Không gửi được email trên Outlook, Gmail: nguyên nhân và cách khắc phục

Bạn bấm Gửi nhưng thư nằm mãi trong hộp Outbox (Hộp thư đi), hoặc nhận được thông báo “không gửi được”, “bị trả lại”. Trước khi lo lắng, hãy yên tâm: phần lớn lỗi gửi email đến từ vài nguyên nhân quen thuộc như mất mạng, file đính kèm quá nặng, sai địa chỉ hoặc tài khoản cần đăng nhập lại.

Dưới đây là cách kiểm tra theo thứ tự, áp dụng cho cả Gmail trên trình duyệt và Outlook trên máy tính.

Bước 1: Kiểm tra kết nối mạng

Thư không gửi được khi máy mất mạng hoặc mạng quá yếu. Cách thử nhanh là mở một trang web bất kỳ. Nếu trang không tải, lỗi nằm ở mạng chứ không phải email, xem cách kiểm tra máy tính có kết nối Internet không.

Với Outlook, góc dưới cửa sổ có thể hiện Working Offline (Đang làm việc ngoại tuyến) hoặc Disconnected (Mất kết nối). Khi đó:

1. Mở thẻ Send / Receive (Gửi/Nhận).
2. Bấm Work Offline (Làm việc ngoại tuyến) để tắt chế độ này nếu nó đang sáng.
3. Chờ vài giây rồi bấm Send/Receive All Folders (Gửi/Nhận tất cả thư mục).

Bước 2: Kiểm tra địa chỉ người nhận và nội dung

Một lỗi gõ nhỏ cũng đủ khiến thư bị trả lại.

• Xem lại địa chỉ có đủ ký tự @ và đuôi tên miền, không thừa dấu cách hoặc dấu chấm.
• Địa chỉ có đúng không? Ví dụ nhầm gmail.com với gmal.com. Thông báo trả về thường có dòng như “Address not found (Không tìm thấy địa chỉ)”.
• Nếu gửi cho nhiều người, thử gửi cho từng người để xác định địa chỉ nào gây lỗi.
• Thử bỏ file đính kèm và gửi lại thư trống để xem lỗi nằm ở nội dung hay file.

Bước 3: Kiểm tra dung lượng file đính kèm

Giới hạn dung lượng thư là lý do phổ biến thứ hai. Mỗi dịch vụ có một giới hạn khác nhau và có thể thay đổi, nên bạn hãy xem thông báo lỗi của chính dịch vụ.

• Gmail thường tự gợi ý chuyển file nặng sang Google Drive và gửi dưới dạng liên kết.
• Với Outlook, thư kèm file quá nặng sẽ bị kẹt trong Outbox.
• Cách an toàn: nén file hoặc giảm kích thước ảnh trước khi gửi, xem cách giảm dung lượng ảnh để gửi email, Zalo. Với file thực sự lớn, dùng cách gửi file dung lượng lớn qua mạng.

Gỡ thư kẹt trong Outbox của Outlook

1. Mở thư mục Outbox (Hộp thư đi) ở thanh bên trái.
2. Bấm đúp vào thư bị kẹt để mở lại.
3. Xóa hoặc thay file đính kèm quá nặng, rồi bấm Send (Gửi) lại.
4. Nếu thư vẫn kẹt và không mở được, kéo thư sang thư mục Drafts (Thư nháp) rồi gửi lại từ đây.

Bước 4: Đăng nhập lại tài khoản

Khi bạn đổi mật khẩu, bật xác minh 2 bước hoặc tài khoản bị yêu cầu xác thực lại, Outlook có thể báo lỗi đăng nhập và không gửi được thư.

1. Trong Outlook, vào File (Tệp) > Account Settings (Cài đặt tài khoản) > Account Settings.
2. Chọn tài khoản đang lỗi, bấm Repair (Sửa chữa) nếu có, hoặc thử xóa rồi thêm lại tài khoản.
3. Với Gmail, thử đăng xuất hoàn toàn rồi đăng nhập lại; nếu Google yêu cầu xác minh thì làm theo.

Bạn có thể xem cách thiết lập từ đầu ở bài cách tạo tài khoản Gmail và đăng nhập trên máy tính và cách dùng Outlook quản lý email công việc.

Bước 5: Thử bằng trình duyệt hoặc thiết bị khác

Để biết lỗi ở tài khoản hay ở ứng dụng, hãy thử gửi cùng thư đó bằng trình duyệt (ví dụ vào trang webmail) hoặc điện thoại.

• Gửi được trên web nhưng không gửi được trong Outlook: lỗi nằm ở cấu hình ứng dụng Outlook.
• Không gửi được ở cả hai nơi: lỗi ở tài khoản, dung lượng hộp thư đầy, hoặc bị giới hạn gửi.
• Hộp thư đầy cũng làm gửi hoặc nhận thất bại; hãy xóa thư rác và thư lớn cũ.

Khi thư bị trả lại hoặc vào thư rác

Nếu thư gửi đi nhưng người nhận không thấy, nhờ họ kiểm tra thư mục Spam (Thư rác). Thông báo bị trả lại thường ghi rõ lý do, ví dụ địa chỉ không tồn tại hoặc hộp thư đối phương đã đầy. Hãy đọc kỹ dòng mô tả lỗi thay vì chỉ đoán.

Với email doanh nghiệp dùng tên miền riêng và thấy thư hay vào spam, đó thường là vấn đề cấu hình tên miền, cần người quản trị hệ thống xử lý.

Cần hỗ trợ thêm?

Nếu bạn dùng email công ty và gặp lỗi lặp lại, hoặc cần thiết lập mail theo tên miền riêng, bên mình có hỗ trợ qua dịch vụ IT doanh nghiệp. Còn lỗi trên máy cá nhân, bạn có thể mang máy tới 476 Đường CMT8, Thái Nguyên hoặc gọi 0943.847.333, kiểm tra miễn phí, báo giá trước khi sửa.