Cách tạo bảng trong Word đơn giản, chỉnh đẹp trong 5 phút

Bảng trong Word giúp bạn trình bày danh sách, thời khóa biểu, bảng giá hay báo cáo gọn gàng, dễ đọc hơn nhiều so với gõ khoảng trắng. Bài này hướng dẫn cách tạo bảng, thêm bớt dòng cột, gộp ô, kẻ viền và chỉnh cho đẹp, dùng được cho Word 2016 trở lên, kể cả Microsoft 365.

Nếu bạn chưa quen tạo và lưu tệp Word, hãy xem trước bài Cách tạo file Word mới và lưu đúng chỗ.

Cách 1: Tạo bảng bằng cách rê chuột chọn ô

Đây là cách nhanh nhất cho bảng nhỏ, tối đa khoảng 10 cột và 8 dòng.

1. Đặt con trỏ chuột (dấu nhấp nháy) ở chỗ muốn đặt bảng.
2. Chọn thẻ Insert (Chèn) trên thanh công cụ.
3. Bấm nút Table (Bảng).
4. Rê chuột trên lưới ô vuông: các ô được tô màu cam là số cột và số dòng của bảng. Ví dụ rê 4 ô ngang, 5 ô dọc sẽ được bảng 4 cột, 5 dòng.
5. Bấm chuột trái để chèn bảng.

Cách 2: Chèn bảng với số cột, dòng tự chọn

Cách này hợp với bảng lớn hoặc khi bạn muốn nhập chính xác số lượng.

1. Vào Insert rồi chọn Table.
2. Bấm Insert Table (Chèn bảng).
3. Nhập Number of columns (Số cột) và Number of rows (Số dòng).
4. Ở mục AutoFit behavior, chọn Fixed column width nếu muốn cột đều nhau, hoặc AutoFit to window để bảng tự co giãn vừa trang giấy.
5. Bấm OK.

Cách 3: Biến văn bản có sẵn thành bảng

Giả sử bạn đã gõ danh sách, mỗi dòng gồm tên và số điện thoại, ngăn cách bằng dấu phẩy hoặc phím Tab. Word có thể tự chia thành cột.

1. Bôi đen toàn bộ đoạn văn bản.
2. Vào Insert, bấm Table, chọn Convert Text to Table (Chuyển văn bản thành bảng).
3. Chọn ký tự ngăn cách ở mục Separate text at: Tabs, Commas hoặc Other.
4. Kiểm tra số cột Word đề xuất rồi bấm OK.

Nhập nội dung và thêm dòng, cột

Bấm vào ô bất kỳ rồi gõ nội dung. Nhấn Tab để sang ô kế tiếp. Khi đang ở ô cuối cùng của bảng, nhấn Tab thêm một lần, Word sẽ tự thêm một dòng mới.

Muốn thêm cột hay dòng ở vị trí khác:

1. Bấm vào ô nằm cạnh vị trí cần thêm.
2. Chọn thẻ Layout (Bố cục) xuất hiện khi đang chọn bảng.
3. Bấm Insert Above / Insert Below (Chèn phía trên / dưới) để thêm dòng, hoặc Insert Left / Insert Right (Chèn bên trái / phải) để thêm cột.

Để xóa, bấm vào ô cần xóa, chọn Layout rồi Delete (Xóa) và chọn Delete Rows, Delete Columns hoặc Delete Table.

Gộp ô, tách ô và căn chỉnh

Bảng báo cáo thường cần ô tiêu đề trải dài nhiều cột. Hãy gộp ô như sau:

1. Bôi đen các ô cần gộp (kéo chuột qua chúng).
2. Chuột phải, chọn Merge Cells (Gộp ô).

Cần chia một ô thành nhiều ô thì chuột phải chọn Split Cells (Tách ô) rồi nhập số cột và dòng.

Để căn chữ giữa ô, bôi đen ô cần căn, vào Layout và chọn một trong các nút căn ở nhóm Alignment (Căn chỉnh), ví dụ căn giữa cả chiều ngang lẫn chiều dọc. Số liệu nên căn phải, chữ nên căn trái, tiêu đề căn giữa.

Chỉnh độ rộng, chiều cao và kẻ viền

Kéo đường kẻ giữa hai cột để đổi độ rộng. Muốn các cột đều nhau, bôi đen bảng, vào Layout rồi bấm Distribute Columns (Phân bố đều cột). Tương tự với Distribute Rows cho các dòng.

Để kẻ viền hoặc đổi màu:

1. Bấm vào bảng, chọn thẻ Table Design (Thiết kế bảng).
2. Ở nhóm Table Styles, chọn một kiểu có sẵn cho nhanh.
3. Hoặc bấm Borders (Viền) để chọn kẻ tất cả viền (All Borders), chỉ viền ngoài (Outside Borders) hoặc bỏ viền (No Border).
4. Dùng Shading (Tô màu nền) để tô màu dòng tiêu đề.

Bảng dài nhiều trang: lặp lại dòng tiêu đề

Nếu bảng kéo sang trang sau mà không có tiêu đề, người đọc sẽ khó theo dõi. Hãy bấm vào dòng đầu tiên, chọn thẻ Layout và bấm Repeat Header Rows (Lặp lại dòng tiêu đề). Từ trang thứ hai trở đi, dòng tiêu đề sẽ tự hiện lại.

Bạn cũng nên tắt tình trạng một dòng bị cắt đôi giữa hai trang: chuột phải vào bảng, chọn Table Properties, thẻ Row, bỏ dấu tích ở Allow row to break across pages.

Lỗi thường gặp

• Bảng tràn ra ngoài lề giấy: bấm vào bảng, vào Layout, chọn AutoFit (Tự khớp) rồi AutoFit Window.
• Không xóa được dòng trống sau bảng: Word luôn giữ một đoạn trống sau bảng nếu bảng ở cuối trang. Bạn giảm cỡ chữ của dòng trống đó xuống 1 để nó lọt vào trang.
• Số trong bảng bị lệch: chọn cột đó và đặt căn phải để các chữ số thẳng hàng.

Đừng quên in thử một bản trước khi in nhiều. Xem thêm bài Cách in tài liệu Word, PDF từ máy tính và nếu cần máy in, xem danh mục máy in.

Cần hỗ trợ thêm?

Nếu Word của bạn bị lỗi, không mở được hoặc cần cài lại bộ Office, bạn có thể mang máy tới cửa hàng để kỹ thuật viên kiểm tra miễn phí, hoặc nhắn qua trang liên hệ để được hướng dẫn.