Cách truy cập máy tính văn phòng từ xa an toàn

Làm việc từ nhà, đi công tác nhưng vẫn cần mở file trên máy ở văn phòng là nhu cầu rất thật. Vấn đề là cách làm sai, ví dụ mở thẳng cổng điều khiển từ xa ra Internet, có thể biến máy văn phòng thành mục tiêu tấn công. Cách an toàn là đi qua VPN hoặc một công cụ điều khiển từ xa có xác thực hai lớp, đồng thời siết quyền truy cập.

Bài này nói về các lựa chọn, cách chọn cho từng quy mô và checklist bảo mật. Hướng dẫn thao tác chi tiết từng công cụ có ở các bài liên quan được liên kết bên dưới.

Ba cách truy cập từ xa phổ biến

1. VPN về mạng văn phòng. Bạn kết nối VPN tới router hoặc tường lửa của văn phòng, máy ở nhà trở thành như đang ngồi trong mạng nội bộ. Sau đó dùng Remote Desktop hoặc truy cập thư mục chia sẻ như bình thường. Đây là cách được ưu tiên vì không phải mở cổng điều khiển trực tiếp ra Internet. Xem thêm VPN là gì, khi nào cần dùng.

2. Remote Desktop của Windows. Nhờ tính năng này, bạn điều khiển màn hình máy văn phòng như đang ngồi trước nó. Máy được điều khiển cần chạy Windows bản Pro trở lên (bản Home không làm máy chủ được). Cách thiết lập có ở bài dùng Remote Desktop điều khiển máy tính từ xa.

3. Phần mềm điều khiển từ xa của bên thứ ba. Công cụ như UltraViewer, AnyDesk hay TeamViewer tiện, ít phải cấu hình mạng. Nhược điểm là phụ thuộc dịch vụ trung gian và dễ bị kẻ gian lợi dụng nếu bạn đưa mã cho người lạ. Xem so sánh ở chọn phần mềm điều khiển từ xa nào.

Chọn cách nào cho phù hợp

• Chỉ một hai máy, dùng thỉnh thoảng: phần mềm điều khiển từ xa có xác thực hai yếu tố là đủ, miễn bạn bảo vệ tài khoản cẩn thận.
• Nhiều nhân viên, cần truy cập thư mục chung, phần mềm nội bộ: nên dùng VPN kết hợp Remote Desktop hoặc truy cập trực tiếp.
• Có dữ liệu khách hàng, kế toán nhạy cảm: nên có người phụ trách IT thiết lập, ghi nhật ký truy cập và phân quyền.

Nếu cần hỗ trợ thiết lập cho doanh nghiệp, bạn có thể tham khảo dịch vụ vận hành hệ thống IT hoặc dịch vụ IT của cửa hàng.

Các bước chuẩn bị máy văn phòng

1. Cập nhật Windows và phần mềm. Vào Settings (Cài đặt), chọn Windows Update rồi cài bản cập nhật mới nhất. Lỗ hổng cũ là điểm yếu bị khai thác nhiều nhất.
2. Đặt mật khẩu mạnh cho mọi tài khoản trên máy, tránh tài khoản không mật khẩu hay mật khẩu mặc định.
3. Bật xác thực hai lớp cho tài khoản liên quan: tài khoản Microsoft, tài khoản công cụ điều khiển từ xa, email.
4. Chỉ bật Remote Desktop khi cần: vào Settings > System > Remote Desktop (Cài đặt > Hệ thống > Máy tính từ xa) và bật, đồng thời giữ lại tùy chọn yêu cầu xác thực mức mạng (NLA). Tắt hẳn khi không dùng, xem cách tắt Remote Desktop và kết nối từ xa không dùng tới.
5. Giới hạn người được phép kết nối: trong mục Remote Desktop, bấm Select users that can remotely access this PC (Chọn người dùng...) và chỉ thêm người cần thiết.
6. Để máy luôn bật nguồn và không ngủ trong giờ cần truy cập; kiểm tra phần Power & battery (Nguồn & pin) để tránh máy tự sleep. Dùng bộ lưu điện nếu điện không ổn định.
7. Bật Windows Security (tường lửa, chống virus) và không tắt để “kết nối cho dễ”.

Thói quen khi truy cập từ xa

• Chỉ đăng nhập từ thiết bị của bạn, đã cập nhật và có chống virus. Tránh dùng máy quán net hay máy công cộng.
• Khi dùng Wi-Fi công cộng, hãy kết nối qua VPN; không nhập mật khẩu qua mạng không rõ nguồn gốc.
• Không lưu mật khẩu truy cập từ xa trên thiết bị dùng chung.
• Đăng xuất hoặc ngắt kết nối khi xong việc, không để phiên điều khiển treo.
• Nhân viên nghỉ việc phải bị thu hồi quyền truy cập ngay trong ngày.
• Nếu có người lạ gọi điện nhờ cài công cụ điều khiển từ xa “để hỗ trợ”, đó là dấu hiệu lừa đảo; xem máy tính bị điều khiển từ xa trái phép.

Với nhân viên làm việc tại nhà, bạn có thể tham khảo thêm chuẩn bị máy tính cho nhân viên làm việc từ xa.

Dấu hiệu cần kiểm tra ngay

Hãy dừng và kiểm tra nếu thấy:

• Chuột tự di chuyển khi không có ai ngồi máy.
• Có phiên đăng nhập vào ban đêm hoặc giờ bất thường trong nhật ký.
• Xuất hiện phần mềm điều khiển từ xa bạn không cài.
• File bị đổi tên, mã hóa hoặc xuất hiện thông báo đòi tiền.

Khi đó, hãy ngắt máy khỏi mạng, đổi mật khẩu từ một thiết bị sạch và nhờ kỹ thuật viên kiểm tra thay vì tự xử lý.

Cần hỗ trợ thêm?

Nếu văn phòng của bạn cần thiết lập VPN, cấp quyền truy cập từ xa hoặc kiểm tra các máy đang để mở cổng, hãy liên hệ với cửa hàng qua hotline hoặc Zalo 0943.847.333 để được tư vấn. Máy có dấu hiệu bị điều khiển, bạn có thể mang tới để kỹ thuật viên kiểm tra.