Danh sách mua sắm khi chuyển văn phòng: máy tính, mạng, máy in

Chuyển văn phòng, bạn dễ nghĩ đến bàn ghế, tủ hồ sơ mà quên rằng phần công nghệ mới là thứ làm cả công ty ngừng việc nếu trục trặc: mạng chưa kéo, máy in mất kết nối, máy tính hỏng dọc đường. Nếu lên danh sách sớm, bạn chuyển xong là làm việc được ngay.

Bài này là checklist chia theo thời điểm (trước, trong, sau khi chuyển) cho nhóm văn phòng nhỏ khoảng vài chục máy trở xuống, kèm gợi ý món nào nên mua mới và món nào mang theo.

Trước khi chuyển: kiểm kê và lên kế hoạch

Đây là giai đoạn quan trọng nhất, nên bắt đầu từ vài tuần trước ngày chuyển.

1. Kiểm kê thiết bị: lập bảng gồm tên máy, người dùng, cấu hình, tình trạng, còn bảo hành không. Xem cách đọc phiếu bảo hành để biết thiết bị nào còn được bảo hành.
2. Quyết định mang theo hay thay mới: máy chạy tốt thì mang theo; máy chậm, hay lỗi thì tận dụng dịp chuyển để thay.
3. Khảo sát mặt bằng mới: số ổ điện, vị trí ổ cắm mạng, chỗ đặt tủ mạng và máy in, độ dày tường (ảnh hưởng sóng Wi-Fi).
4. Liên hệ nhà mạng để kéo đường Internet trước ngày chuyển. Thường mất thời gian chờ nên làm sớm.
5. Sao lưu dữ liệu của tất cả máy sang ổ di động hoặc đám mây trước khi tháo máy.

Danh sách máy tính

Phân loại máy theo công việc để quyết định:

• Máy kế toán, hành chính: dùng được nhiều năm nếu có SSD. Máy còn tốt thì mang theo, cân nhắc nâng RAM/SSD thay vì mua mới.
• Máy thiết kế, dựng hình: kiểm tra card đồ họa và RAM trước khi chuyển.
• Máy cũ trên 5–6 năm, hay đơ: nên thay hoặc nâng cấp. Các bộ PC như CT Office i5 hợp cho nhân sự văn phòng đa số.

Bạn có thể dùng công cụ Build PC để tự dựng cấu hình riêng cho từng vị trí công việc. Nếu máy cũ còn giá trị, có thể tham khảo thu mua máy cũ, thu cũ đổi mới.

Danh sách mạng

Mạng là hạ tầng dễ bị xem nhẹ. Cần chuẩn bị:

• Router hoặc thiết bị cân bằng tải phù hợp số người dùng. Văn phòng nhỏ có thể dùng router Wi-Fi 6 như TP-Link Archer AX55.
• Switch nếu số cổng LAN không đủ, ví dụ TP-Link TL-SG1008D 8 cổng Gigabit.
• Dây mạng đủ dài, bấm sẵn hoặc đi âm tường. Xem cách chọn cáp mạng Cat5e và Cat6.
• Bộ phát phụ hoặc mesh nếu văn phòng nhiều phòng, nhiều tầng.

Máy cố định như máy kế toán, máy in nên cắm dây LAN. Wi-Fi để dành cho laptop và điện thoại.

Đặt tên và sơ đồ

Dán nhãn lên đầu dây mạng, ghi số ổ cắm tương ứng. Việc này tốn nửa tiếng nhưng tiết kiệm hàng giờ về sau khi cần xử lý sự cố.

Danh sách máy in và thiết bị ngoại vi

Máy in là thiết bị hay hỏng khi vận chuyển, và cũng hay mất kết nối sau khi đổi mạng.

1. Tháo hộp mực/ống mực khi cần, bọc chống rung theo hướng dẫn của hãng trước khi chuyển.
2. Ghi lại cách kết nối cũ (USB, LAN hay Wi-Fi). Sau khi đổi mạng, địa chỉ máy in thay đổi nên cần cài lại. Xem cách kết nối máy in qua mạng LAN, Wi-Fi.
3. Nếu cần thay, Brother HL-L2321D in laser 2 mặt hợp văn phòng in nhiều, còn Epson EcoTank L3250 hợp khi cần in màu.

Ngoài ra đừng quên màn hình, bàn phím, chuột, webcam họp online, loa và ổ cắm có chống sét hoặc UPS cho máy chủ, máy kế toán.

Trong ngày chuyển và sau khi chuyển

• Chụp ảnh mặt sau máy (cắm dây gì vào cổng nào) trước khi tháo.
• Cho từng máy vào thùng riêng, có đệm, ghi tên người dùng bên ngoài.
• Tắt máy hoàn toàn và rút điện trước khi tháo. Với máy bàn, nếu không quen, nhờ kỹ thuật viên tháo lắp.
• Sau khi lắp: bật mạng trước, rồi bật từng máy, kiểm tra Internet, máy in, ổ chia sẻ file.
• Đổi hoặc cập nhật mật khẩu Wi-Fi mới, tránh dùng lại mật khẩu cũ nếu từng chia sẻ cho nhiều người.

Cần hỗ trợ thêm?

Nếu văn phòng của bạn nhiều thiết bị và không muốn gián đoạn công việc, Cường Tech có dịch vụ hỗ trợ IT doanh nghiệp và vận hành hệ thống CNTT. Bạn cũng có thể gọi 0943.847.333 hoặc ghé 476 Đường CMT8, Thái Nguyên để bàn phương án phù hợp.