Cách tạo bộ lọc tự động phân loại thư trong Gmail

Hộp thư Gmail đầy thư quảng cáo, hóa đơn, thông báo mạng xã hội khiến bạn khó thấy thư quan trọng? Bộ lọc (filter) của Gmail giúp bạn tự động gắn nhãn, cất thư vào mục riêng, đánh dấu sao hoặc đã đọc ngay khi thư vừa tới, không phải dọn tay mỗi ngày.

Bài này hướng dẫn tạo bộ lọc trên máy tính từng bước, kèm vài ví dụ thực tế cho người đi làm và chủ cửa hàng nhỏ.

Bộ lọc Gmail làm được những gì?

Một bộ lọc gồm hai phần: điều kiện (thư nào thì áp dụng) và hành động (làm gì với thư đó). Điều kiện có thể là người gửi, người nhận, chủ đề, từ khóa trong nội dung, hoặc thư có đính kèm. Hành động gồm:

• Áp nhãn (label) để gom thư theo nhóm, ví dụ “Hóa đơn”, “Khách hàng”.
• Bỏ qua Hộp thư đến (lưu trữ) để thư không làm rối danh sách chính.
• Đánh dấu là đã đọc, gắn sao, hoặc đánh dấu quan trọng.
• Không bao giờ gửi vào Thư rác, hoặc xóa thư ngay.
• Chuyển tiếp sang một địa chỉ khác (cần xác nhận địa chỉ nhận trước).

Hãy hình dung bộ lọc như một nhân viên phân loại thư: bạn nói trước quy tắc, nó làm thay bạn mỗi lần có thư mới.

Cách tạo bộ lọc từ ô tìm kiếm

Gmail chỉ cho tạo bộ lọc trên bản web (mở trình duyệt trên máy tính), ứng dụng điện thoại không có mục này. Thực hiện như sau:

1. Mở Gmail trên trình duyệt và đăng nhập.
2. Bấm vào biểu tượng Show search options (Hiện tùy chọn tìm kiếm) ở cuối bên phải ô tìm kiếm phía trên.
3. Nhập điều kiện: From (Từ) là người gửi, Subject (Chủ đề), hoặc Has the words (Có các từ) cho từ khóa trong nội dung.
4. Bấm Create filter (Tạo bộ lọc) ở góc dưới bên phải hộp thoại.
5. Tick các hành động muốn áp dụng, ví dụ Apply the label (Áp nhãn) rồi chọn hoặc tạo nhãn mới, và Skip the Inbox (Archive it) (Bỏ qua Hộp thư đến).
6. Tick thêm Also apply filter to matching conversations (Cũng áp dụng bộ lọc cho các cuộc hội thoại phù hợp) nếu muốn xử lý luôn những thư đã có sẵn.
7. Bấm Create filter để hoàn tất.

Cách tạo nhanh từ một lá thư đang mở

Khi đang đọc một thư và muốn lọc những thư giống nó, bạn không cần gõ lại điều kiện:

1. Mở lá thư cần lọc.
2. Bấm biểu tượng ba chấm More (Thêm) ở thanh công cụ phía trên thư.
3. Chọn Filter messages like this (Lọc thư tương tự).
4. Gmail tự điền người gửi, bạn chỉnh lại nếu cần rồi bấm Create filter.
5. Chọn hành động như ở phần trên và xác nhận.

Ba ví dụ bộ lọc hữu ích

Gom hóa đơn và biên nhận vào một nhãn

Trong ô Has the words, gõ hóa đơn OR biên nhận OR invoice. Chọn áp nhãn “Hóa đơn” và tick Star it (Gắn sao). Cuối tháng bạn chỉ cần mở nhãn này để đối chiếu chi phí.

Cất thư quảng cáo, bản tin không cần đọc ngay

Tạo bộ lọc theo địa chỉ người gửi của bản tin, chọn Skip the Inbox và Mark as read (Đánh dấu là đã đọc), rồi áp nhãn “Bản tin”. Thư vẫn nằm trong nhãn để bạn xem khi rảnh, nhưng không làm hộp thư chính nhảy số liên tục.

Luôn đưa thư của khách hàng lên ưu tiên

Tạo bộ lọc với From là địa chỉ khách quen, chọn Never send it to Spam (Không bao giờ gửi vào Thư rác) và Always mark it as important (Luôn đánh dấu là quan trọng). Cách này tránh bỏ sót thư kinh doanh rơi nhầm vào thư rác.

Quản lý, sửa và xóa bộ lọc

Khi có nhiều bộ lọc, bạn nên rà lại định kỳ:

1. Bấm biểu tượng bánh răng Settings (Cài đặt) ở góc phải trên, chọn See all settings (Xem tất cả chế độ cài đặt).
2. Chuyển sang thẻ Filters and Blocked Addresses (Bộ lọc và địa chỉ bị chặn).
3. Bấm edit (chỉnh sửa) để đổi quy tắc hoặc delete (xóa) để bỏ bộ lọc không còn dùng.
4. Dùng Export (Xuất) để sao lưu bộ lọc thành file, hoặc Import filters (Nhập bộ lọc) để đưa sang tài khoản khác.

Bộ lọc không xóa nhãn đã gắn trước đó khi bạn xóa bộ lọc. Muốn bỏ nhãn, bạn xóa nhãn trong danh sách nhãn bên trái.

Lỗi thường gặp khi dùng bộ lọc

• Thư vẫn nằm trong Hộp thư đến: kiểm tra bạn đã tick “Skip the Inbox” chưa, hoặc có bộ lọc khác đang chồng lên.
• Thư bị mất khỏi hộp thư: thư đã được lưu trữ và gắn nhãn. Bấm nhãn tương ứng hoặc mục All Mail (Tất cả thư) để tìm lại.
• Điều kiện quá rộng: lọc theo từ khóa chung như “giảm giá” có thể vô tình cất cả thư quan trọng. Ưu tiên lọc theo địa chỉ người gửi cụ thể.

Nếu bạn đang gửi thư nhiều, xem thêm cách đính kèm file và gửi email bằng Gmail và cách tạo chữ ký email để thư chuyên nghiệp hơn.

Cần hỗ trợ thêm?

Nếu hộp thư của bạn là tài khoản doanh nghiệp cần thiết lập đồng bộ nhiều máy, hãy xem dịch vụ IT cho doanh nghiệp. Còn nếu máy tính đang chậm hoặc gặp lỗi khiến bạn không đăng nhập được, bạn có thể mang máy tới cửa hàng để kiểm tra miễn phí qua trang sửa chữa.