Hộp thư Outlook bị đầy: cách dọn dung lượng và giải phóng chỗ trống
Outlook báo hộp thư đầy, không gửi nhận được? Cách tìm thư nặng, xóa thùng rác, lưu trữ, xuất PST và dọn mailbox để giải phóng dung lượng an toàn.
Thông báo kiểu “Your mailbox is full” (hộp thư của bạn đã đầy) nghĩa là dung lượng tài khoản email trên máy chủ đã chạm giới hạn. Lúc này thư mới có thể bị trả về, và bạn cũng không gửi được thư mới. Nguyên nhân chủ yếu là những thư có tệp đính kèm nặng nằm lâu năm.
Bài này hướng dẫn tìm đúng thư nặng, dọn những phần ít người nhớ (thùng rác, thư rác, mục đã gửi) và lưu trữ phần cần giữ mà không mất dữ liệu.
Hiểu đúng: dung lượng nằm ở máy chủ hay trên máy bạn?
Có hai loại giới hạn dễ bị nhầm:
- Dung lượng hộp thư trên máy chủ: do nhà cung cấp quy định (Outlook.com, Microsoft 365, email công ty). Đây là chỗ báo đầy. Mức giới hạn tùy gói tài khoản của bạn.
- Dung lượng ổ cứng trên máy tính: ổ C đầy thì Outlook cũng chạy chậm hoặc lỗi, nhưng thông báo sẽ khác.
Nếu là email công ty, giới hạn do quản trị viên đặt. Bạn có thể nhờ bộ phận IT nâng hạn mức hoặc bật lưu trữ tự động.
Bước 1: Xem hộp thư đang dùng bao nhiêu
Với Outlook.com hoặc Microsoft 365 trên web: bấm biểu tượng bánh răng, mở Settings (Cài đặt) > General (Chung) > Storage (Lưu trữ) để xem dung lượng đã dùng.
Với Outlook trên máy tính (bản cổ điển): vào File (Tệp) > Info (Thông tin) > Tools (Công cụ) > Mailbox Cleanup (Dọn dẹp hộp thư) rồi bấm View Mailbox Size (Xem kích thước hộp thư) để biết thư mục nào nặng nhất. Giao diện bản Outlook mới có thể khác, bạn dùng phiên bản web hoặc quản lý dung lượng ở trang tài khoản.
Bước 2: Tìm các thư nặng
Thư có tệp đính kèm lớn (ảnh, video, file thiết kế, PDF scan) là thủ phạm chính.
- Bấm vào ô tìm kiếm ở đầu cửa sổ Outlook.
- Gõ `hasattachments:yes messagesize:>5MB` (tìm thư có tệp đính kèm lớn hơn 5MB). Có thể đổi số thành 10MB hay 20MB.
- Sắp xếp kết quả theo Size (Kích thước) từ lớn xuống nhỏ.
- Mở từng thư, lưu tệp đính kèm về thư mục trên máy tính hoặc ổ lưu trữ, rồi xóa thư.
Bước 3: Dọn thùng rác, thư rác và mục đã gửi
Thư xóa không biến mất ngay mà chuyển vào Deleted Items (Mục đã xóa) và vẫn chiếm dung lượng.
- Bấm chuột phải Deleted Items và chọn Empty folder (Làm trống thư mục).
- Làm tương tự với Junk Email (Thư rác).
- Kiểm tra thư mục Sent Items (Mục đã gửi). Các thư đã gửi kèm file nặng cũng chiếm chỗ không kém thư nhận.
- Với bản Outlook web, kiểm tra thêm mục Recoverable Items (Mục có thể khôi phục) nếu thấy dung lượng vẫn cao.
Bước 4: Lưu trữ thư cũ (Archive)
Thư cũ bạn vẫn cần giữ nhưng không cần xem hằng ngày nên được lưu trữ.
- Chọn thư, bấm Archive (Lưu trữ) để chuyển vào thư mục Archive. Lưu ý: với một số tài khoản, thư mục Archive vẫn nằm trên máy chủ nên chưa chắc giải phóng dung lượng.
- Với Outlook bản máy tính, dùng Archive theo thời gian hoặc xuất ra file .pst về máy: File > Open & Export (Mở & Xuất) > Import/Export (Nhập/Xuất) > Export to a file (Xuất ra tệp) > Outlook Data File (.pst). Chọn thư mục cần xuất và nơi lưu.
Sau khi xuất file .pst và kiểm tra mở được, bạn mới xóa thư trên máy chủ để lấy lại dung lượng. File .pst cần sao lưu cẩn thận, vì mất file là mất thư. Hãy cất bản sao ở ổ khác, xem bài chọn ổ cứng gắn ngoài để sao lưu.
Bước 5: Bật dọn tự động và quy tắc
- Tạo Rules (Quy tắc) để tự chuyển hoặc xóa bản tin quảng cáo, thông báo hệ thống không cần giữ.
- Bật Sweep hoặc quy tắc xóa thư cũ hơn một thời hạn với các thư mục như bản tin, thông báo.
- Hủy đăng ký những bản tin không đọc, giúp thư mới không chất đống.
Nếu vẫn đầy hoặc Outlook chạy chậm
Outlook cổ điển lưu bản sao thư trong file .ost hoặc .pst trên máy, nếu file quá lớn thì khởi động chậm và dễ lỗi. Hãy giảm số tháng thư đồng bộ về máy trong Account Settings > Change > Download email for the past (Tải thư của… gần đây).
Với doanh nghiệp, thay vì thường xuyên dọn tay, nên cân nhắc nâng gói dung lượng hoặc thiết lập lưu trữ tự động. Cửa hàng có dịch vụ IT cho doanh nghiệp và vận hành hệ thống CNTT hỗ trợ cấu hình email, sao lưu.
Ngoài ra, nếu ổ C của máy cũng đầy, hãy xem dọn ổ C khi bị đầy.
Cần hỗ trợ thêm?
Nếu bạn lỡ xóa nhầm thư quan trọng, đừng ghi thêm dữ liệu mới vào máy. Hãy mang máy tới cửa hàng hoặc gọi 0943.847.333 để được tư vấn, có dịch vụ cứu dữ liệu và sửa chữa kiểm tra miễn phí, báo giá trước khi làm.
Câu hỏi thường gặp
Vì sao hộp thư Outlook báo đầy dù tôi đã xóa thư?
Thư xóa nằm trong Deleted Items và vẫn chiếm dung lượng. Hãy làm trống thư mục này, cả Junk Email và kiểm tra Sent Items.
Làm sao tìm thư nặng trong Outlook?
Gõ hasattachments:yes messagesize:>5MB vào ô tìm kiếm rồi sắp xếp theo kích thước, lưu tệp đính kèm về máy và xóa thư gốc.
Xuất thư ra file PST có làm giảm dung lượng hộp thư không?
Chỉ khi bạn xóa thư gốc trên máy chủ sau khi đã xuất và kiểm tra file .pst mở được. Chỉ xuất thôi thì dung lượng trên máy chủ không đổi.
Email công ty đầy thì làm gì?
Dọn thư nặng theo các bước trên, đồng thời báo bộ phận IT hoặc nhà cung cấp để nâng hạn mức hoặc cấu hình lưu trữ.
