Cách hẹn giờ gửi email trong Gmail (máy tính và điện thoại)

Gmail có sẵn tính năng Schedule send (Lên lịch gửi): bạn soạn thư xong, chọn ngày giờ, và thư sẽ tự gửi đúng lúc đó dù bạn đã tắt máy. Rất hợp khi bạn muốn gửi báo cáo vào đầu giờ sáng, chúc mừng sinh nhật đúng 0 giờ hoặc không muốn gửi thư cho sếp lúc nửa đêm.

Bài này hướng dẫn từng bước trên máy tính và điện thoại, kèm cách kiểm tra, đổi giờ hoặc hủy thư đã hẹn. Giao diện Gmail có thể được Google cập nhật nhẹ theo thời gian nhưng vị trí nút gần như không đổi.

Khi nào nên hẹn giờ gửi email?

Hẹn giờ không chỉ để cho tiện, nó còn giúp thư của bạn chuyên nghiệp hơn:

• Gửi đúng múi giờ người nhận: đối tác ở nước ngoài sẽ nhận thư vào đầu giờ làm việc của họ.
• Tránh gửi ngoài giờ: soạn thư lúc 23 giờ nhưng hẹn 8 giờ sáng hôm sau gửi.
• Nhắc việc cho chính mình: hẹn gửi một thư cho chính bạn vào thời điểm cần xử lý.
• Gửi hàng loạt theo đợt: thông báo lịch học, lịch họp, nhắc hạn nộp bài đúng ngày.

Thư hẹn giờ được lưu và gửi từ máy chủ của Google, nên bạn không cần để máy tính hay điện thoại bật.

Cách hẹn giờ gửi email trên máy tính

1. Mở Gmail trên trình duyệt và đăng nhập tài khoản của bạn.
2. Bấm Compose (Soạn thư) ở góc trên bên trái.
3. Nhập người nhận, tiêu đề và nội dung như bình thường, đính kèm file nếu cần.
4. Ở cuối cửa sổ soạn thư, bấm mũi tên nhỏ bên phải nút Send (Gửi). Đừng bấm vào chữ Send vì thư sẽ đi ngay.
5. Chọn Schedule send (Lên lịch gửi).
6. Chọn một mốc gợi ý (ví dụ sáng mai, chiều mai, sáng thứ Hai) hoặc bấm Pick date & time (Chọn ngày và giờ) để tự đặt.
7. Chọn ngày trên lịch, nhập giờ rồi bấm Schedule send (Lên lịch gửi) để xác nhận.

Sau khi hẹn, Gmail báo nhỏ ở góc dưới màn hình. Thư không còn nằm trong Hộp thư đi mà chuyển vào nhãn Scheduled (Đã lên lịch).

Cách hẹn giờ gửi email trên điện thoại

Ứng dụng Gmail trên Android và iPhone cũng có tính năng này:

1. Mở ứng dụng Gmail và bấm nút Compose (Soạn thư).
2. Soạn thư xong, bấm biểu tượng ba chấm ở góc trên bên phải.
3. Chọn Schedule send (Lên lịch gửi).
4. Chọn mốc thời gian gợi ý hoặc Pick date & time (Chọn ngày và giờ).
5. Xác nhận bằng nút Schedule send (Lên lịch gửi).

Nếu bạn dùng cả hai thiết bị, thư hẹn trên điện thoại vẫn hiện trong nhãn Đã lên lịch trên máy tính và ngược lại, vì chúng cùng đồng bộ theo tài khoản.

Xem, sửa giờ hoặc hủy thư đã hẹn

Bạn đổi ý lúc nào cũng được, miễn là thư chưa đến giờ gửi:

1. Ở cột bên trái Gmail, bấm nhãn Scheduled (Đã lên lịch). Nếu không thấy, bấm More (Xem thêm) để mở rộng danh sách nhãn.
2. Mở thư cần chỉnh.
3. Bấm Cancel send (Hủy gửi) ở đầu thư. Thư sẽ quay lại dạng bản nháp.
4. Sửa nội dung nếu muốn, rồi hẹn giờ lại bằng các bước ở trên.

Nếu chỉ muốn gửi sớm hơn, mở thư và chọn gửi ngay thay vì chờ đến giờ hẹn.

Lỗi thường gặp khi hẹn giờ gửi email

Không thấy mục Schedule send

Tính năng nằm ở mũi tên cạnh nút Send, không nằm ở nút Send. Nếu dùng trình duyệt rất cũ, hãy cập nhật trình duyệt hoặc thử trình duyệt khác. Trên điện thoại, cập nhật ứng dụng Gmail lên bản mới nhất từ cửa hàng ứng dụng.

Thư gửi sai giờ

Gmail dùng múi giờ cài trong tài khoản Google và thiết bị của bạn. Nếu bạn đi công tác nước ngoài hoặc máy đang đặt sai múi giờ, giờ hẹn có thể lệch. Hãy kiểm tra lại múi giờ trong phần cài đặt ngày giờ của thiết bị và xác nhận lại giờ khi hẹn.

Thư hẹn không thấy ở đâu

Hãy mở nhãn Đã lên lịch (Scheduled), không phải Hộp thư đi. Gmail không có hộp thư đi riêng như Outlook nên người mới dễ tìm nhầm chỗ.

Thư không gửi được

Nếu đến giờ mà thư không đi, có thể do tài khoản bị giới hạn gửi hoặc địa chỉ người nhận sai. Bạn xem bài không gửi được email trên Outlook, Gmail để dò nguyên nhân.

Đừng quên: tên và chữ ký chuyên nghiệp

Thư hẹn giờ thường là thư công việc, vì vậy nên có chữ ký rõ ràng. Bạn có thể tạo sẵn theo hướng dẫn tạo chữ ký email trong Gmail, Outlook. Với doanh nghiệp muốn gửi thư bằng tên miền riêng, xem thêm email tên miền riêng cho doanh nghiệp.

Cần hỗ trợ thêm?

Nếu bạn gặp lỗi đăng nhập Gmail, thư bị kẹt hoặc cần thiết lập email cho cả công ty, hãy gọi hotline 0943.847.333 hoặc xem trang dịch vụ IT để được hỗ trợ cài đặt trực tiếp. Máy tính chạy chậm khi duyệt web cũng có thể mang tới cửa hàng để kiểm tra miễn phí qua trang sửa chữa.