cho chữ ký giống hệt chữ ký giấy.

1. Ký tên bằng bút mực đen lên tờ giấy trắng sạch.
2. Chụp ảnh bằng điện thoại ở nơi đủ sáng, giữ ảnh thẳng, không bị bóng đổ.
3. Chép ảnh sang máy tính. Nếu chưa biết cách, xem cách chép ảnh từ điện thoại sang máy tính.
4. Mở ảnh bằng ứng dụng Photos (Ảnh) và cắt sát vùng chữ ký. Có thể xem hướng dẫn cắt, xoay và chỉnh ảnh.
5. Dùng ảnh này ở Adobe Reader bằng lựa chọn Image (Ảnh) ở Cách 2, hoặc chèn vào Word rồi xuất ra PDF.

Muốn nền chữ ký trong suốt, bạn cần công cụ xóa nền. Nếu không, hãy chụp thật sạch trên nền giấy trắng để ảnh không có viền xám.

Chữ ký hình ảnh khác chữ ký số thế nào

Đây là điểm nhiều người nhầm lẫn:

• Chữ ký hình ảnh (vẽ, gõ tên, chèn ảnh) chỉ là hình trên trang giấy. Nó đủ dùng cho những thủ tục nội bộ, đơn từ thông thường, nơi nhận chấp nhận bản ký như vậy.
• Chữ ký số do đơn vị cung cấp dịch vụ chứng thực cấp, gắn với danh tính người ký và phát hiện được việc sửa văn bản sau khi ký. Đây là loại thường được dùng cho hợp đồng, hồ sơ thuế, hồ sơ pháp lý.

Không gửi ảnh chữ ký của bạn cho người lạ hoặc đăng công khai, vì có thể bị lấy dùng vào việc khác.

Một vài lỗi thường gặp

• Chữ ký bị mờ hoặc vỡ nét: chụp lại ảnh ở nơi sáng hơn, hoặc dùng cỡ chữ ký lớn hơn khi chèn.
• Không sửa được file PDF: file có thể bị khóa. Bạn có thể chuyển PDF sang Word để chỉnh, rồi xuất lại PDF.
• Cần ghép nhiều trang đã ký: xem cách ghép và tách file PDF.
• Cần scan tài liệu giấy về máy: dùng cách scan bằng điện thoại và máy in.

Cần hỗ trợ thêm?

Nếu máy bạn không mở được file PDF, cài phần mềm bị lỗi hoặc cần máy in kèm scan để xử lý giấy tờ thường xuyên, bạn có thể ghé cửa hàng để được tư vấn trực tiếp. Gọi hotline ở trang liên hệ hoặc xem dịch vụ sửa chữa nếu máy gặp trục trặc.