Prompt cho chủ shop: tính giá bán, chi phí và điểm hòa vốn

Nhiều chủ shop nhỏ định giá theo cảm tính: nhìn giá thị trường rồi trừ đi một chút. Khi quên tính phí sàn, phí vận chuyển hay tiền thuê mặt bằng, bán nhiều mà vẫn không có lãi. AI không thay kế toán, nhưng là trợ lý tính nhẩm và đặt câu hỏi rất tiện. Bài này cho bạn các prompt mẫu và công thức cơ bản để tự kiểm tra.

Nếu cần nền tảng, hãy đọc cách dùng AI tính giá vốn, giá bán và biên lợi nhuận và bộ prompt ChatGPT cho người bán hàng online.

Ba khái niệm cần nắm

• Giá vốn: tiền bạn bỏ ra để có một sản phẩm, gồm giá nhập, vận chuyển về, bao bì, thuế nếu có.
• Biên lợi nhuận: phần trăm lãi trên giá bán. Công thức: (giá bán trừ chi phí) chia giá bán.
• Điểm hòa vốn: số sản phẩm cần bán để lãi gộp bù đủ chi phí cố định. Công thức: chi phí cố định chia (giá bán trừ chi phí biến đổi cho một sản phẩm).

Chi phí cố định là khoản có bán hay không vẫn phải trả như thuê mặt bằng, lương, phần mềm. Chi phí biến đổi tăng theo số hàng bán như giá nhập, phí sàn, đóng gói, ship.

Cách dùng các prompt này

1. Gom số liệu thật: giá nhập, các loại phí, chi phí hàng tháng, lượng bán dự kiến.
2. Điền ngoặc vuông, dán vào ChatGPT, Gemini, Claude hoặc Copilot.
3. Yêu cầu AI hiện công thức và từng bước tính để bạn kiểm tra được.
4. Thử nhiều kịch bản: giá cao hơn, giá thấp hơn, bán ít hơn dự kiến.

Nhóm 1: Tính giá bán từ giá vốn

Giá bán theo biên lợi nhuận mong muốn

Bạn là cố vấn tài chính cho cửa hàng nhỏ. Sản phẩm [tên sản phẩm] có giá nhập [giá nhập] (đồng), chi phí vận chuyển về [phí] (đồng), đóng gói [phí] (đồng). Bán trên [kênh bán] có phí sàn [phần trăm]% và phí thanh toán [phần trăm]%. Tôi muốn biên lợi nhuận [phần trăm]% trên giá bán. Hãy tính giá bán tối thiểu, trình bày từng bước và công thức. Nếu thiếu khoản chi phí nào thường bị bỏ sót, hãy nhắc tôi.

Câu cuối giúp phát hiện khoản chi quên tính, như hoàn hàng hay khuyến mãi voucher. Phí sàn thay đổi theo thời gian nên hãy lấy số mới nhất từ chính sách của sàn.

Bảng so sánh nhiều mức giá

Với sản phẩm có giá vốn tổng cộng [giá vốn] (đồng) và tổng phí biến đổi [phí] (đồng) trên mỗi sản phẩm, hãy lập bảng gồm các mức giá bán [liệt kê 4 mức giá], cho biết lãi trên mỗi sản phẩm, biên lợi nhuận, và số sản phẩm cần bán để đạt lãi [mục tiêu] (đồng) mỗi tháng. Trình bày dạng bảng và nêu một nhận xét về mức giá nên thử trước.

Nhóm 2: Tính chi phí tổng thể

Rà soát chi phí hàng tháng

Tôi kinh doanh [mô hình, ví dụ: bán phụ kiện máy tính online]. Dưới đây là các khoản chi hàng tháng của tôi: [liệt kê]. Hãy phân loại thành chi phí cố định và chi phí biến đổi, tính tổng từng loại, chỉ ra khoản nào chiếm tỷ trọng lớn nhất và 3 khoản có thể xem xét cắt giảm mà ít ảnh hưởng doanh thu. Không đưa ra kết luận khi thiếu số liệu, hãy hỏi lại.

Phân loại chi phí là bước đầu của mọi phép tính hòa vốn. Làm xong, bạn nhìn thấy chi phí thật của việc mở cửa mỗi tháng.

Chi phí thật của một đơn hàng

Hãy lập bảng chi phí thật cho một đơn hàng online giá bán [giá bán] (đồng): giá vốn, phí sàn, phí thanh toán, phí đóng gói, phí ship tôi chịu, voucher, tỷ lệ hoàn hàng ước tính [phần trăm]%. Tính lãi ròng trên mỗi đơn và lãi sau khi trừ rủi ro hoàn hàng. Nêu giả định bạn dùng.

Nhóm 3: Điểm hòa vốn

Chi phí cố định mỗi tháng của tôi là [số tiền] (đồng). Giá bán trung bình [giá bán] (đồng), chi phí biến đổi trên mỗi sản phẩm [chi phí] (đồng). Hãy tính điểm hòa vốn theo số lượng và theo doanh thu. Giải thích công thức bằng lời dễ hiểu, sau đó cho biết nếu tôi muốn lãi thêm [số tiền] (đồng) thì cần bán thêm bao nhiêu sản phẩm. Cuối cùng liệt kê 3 cách hạ điểm hòa vốn.

Con số hòa vốn cho bạn biết tháng nào cũng phải bán tối thiểu bao nhiêu mới không lỗ. Đây là con số nên xem trước khi thuê thêm nhân viên hay mở rộng.

Nhóm 4: Kiểm tra và thử kịch bản

Dựa trên số liệu giá bán, chi phí và hòa vốn ở trên, hãy thử 3 kịch bản: (1) doanh số giảm 20%, (2) phí sàn tăng thêm 2 điểm phần trăm, (3) giá nhập tăng 10%. Với mỗi kịch bản, tính lại lãi và điểm hòa vốn, rồi cho biết kịch bản nào nguy hiểm nhất và tôi nên chuẩn bị gì. Nhắc tôi kiểm tra lại phép tính bằng Excel.

Kịch bản xấu giúp bạn biết mình chịu được đến đâu, khác với việc chỉ nhìn trường hợp tốt.

Ví dụ điền sẵn

Ví dụ: bạn bán một mẫu tai nghe với tổng giá vốn khoảng 200 nghìn đồng, phí sàn và thanh toán khoảng 10% giá bán, muốn biên lợi nhuận 25%. Gọi giá bán là P, ta có P x (1 trừ 0,10 trừ 0,25) bằng 200 nghìn, nên P khoảng 308 nghìn. Đây là phép tính bạn nên tự bấm lại. Kết quả AI trả về nên có cách tính tương tự và nhắc đến các khoản chi như ship hay hoàn hàng nếu bạn chưa liệt kê.

Kiểm tra kết quả và bảo mật

Hãy tính lại bằng máy tính hoặc Excel, nhất là các phép tính phần trăm. Với vấn đề thuế, hóa đơn và kế toán, hãy hỏi kế toán hoặc cơ quan thuế vì quy định thay đổi. Không dán dữ liệu khách hàng, số tài khoản hay báo cáo tài chính nội bộ chi tiết vào AI công cộng, xem những thông tin không nên đưa vào AI.

Cần hỗ trợ thêm?

Khi đơn nhiều lên, ghi tay hay Excel sẽ khó theo dõi. Bạn có thể xem phần mềm bán hàng Quầy Việt PRO được tặng cho đơn từ 5 triệu hoặc tư vấn chuyển đổi số. Cần máy tính cho cửa hàng, gọi 0943.847.333 hoặc dùng Build PC.