Trang bị máy in và máy in tem cho cửa hàng online

Cửa hàng online thường cần hai loại máy in: máy in tem nhiệt để in đơn hàng, vận đơn, tem sản phẩm, và máy in A4 để in hóa đơn, hợp đồng, báo cáo. Bắt đầu với một máy in tem và một máy in A4 laser đen trắng thường là đủ cho shop nhỏ, sau đó mở rộng khi đơn tăng.

Bài này giúp bạn chọn thiết bị theo cách bán hàng của mình, tránh mua dư hoặc thiếu.

Bạn cần in những gì

Trước khi mua, hãy liệt kê các loại giấy tờ bạn in thường xuyên:

• Vận đơn, tem giao hàng: số lượng nhiều mỗi ngày, cần in nhanh.
• Tem sản phẩm, mã vạch: in kích thước nhỏ cho từng mặt hàng.
• Hóa đơn, phiếu bán hàng: khổ A4 hoặc khổ nhiệt nhỏ.
• Hợp đồng, báo cáo, tài liệu văn phòng: A4.

Bài cách in hóa đơn bán hàng ra máy in nhiệt và máy tính tiền và máy in hóa đơn cho cửa hàng sẽ giúp bạn hình dung thêm.

Máy in tem nhiệt: lựa chọn cho đơn online

Máy in nhiệt trực tiếp in bằng nhiệt lên giấy chuyên dụng, không cần mực, nên chi phí vận hành chủ yếu là giấy. Trong cửa hàng có Xprinter XP-420B: in tem nhiệt trực tiếp, 203 DPI, tốc độ 150mm/s, khổ in 108mm, kết nối USB và LAN, không cần mực.

Ưu điểm khi bán hàng online:

• Không cần thay mực, không lo mực khô.
• Khổ in 108mm đủ cho các mẫu vận đơn phổ biến.
• Kết nối USB và LAN, dễ dùng trên một máy hoặc chia sẻ qua mạng nội bộ.

Chi tiết về cách chọn và dùng loại giấy bạn xem trong bài máy in nhiệt in tem nhãn vận chuyển cho shop.

Máy in A4: laser hay phun mực

Với hóa đơn, hợp đồng và tài liệu, bạn có hai hướng:

• Laser trắng đen (như Canon LBP2900, HP LaserJet M211dw in 2 mặt, Wi-Fi): in nhanh, chữ sắc nét, chi phí trang thấp, phù hợp in nhiều.
• Phun màu mực liền (như Epson L3250 in, scan, copy): in được màu, hợp in tờ rơi, ảnh sản phẩm, đồng thời scan tài liệu.

Nếu chủ yếu in chữ đen trắng khối lượng lớn, laser thường tiết kiệm hơn. Nếu cần in màu thỉnh thoảng, máy phun mực liền hợp hơn. Đọc thêm máy in laser hay máy in phun nên chọn loại nào.

Gợi ý bộ trang bị theo quy mô

1. Shop mới bắt đầu (vài chục đơn/ngày): một máy in tem nhiệt và một máy in laser nhỏ (hoặc dùng máy in đa năng nếu cần scan).
2. Shop đang lớn (trăm đơn/ngày): máy in tem nhiệt nối mạng LAN dùng chung cho nhiều máy, máy in laser in 2 mặt.
3. Shop có kho và quầy bán: thêm máy tính để bàn riêng cho quầy, máy in hóa đơn, UPS bảo vệ khi mất điện.

Ngoài ra bạn có thể tham khảo UPS APC Back-UPS BX1100LI-MS để tránh mất dữ liệu đơn hàng khi cúp điện.

Cách cài và đặt khổ giấy cho máy in tem

Các bước tổng quát trên Windows 11:

1. Cắm cáp USB (hoặc cáp mạng LAN), bật nguồn máy in và nạp cuộn giấy tem.
2. Cài driver từ hãng hoặc nhà cung cấp máy in. Kiểm tra bài cách cài đặt máy in mới trên Windows 11.
3. Mở Settings (Cài đặt) > Bluetooth & devices (Bluetooth và thiết bị) > Printers & scanners (Máy in và máy quét), chọn máy in tem.
4. Bấm Printing preferences (Tùy chọn in) và đặt khổ giấy đúng với tem đang dùng.
5. In thử một tem, nếu lệch thì chỉnh lại khổ giấy hoặc hiệu chuẩn cảm biến theo hướng dẫn của máy in.
6. Đặt máy in tem làm máy mặc định nếu bạn in vận đơn thường xuyên.

Khi máy in ra giấy trắng hoặc lệch lề, xem máy in in ra giấy trắng không có chữ và máy in in lệch lề, in thiếu trang.

Tiết kiệm chi phí

• Mua giấy nhiệt đúng khổ, tránh lãng phí.
• Tắt máy in khi không dùng để bền hơn.
• Dùng máy in mực liền chính hãng nếu in màu nhiều.
• Bảo trì đầu in nhiệt bằng khăn mềm theo hướng dẫn nhà sản xuất.

Cần hỗ trợ thêm?

Bạn chưa biết cửa hàng online của mình nên bắt đầu với thiết bị nào? Hãy gọi 0943.847.333 hoặc ghé cửa hàng để được tư vấn trọn bộ. Đơn từ 5 triệu còn được tặng phần mềm bán hàng Quầy Việt PRO, rất tiện cho việc quản lý đơn hàng.