Cách vẽ sơ đồ tổ chức bằng SmartArt trong Word, PowerPoint

SmartArt là công cụ có sẵn trong Word, PowerPoint và Excel, giúp bạn dựng sơ đồ tổ chức (org chart) nhanh mà không cần vẽ từng ô và nối từng mũi tên. Bạn chỉ nhập chức danh, SmartArt tự căn chỉnh, thêm cấp bậc cũng chỉ vài cú nhấp.

Bài này hướng dẫn từng bước cho sơ đồ tổ chức công ty nhỏ, từ chọn mẫu, thêm nhân sự, chỉnh màu đến xuất ra ảnh hoặc PDF để in.

SmartArt nằm ở đâu?

Trong Word, PowerPoint hoặc Excel, vào thẻ Insert (Chèn), nhóm Illustrations (Minh họa), chọn SmartArt. Nếu bạn dùng Word hoặc PowerPoint trên máy chưa có bản quyền đầy đủ, một số tính năng có thể bị hạn chế. Bạn có thể xem thêm bài cách dùng Office miễn phí hợp pháp.

Bước 1: Chèn mẫu sơ đồ tổ chức

1. Mở tài liệu Word hoặc slide PowerPoint trống.
2. Vào Insert > SmartArt.
3. Trong hộp thoại Choose a SmartArt Graphic (Chọn đồ họa SmartArt), chọn nhóm Hierarchy (Phân cấp) ở bên trái.
4. Chọn mẫu Organization Chart (Sơ đồ tổ chức) ở đầu danh sách.
5. Bấm OK.

Sơ đồ mẫu sẽ hiện ra với vài ô trống, kèm khung Text Pane (Ngăn văn bản) bên trái. Nếu không thấy khung này, bấm vào mũi tên nhỏ ở cạnh trái sơ đồ.

Bước 2: Nhập chức danh và tên người

1. Bấm vào từng ô và gõ trực tiếp, hoặc gõ trong Text Pane.
2. Ô trên cùng thường là Giám đốc hoặc Chủ cửa hàng.
3. Mỗi dòng trong Text Pane tương ứng một ô. Nhấn Enter để thêm ô cùng cấp, Tab để hạ xuống cấp dưới, Shift + Tab để nâng cấp lên.

Nên ghi ngắn gọn, ví dụ "Kế toán - Nguyễn Văn A" để các ô gọn, dễ in.

Bước 3: Thêm hoặc xóa ô trong sơ đồ

1. Bấm chọn một ô trong sơ đồ.
2. Vào thẻ SmartArt Design (Thiết kế SmartArt) > nhóm Create Graphic (Tạo đồ họa) > Add Shape (Thêm hình).
3. Chọn vị trí thêm: Add Shape After (Thêm sau), Add Shape Before (Thêm trước), Add Shape Above (Thêm phía trên), Add Shape Below (Thêm phía dưới) hoặc Add Assistant (Thêm trợ lý).
4. Để xóa ô, chọn ô rồi nhấn Delete.

Add Assistant dùng cho vị trí trợ lý, thư ký, được vẽ nằm bên cạnh nhánh trực tiếp bên dưới sếp. Còn các phòng ban nên dùng Add Shape Below.

Bước 4: Đổi màu và kiểu dáng

1. Chọn sơ đồ.
2. Ở thẻ SmartArt Design, bấm Change Colors (Đổi màu) để chọn bảng màu.
3. Chọn một kiểu trong SmartArt Styles để thêm đổ bóng hoặc hiệu ứng nổi.
4. Muốn tô màu riêng cho một ô: chọn ô, vào thẻ Format (Định dạng) > Shape Fill (Màu tô hình).

Không nên dùng quá nhiều màu. Mỗi cấp một màu (lãnh đạo đậm, phòng ban nhạt hơn) sẽ dễ đọc nhất.

Bước 5: Chỉnh cỡ chữ và căn chỉnh

• Nếu chữ quá nhỏ, chọn sơ đồ rồi vào Home > Font Size tăng cỡ chữ. SmartArt tự điều chỉnh khung.
• Kéo góc của sơ đồ để thu phóng. Giữ Shift để giữ tỷ lệ.
• Ở Word, bấm Layout Options (Tùy chọn bố cục) cạnh sơ đồ, chọn In Line with Text hoặc Square để quyết định cách chữ chạy quanh.

Xuất sơ đồ ra ảnh hoặc PDF

1. Chuột phải vào viền sơ đồ, chọn Save as Picture (Lưu thành ảnh).
2. Chọn định dạng PNG để dán vào bài khác hoặc PDF để gửi.

Nếu bạn làm sơ đồ trong PowerPoint để thuyết trình, xem cách trình chiếu ở bài cách làm slide thuyết trình PowerPoint cơ bản. Trong Word, khi cần kết hợp bảng biểu với sơ đồ, xem cách tạo bảng trong Word đơn giản.

Các lỗi hay gặp

• Không thấy mẫu Organization Chart: bạn chưa chọn nhóm Hierarchy, hoặc bản Office quá cũ.
• Sơ đồ bị tràn trang: thu nhỏ, hoặc chuyển trang sang hướng ngang trong Layout > Orientation > Landscape.
• Mất định dạng khi gửi sang máy khác: lưu thành PDF hoặc ảnh trước khi gửi.

Cần hỗ trợ thêm?

Nếu máy bạn mở Word, PowerPoint chậm hoặc bị lỗi, bạn có thể mang tới cửa hàng để được kiểm tra miễn phí. Với doanh nghiệp cần sắp xếp hệ thống máy tính và công cụ làm việc theo từng phòng ban, hãy xem dịch vụ IT doanh nghiệp. Cần hỏi nhanh, gọi hotline 0943.847.333.