Mẫu prompt viết email công việc: xin phép, báo cáo, nhắc việc, từ chối khéo

Viết email công việc thường mất thời gian không phải vì nội dung khó, mà vì khó chọn giọng văn: đủ lịch sự, đủ rõ ý, không dài dòng. Nhờ AI soạn bản nháp rồi bạn chỉnh lại là cách tiết kiệm thời gian nhất, miễn là prompt của bạn nói đủ ai gửi, gửi cho ai và muốn người nhận làm gì.

Dưới đây là các prompt mẫu tiếng Việt chia theo tình huống thường gặp. Bạn chỉ cần thay phần trong ngoặc vuông bằng thông tin của mình. Nếu muốn hiểu nguyên tắc chung về nhờ AI viết thư, xem thêm bài cách dùng AI viết email công việc chuyên nghiệp.

Cách dùng các prompt này

1. Chép prompt vào ChatGPT, Gemini, Claude hoặc Copilot (đều dùng được, tên giao diện có thể khác theo phiên bản).
2. Thay mọi phần trong ngoặc vuông bằng thông tin thật của bạn.
3. Đọc bản nháp, rồi gõ thêm yêu cầu như “ngắn hơn”, “trang trọng hơn”, “bỏ câu thứ hai”.
4. Tự đọc lại một lần trước khi gửi, đặc biệt là tên người, ngày giờ và con số.

Email xin phép và xin nghỉ

Xin nghỉ phép

Bạn là trợ lý viết email công sở. Hãy viết email gửi [chức danh người nhận] để xin nghỉ phép từ [ngày bắt đầu] đến [ngày kết thúc] vì [lý do ngắn gọn].
Yêu cầu:
- Giọng lịch sự, ngắn gọn, không quá 120 từ.
- Nêu rõ người thay thế xử lý công việc là [tên đồng nghiệp].
- Kết thúc bằng lời đề nghị được phản hồi xác nhận.
Trả về tiêu đề email và nội dung.

Prompt này hiệu quả vì có giới hạn độ dài và nêu sẵn người bàn giao, nên email nghe chuyên nghiệp hơn. Nếu lý do là việc riêng, bạn có thể ghi “việc gia đình” cho gọn.

Xin phê duyệt hoặc xin hỗ trợ

Hãy giúp tôi viết email xin [sếp/phòng ban] phê duyệt [nội dung cần duyệt, ví dụ mua thêm 2 màn hình cho nhóm].
Bối cảnh: [nêu 2-3 ý lý do]. Hạn cần câu trả lời: [ngày].
Yêu cầu: mở đầu nêu ngay đề nghị, sau đó là lý do dạng gạch đầu dòng, cuối thư nêu bước tiếp theo nếu được duyệt. Giọng tôn trọng nhưng không khúm núm.

Đặt đề nghị ngay câu đầu giúp người bận đọc nhanh. Bạn có thể thêm yêu cầu “đề xuất hai phương án để họ chọn” nếu muốn dễ được duyệt hơn.

Email báo cáo và nhắc việc

Báo cáo tiến độ

Bạn là thư ký dự án. Dựa vào ghi chú dưới đây, hãy viết email báo cáo tiến độ tuần gửi [người nhận].
Ghi chú: [dán các ý đã làm, đang làm, vướng mắc].
Yêu cầu: chia 3 phần Đã hoàn thành, Đang thực hiện, Cần hỗ trợ; mỗi phần tối đa 3 gạch đầu dòng; không thêm thông tin tôi chưa cung cấp.

Câu “không thêm thông tin tôi chưa cung cấp” rất quan trọng, vì AI đôi khi tự bịa tiến độ cho trơn tru. Luôn đối chiếu lại với thực tế.

Nhắc việc lịch sự lần đầu

Viết email nhắc nhẹ [tên người nhận] về việc [công việc] đã hẹn hoàn thành trước [ngày]. Đây là lần nhắc đầu tiên nên giọng thân thiện, không trách móc.
Nêu rõ tôi cần gì và vào lúc nào, và hỏi xem họ có gặp khó khăn gì không. Tối đa 80 từ.

