Cách gửi file dung lượng lớn qua mạng: 5 cách từ đơn giản đến an toàn

Gửi file vài trăm MB hay vài GB như video, bộ ảnh cưới, bản thiết kế hoặc bộ cài phần mềm qua email thường không được vì hộp thư giới hạn dung lượng đính kèm (Gmail giới hạn 25MB mỗi thư). Cách thông dụng nhất hiện nay là tải file lên dịch vụ lưu trữ đám mây rồi gửi đường link, hoặc nén và chia nhỏ file, hoặc gửi trực tiếp qua USB và mạng nội bộ.

Bài này giới thiệu 5 cách, từ dễ làm nhất tới bảo mật nhất, kèm các bước cụ thể và lưu ý để người nhận mở được file mà dữ liệu của bạn không bị lộ.

Chọn cách nào cho phù hợp

• Gửi cho người ở xa, file vài GB: dùng link đám mây (cách 1).
• Dung lượng vượt giới hạn dịch vụ, cần chia nhỏ: nén chia nhỏ (cách 2).
• Người nhận ngồi cùng phòng hoặc cùng tòa nhà: chia sẻ mạng nội bộ hoặc USB (cách 3 và 4).
• File nhạy cảm: thêm mật khẩu hoặc dùng cách 5.

Cách 1: Gửi link qua Google Drive hoặc OneDrive

Đây là cách phổ biến nhất vì người nhận chỉ cần bấm link. Tài khoản Google miễn phí có 15GB dùng chung cho Drive, Gmail và Ảnh; tài khoản Microsoft miễn phí có 5GB OneDrive.

Với Google Drive:

1. Đăng nhập tài khoản Google (nếu chưa có, xem tạo tài khoản Gmail).
2. Mở Google Drive, bấm New (Mới), chọn File upload (Tải tệp lên) hoặc Folder upload (Tải thư mục lên).
3. Chờ tải lên hoàn tất. File lớn phụ thuộc tốc độ mạng của bạn.
4. Nhấp chuột phải vào file, chọn Share (Chia sẻ).
5. Ở mục General access (Quyền truy cập chung), chọn Anyone with the link (Bất kỳ ai có đường liên kết) nếu muốn gửi cho nhiều người, hoặc nhập địa chỉ email của người nhận để chỉ họ mở được.
6. Chọn quyền Viewer (Người xem) để người nhận chỉ xem và tải về.
7. Bấm Copy link (Sao chép liên kết) và gửi qua Zalo, Messenger hoặc email.

OneDrive làm tương tự: tải lên, nhấp chuột phải vào file rồi chọn Share.

Cách 2: Nén và chia nhỏ file

Khi file quá lớn so với giới hạn của dịch vụ bạn dùng, hãy chia thành nhiều phần nhỏ bằng 7-Zip rồi gửi lần lượt.

1. Nhấp chuột phải vào file hoặc thư mục, chọn Show more options, sau đó 7-Zip > Add to archive....
2. Ở ô Split to volumes, bytes (Chia thành các phần), nhập kích thước mỗi phần, ví dụ `20m` cho mỗi phần 20MB.
3. Bấm OK. Phần mềm tạo ra các file đuôi .001, .002, .003...
4. Gửi toàn bộ các phần cho người nhận.
5. Người nhận đặt tất cả các phần cùng một thư mục, nhấp chuột phải vào file .001 và chọn 7-Zip > Extract Here (Giải nén tại đây).

Nếu chưa rõ cách nén cơ bản, xem nén và giải nén file ZIP, RAR trên Windows. Với nhiều tệp nhỏ, nén thành một file cũng giúp gửi gọn hơn. Nếu cần bảo mật, đặt mật khẩu cho file nén theo cách đặt mật khẩu bảo vệ thư mục.

Cách 3: Gửi bằng USB hoặc ổ cứng

Với file hàng chục GB hoặc cả bộ dữ liệu công việc, USB vẫn nhanh và đáng tin hơn nhiều khi mạng yếu.

1. Cắm USB vào máy, mở File Explorer bằng Windows + E.
2. Kéo thả hoặc chép file vào USB.
3. Chờ chép xong hẳn rồi gỡ USB an toàn bằng biểu tượng Safely Remove Hardware ở khay hệ thống.

Chú ý định dạng USB: loại FAT32 không chép được file đơn lẻ lớn hơn 4GB, bạn cần định dạng NTFS hoặc exFAT. Nếu hay trao đổi dữ liệu, một chiếc USB Kingston DataTraveler Exodia 64GB hoặc ổ SSD Crucial P3 Plus 1TB gắn hộp ngoài sẽ tiện hơn.

Cách 4: Chia sẻ trong mạng nội bộ hoặc Nearby sharing

Hai máy cùng Wi-Fi hoặc cùng mạng LAN có thể trao đổi file không cần Internet bên ngoài, tốc độ thường nhanh hơn.

• Nearby sharing (Chia sẻ lân cận) trên Windows 11: vào Settings > System > Nearby sharing, bật cho Everyone nearby hoặc My devices only. Sau đó nhấp chuột phải vào file, chọn Share (Chia sẻ) và chọn thiết bị nhận.
• Chia sẻ thư mục trong mạng LAN: nhấp chuột phải vào thư mục, chọn Properties > Sharing > Share..., chọn người dùng được phép rồi bấm Share. Người nhận mở Network trong File Explorer để lấy file.

Mạng nội bộ chập chờn thì tốc độ cũng bị ảnh hưởng. Nếu văn phòng cần chia sẻ file nhiều, một Switch TP-Link TL-SG1008D 8 cổng Gigabit giúp các máy nối dây có tốc độ ổn định. Với văn phòng nhiều người, bạn có thể tham khảo dịch vụ vận hành hệ thống IT.

Cách 5: Ứng dụng chat và dịch vụ chuyển file

Các ứng dụng chat như Zalo, Messenger cho gửi file nhưng đều có giới hạn dung lượng mỗi file, khác nhau theo từng ứng dụng và có thể thay đổi, nên hãy kiểm tra trong ứng dụng bạn dùng. Ngoài ra có các dịch vụ chuyển file tạm thời cho phép gửi file lớn qua link hết hạn sau một thời gian. Với dữ liệu quan trọng hoặc của khách hàng, nên ưu tiên dịch vụ bạn kiểm soát được tài khoản và quyền truy cập.

Nếu tải lên quá chậm

Tải file lớn đòi hỏi băng thông chiều đi (upload) khá lớn, trong khi nhiều gói cước chú trọng tốc độ tải xuống. Bạn có thể cải thiện bằng cách dùng cáp mạng thay Wi-Fi, tắt các ứng dụng khác đang dùng mạng, hoặc tải vào giờ ít người dùng. Nếu Wi-Fi nhà chập chờn, cân nhắc nâng cấp thiết bị như Router Wi-Fi 6 TP-Link Archer AX23.

Cần hỗ trợ thêm?

Nếu bạn cần chuyển cả máy tính cũ sang máy mới hoặc sao lưu lượng lớn dữ liệu, cửa hàng có thể hỗ trợ sao chép và kiểm tra dữ liệu giúp. Bạn hãy mang máy tới ghé qua dịch vụ sửa chữa và nâng cấp hoặc gọi hotline 0943.847.333.