Cách dùng Google Drive để lưu và chia sẻ file từ A đến Z

Google Drive là «ổ cứng trên mạng» của tài khoản Gmail: file bạn tải lên được giữ an toàn, mở được trên điện thoại lẫn máy tính, và gửi cho người khác chỉ bằng một đường link. Bài này hướng dẫn từ lúc tải file đầu tiên cho tới cách chia sẻ đúng quyền để không lộ tài liệu.

Bạn chỉ cần một tài khoản Gmail. Nếu chưa có, hãy xem trước cách tạo tài khoản Gmail và đăng nhập trên máy.

Drive dùng để làm gì và miễn phí được bao nhiêu?

Mỗi tài khoản Google thường có 15GB miễn phí, dùng chung cho Drive, Gmail và Google Ảnh. Với tài liệu Word, Excel, PDF thì dung lượng này dùng rất lâu; ảnh và video thì đầy nhanh hơn.

Những việc Drive làm tốt:

• Sao lưu tài liệu quan trọng, lỡ máy hỏng vẫn còn bản trên mạng.
• Gửi file nặng mà Zalo hoặc email không gửi nổi, chỉ cần gửi link.
• Cùng chỉnh một tài liệu với đồng nghiệp, bạn học theo thời gian thực.

Cách tải file lên Google Drive

1. Mở trình duyệt, vào drive.google.com và đăng nhập Gmail.
2. Bấm nút New (Mới) ở góc trên bên trái.
3. Chọn File upload (Tải tệp lên) để đưa từng file, hoặc Folder upload (Tải thư mục lên) để đưa cả thư mục.
4. Chọn file trong cửa sổ hiện ra rồi bấm Open (Mở).
5. Chờ thanh tiến trình ở góc dưới bên phải chạy xong là file đã nằm trong My Drive (Drive của tôi).

Cách nhanh hơn: mở cửa sổ thư mục trên máy, kéo file thả thẳng vào trang Drive đang mở.

Tạo thư mục để Drive gọn gàng

1. Bấm New rồi chọn New folder (Thư mục mới).
2. Đặt tên rõ ràng, ví dụ Hoc-tap-2026 hoặc Hoa-don-ke-toan.
3. Bấm Create (Tạo).
4. Kéo các file liên quan thả vào thư mục.

Nên chia theo năm hoặc theo dự án. Về sau tìm lại sẽ nhanh hơn rất nhiều so với để cả trăm file rải rác. Cách tổ chức thư mục tương tự trên máy được nói trong bài tạo, đổi tên, di chuyển và xóa thư mục.

Cách chia sẻ file bằng link

1. Bấm chuột phải vào file hoặc thư mục, chọn Share (Chia sẻ).
2. Ở mục General access (Quyền truy cập chung), đổi từ Restricted (Bị hạn chế) sang Anyone with the link (Bất kỳ ai có đường liên kết).
3. Bên phải, chọn quyền: Viewer (Người xem), Commenter (Người nhận xét) hoặc Editor (Người chỉnh sửa).
4. Bấm Copy link (Sao chép đường liên kết) rồi dán vào Zalo, email hoặc tin nhắn.

Chia sẻ riêng cho từng người

Thay vì mở cho bất kỳ ai, bạn gõ địa chỉ Gmail của người nhận vào ô Add people and groups (Thêm người và nhóm), chọn quyền rồi bấm Send (Gửi). Chỉ người đó mới mở được file. Cách này an toàn hơn cho hợp đồng, giấy tờ tùy thân, bảng lương.

Làm việc nhiều người trên cùng một tài liệu

Với file Google Docs, Sheets hay Slides, bạn cấp quyền Editor là mọi người sửa cùng lúc, thấy con trỏ của nhau. Mọi thay đổi đều được lưu, bạn xem lại được lịch sử qua File > Version history (Lịch sử phiên bản). File Word hay Excel tải lên vẫn xem được trên Drive, và nếu muốn sửa trực tiếp thì chọn Open with > Google Docs.

Giữ dung lượng Drive không bị đầy

• Vào Storage (Bộ nhớ) ở cột trái để xem file nặng nhất, xóa những gì không cần.
• File xóa vào Trash (Thùng rác) của Drive vẫn tính dung lượng cho tới khi bạn bấm Empty trash (Dọn sạch thùng rác).
• Video và ảnh gốc chiếm nhiều chỗ nhất; hãy nén trước khi tải, xem cách nén và giải nén file zip, rar.
• Nếu thường xuyên thiếu chỗ, dữ liệu lớn nên được lưu trên ổ cứng gắn ngoài hoặc SSD, còn Drive dành cho tài liệu cần chia sẻ.

Tải file từ Drive về máy

Bấm chuột phải vào file chọn Download (Tải xuống). Với thư mục, Drive sẽ nén thành một file zip trước khi tải. File sẽ nằm trong thư mục Downloads của máy, bạn có thể tìm lại theo bài tìm lại file đã lưu trên máy tính.

Cần hỗ trợ thêm?

Nếu bạn muốn cài sẵn Drive trên máy tính, cấu hình đồng bộ tự động hoặc cứu dữ liệu từ ổ cứng cũ lên Drive, bạn có thể mang máy tới cửa hàng để được hỗ trợ. Doanh nghiệp cần giải pháp lưu trữ và sao lưu cho nhiều người có thể xem dịch vụ IT hoặc liên hệ.