Nhắc việc lần hai, cần quyết liệt hơn

Viết lại email nhắc việc dưới đây theo giọng rõ ràng, dứt khoát nhưng vẫn lịch sự, vì đây là lần nhắc thứ hai và hạn chót là [ngày].
Email gốc: [dán nội dung].
Giữ nguyên các mốc thời gian, thêm một câu nêu hậu quả đối với tiến độ chung nếu trễ, không đe dọa.

Hai prompt nhắc việc tách riêng giúp bạn tăng mức độ nghiêm khắc từng bước, tránh làm mất lòng đồng nghiệp ngay từ đầu.

Email từ chối khéo và phản hồi khó

Từ chối lời mời hoặc yêu cầu

Hãy viết email từ chối [yêu cầu hoặc lời mời, ví dụ nhận thêm dự án mới] gửi [người nhận]. Lý do thật: [lý do, ví dụ lịch đã kín đến hết tháng].
Yêu cầu: cảm ơn trước, từ chối rõ ràng ở câu thứ hai hoặc thứ ba, đề xuất một giải pháp thay thế như [dời sang tháng sau/giới thiệu người khác], giọng ấm áp, dưới 120 từ.

Từ chối khéo là nêu rõ “không” nhưng kèm lối ra. Bạn nên giữ lý do thật và đơn giản, đừng để AI bịa lý do.

Phản hồi khi đồng nghiệp làm chưa đạt

Tôi cần góp ý cho đồng nghiệp về [vấn đề cụ thể, ví dụ báo cáo nộp trễ hai lần]. Hãy viết email theo cấu trúc: ghi nhận điểm tốt, nêu vấn đề bằng sự kiện cụ thể không quy chụp, đề nghị cách cải thiện, và hỏi ý kiến của họ.
Giọng xây dựng, không quá 150 từ.

Email gửi khách hàng

Xin lỗi vì chậm trễ

Bạn là nhân viên chăm sóc khách hàng của một cửa hàng máy tính. Viết email xin lỗi khách vì đơn hàng [mã đơn] giao chậm [số ngày] ngày do [lý do thật].
Yêu cầu: xin lỗi một lần, nêu ngày giao mới là [ngày], cảm ơn khách đã kiên nhẫn; không hứa bồi thường hay khuyến mãi tôi chưa nêu.

Đây là ví dụ trung tính cho cửa hàng, bạn đổi sang ngành của mình. Câu cuối ngăn AI hứa những điều doanh nghiệp không làm được.

Ví dụ điền sẵn

Chẳng hạn bạn điền prompt xin nghỉ phép như sau: gửi trưởng phòng, nghỉ từ 12 đến 14 tháng này vì việc gia đình, đồng nghiệp thay thế là chị Lan. Kết quả nên nhận được là một email dưới 120 từ, có tiêu đề rõ như “Xin nghỉ phép 12–14/..”, một câu lý do ngắn, một câu bàn giao và lời cảm ơn. Nếu bản nháp quá cứng, hãy gõ thêm “viết thân thiện hơn”.

Kiểm tra trước khi gửi

AI có thể sai hoặc tự thêm chi tiết. Trước khi bấm gửi, hãy kiểm tra tên người nhận, chức danh, ngày giờ, số tiền và các cam kết trong thư. Với email quan trọng như hợp đồng hay pháp lý, hãy nhờ người có chuyên môn xem lại.

Các thao tác gửi thư kèm file có thể xem thêm ở bài đính kèm file và gửi email bằng Gmail, còn việc nên và không nên đưa vào chatbot nằm ở bài những thông tin không nên đưa vào ChatGPT và AI.

Cần hỗ trợ thêm?

Nếu máy tính của bạn chậm khiến việc soạn thư và họp trực tuyến khó chịu, bạn có thể mang tới cửa hàng để kiểm tra miễn phí qua trang sửa chữa. Doanh nghiệp cần email tên miền riêng hay hệ thống văn phòng ổn định có thể xem dịch vụ IT hoặc gọi hotline 0943.847.333.