Máy in báo Offline trên Windows: cách đưa về trạng thái sẵn sàng

Bạn bấm in nhưng Windows báo máy in Offline dù máy in vẫn bật đèn và để ngay cạnh. Lỗi này khá phổ biến, và thường không phải máy in hỏng mà do chế độ in bị đổi, hàng đợi in kẹt hoặc kết nối giữa máy tính và máy in bị gián đoạn.

Bài này đi theo thứ tự từ cách đơn giản nhất đến sâu hơn, giúp bạn đưa máy in về trạng thái Ready (Sẵn sàng). Nếu bạn muốn xem tổng quan nhiều lỗi in khác, đã có bài máy in báo offline trên Windows và máy in không in được, cách xử lý lỗi thường gặp; bài này tập trung vào các bước đưa máy về sẵn sàng theo từng kiểu kết nối.

Vì sao máy in hiện Offline

Những nguyên nhân hay gặp nhất:

• Mục Use Printer Offline (Dùng máy in ở chế độ ngoại tuyến) bị bật nhầm.
• Hàng đợi in bị kẹt một lệnh lỗi.
• Máy in nối Wi-Fi hoặc mạng LAN và địa chỉ mạng của máy in thay đổi sau khi khởi động lại router.
• Dây USB lỏng, cổng USB chập chờn.
• Máy in vào chế độ ngủ hoặc tắt nguồn giữa chừng.

Bước 1: Kiểm tra cơ bản trước tiên

1. Xem máy in còn bật nguồn, không báo lỗi giấy, mực hay nắp mở.
2. Tắt máy in, chờ khoảng 30 giây, bật lại.
3. Nếu dùng USB: rút và cắm lại dây, thử cổng USB khác trên máy tính.
4. Nếu dùng Wi-Fi: kiểm tra máy in và máy tính đang cùng một mạng Wi-Fi. Đèn Wi-Fi trên máy in phải sáng ổn định.
5. Khởi động lại máy tính.

Nhiều trường hợp chỉ cần đến bước này là máy in chuyển sang Sẵn sàng.

Bước 2: Tắt chế độ Use Printer Offline

1. Mở Settings (Cài đặt) bằng Windows + I.
2. Chọn Bluetooth & devices (Bluetooth và thiết bị) > Printers & scanners (Máy in và máy quét).
3. Bấm vào tên máy in của bạn, chọn Open print queue (Mở hàng đợi in).
4. Trong cửa sổ hàng đợi, bấm menu Printer (Máy in) ở trên cùng.
5. Nếu mục Use Printer Offline đang được đánh dấu tích, bấm vào để bỏ tích.
6. Nếu thấy Pause Printing (Tạm dừng in) đang được tích, cũng bỏ tích.

Bước 3: Xóa hàng đợi in bị kẹt

Một lệnh in lỗi có thể chặn mọi lệnh sau và làm máy in như bị "ngắt".

1. Mở hàng đợi in như bước 2.
2. Bấm menu Printer > Cancel All Documents (Hủy tất cả tài liệu).
3. Chờ vài giây, thử in lại một trang thử.

Nếu lệnh không chịu biến mất, bạn có thể khởi động lại dịch vụ in:

1. Nhấn Windows + R, gõ services.msc, nhấn Enter.
2. Tìm dịch vụ Print Spooler, bấm chuột phải chọn Restart (Khởi động lại).

Bước 4: Với máy in nối mạng Wi-Fi hoặc LAN

Máy in mạng hay bị Offline vì địa chỉ IP của nó thay đổi sau khi router khởi động lại.

1. In một trang thông tin mạng từ máy in (cách thực hiện khác nhau theo hãng, xem hướng dẫn máy in) để biết địa chỉ IP hiện tại.
2. Trong Printers & scanners, chọn máy in, bấm Printer properties (Thuộc tính máy in) > thẻ Ports (Cổng).
3. Kiểm tra địa chỉ IP ở cổng đang chọn có trùng với IP trên trang thông tin mạng không. Nếu khác, cập nhật lại bằng Configure Port (Cấu hình cổng).
4. Nếu quá phiền, đặt địa chỉ IP cố định cho máy in trong router hoặc nhờ người quản trị mạng.

Cách kết nối và cài máy in mạng được trình bày trong bài cách kết nối máy in qua mạng LAN, Wi-Fi.

Bước 5: Gỡ máy in và thêm lại

Nếu vẫn Offline:

1. Vào Printers & scanners, bấm tên máy in, chọn Remove (Gỡ).
2. Rút dây USB hoặc ngắt Wi-Fi của máy in, khởi động lại máy tính.
3. Cắm lại và bấm Add device (Thêm thiết bị), để Windows tự tìm máy in.
4. Nếu không tìm thấy, bạn cài lại driver từ trang chính thức của hãng máy in, tránh tải từ trang lạ.

Khi nào nên mang máy in đi kiểm tra

Bạn nên nhờ kỹ thuật viên nếu: máy in vẫn Offline trên nhiều máy tính khác nhau, đèn báo lỗi nhấp nháy liên tục, có mùi khét, tiếng kêu lạ hoặc không nhận nguồn. Các dấu hiệu này có thể là lỗi phần cứng.

Cần hỗ trợ thêm?

Bạn có thể mang máy in hoặc laptop tới Cường Tech ở 476 Đường CMT8, Thái Nguyên để được kiểm tra, hoặc xem dịch vụ sửa chữa. Cần thay máy in mới cho văn phòng? Có thể tham khảo Brother HL-L2321D in laser hai mặt. Gọi Zalo 0943.847.333 để được tư vấn.