Cách đính kèm file và gửi email bằng Gmail trên máy tính

Gửi một email có file đính kèm là thao tác văn phòng cơ bản, nhưng nhiều người vẫn lúng túng khi file quá nặng hoặc không biết thư đã gửi chưa. Bài này hướng dẫn từng bước trên máy tính, từ soạn thư, đính kèm file cho tới xử lý các lỗi hay gặp.

Bạn cần có tài khoản Gmail. Nếu chưa có, xem trước cách tạo tài khoản Gmail và đăng nhập trên máy tính.

Soạn một email mới

1. Mở trình duyệt (Chrome, Edge hoặc Cốc Cốc) và vào trang Gmail, đăng nhập tài khoản của bạn.
2. Bấm nút Soạn thư (Compose) ở góc trên bên trái. Một cửa sổ nhỏ hiện ở góc phải phía dưới màn hình.
3. Ở ô Tới (To), nhập địa chỉ email người nhận, ví dụ ten@gmail.com. Gõ nhiều người thì cách nhau bằng dấu phẩy hoặc Enter.
4. Ở ô Chủ đề (Subject), ghi ngắn gọn nội dung, ví dụ «Báo giá tháng 11 - Công ty ABC».
5. Gõ nội dung thư vào phần thân bên dưới.

Đính kèm file từ máy tính

Có ba cách, cách nào cũng cho cùng kết quả.

Cách 1: Bấm biểu tượng kẹp giấy

1. Trong cửa sổ soạn thư, bấm biểu tượng kẹp giấy (Attach files) ở thanh công cụ dưới cùng.
2. Chọn file trong cửa sổ hiện ra (giữ Ctrl và bấm để chọn nhiều file cùng lúc).
3. Bấm Open (Mở). Tên file xuất hiện ở cuối thư kèm dấu X để gỡ nếu chọn nhầm.

Cách 2: Kéo thả

Mở thư mục chứa file, kéo file thả trực tiếp vào cửa sổ soạn thư. Khi thấy dòng chữ «Thả tệp vào đây», bạn thả chuột ra.

Cách 3: Chèn ảnh vào giữa nội dung

Bấm biểu tượng Chèn ảnh (Insert photo) để ảnh nằm ngay trong thân thư thay vì đính kèm. Cách này hợp với ảnh nhỏ, cần người nhận xem ngay.

Trước khi gửi, hãy chờ thanh tải lên chạy xong. Nếu gửi khi file chưa tải xong, bạn có thể gặp báo lỗi hoặc thư thiếu file.

Giới hạn dung lượng file đính kèm

Gmail cho phép đính kèm tổng tối đa khoảng 25MB mỗi thư. Vượt mức đó, Gmail tự đề nghị chuyển file lên Google Drive và gửi dưới dạng liên kết. Với file nặng như video, bạn nên làm theo hướng này:

1. Chọn file như bình thường, Gmail sẽ hỏi và tự tải lên Drive.
2. Trong thư xuất hiện liên kết thay vì file.
3. Kiểm tra quyền chia sẻ: bấm vào liên kết và chọn quyền Người xem hoặc Người chỉnh sửa. Người nhận chưa được cấp quyền sẽ không mở được.

Nếu cần gửi nhiều file nhỏ, hãy nén lại bằng ZIP trước. Xem cách nén và giải nén file ZIP, RAR. Với ảnh quá nặng, làm theo cách giảm dung lượng ảnh để gửi email, Zalo.

Thêm Cc, Bcc và gửi thư

• Cc: gửi bản sao công khai. Mọi người nhận đều nhìn thấy địa chỉ của nhau.
• Bcc: gửi bản sao ẩn. Người nhận không thấy địa chỉ của những người khác, nên dùng khi gửi cho nhiều khách hàng.

Bấm Cc hoặc Bcc ở bên phải ô «Tới» để hiện ô nhập. Sau khi kiểm tra kỹ người nhận, nội dung và file, bấm nút Gửi (Send) màu xanh. Bạn cũng có thể bấm Ctrl + Enter để gửi nhanh.

Gửi nhầm thì sao?

Sau khi bấm Gửi, phía dưới trái màn hình hiện thông báo «Đã gửi thư» kèm nút Hoàn tác (Undo). Bạn chỉ có vài giây để bấm. Để có thêm thời gian, vào Cài đặt (Settings) > Xem tất cả chế độ cài đặt > thẻ Chung > Hoàn tác gửi và chọn thời gian hủy lên tới 30 giây.

Nếu quên chưa đính kèm file, đừng lo: nếu thư có chữ như «đính kèm» mà không có file, Gmail thường hiện cảnh báo trước khi gửi, nhưng không phải lúc nào cũng nhận ra. Hãy tự kiểm tra lại.

Lỗi thường gặp

• Thư không gửi được: kiểm tra kết nối mạng và dung lượng file. Thư bị lưu trong mục Thư nháp (Drafts) nếu chưa gửi.
• Người nhận không thấy thư: nhờ họ kiểm tra mục Spam, đồng thời kiểm tra lại địa chỉ email có gõ sai không.
• Không mở được file người khác gửi: có thể máy thiếu phần mềm đọc. Xem cách mở và đọc file PDF trên máy tính.

Cần hỗ trợ thêm?

Nếu bạn vẫn không đăng nhập được Gmail hoặc máy hay treo khi tải file lên, hãy gọi hotline hoặc mang máy tới cửa hàng để kỹ thuật viên kiểm tra. Bạn cũng có thể xem trang liên hệ để chọn cách trao đổi thuận tiện.