Trang bị máy tính cho văn phòng du lịch, đặt vé

Văn phòng du lịch và đại lý đặt vé không cần máy tính quá mạnh, nhưng cần máy chạy ổn định với rất nhiều tab trình duyệt, có màn hình rộng để đối chiếu thông tin, máy in rõ nét để xuất hợp đồng, chứng từ và đặc biệt phải tránh gián đoạn khi đang xuất vé. Cấu hình hợp lý là PC hoặc laptop Core i5, RAM 16GB, SSD, hai màn hình, máy in laser đa năng và bộ lưu điện.

Bài này chỉ ra những thiết bị cần ưu tiên và những rủi ro đặc thù của nghề đặt vé, để bạn đầu tư đúng chỗ.

Đặc thù công việc quyết định cấu hình

Nhân viên văn phòng du lịch thường làm những việc sau cùng lúc:

• Mở nhiều tab: trang đặt vé, email, chat với khách, bảng giá, bản đồ.
• Dùng Excel, Word để lập báo giá, lịch trình, hợp đồng.
• Gọi điện, nhắn tin qua Zalo, họp trực tuyến.
• In và quét giấy tờ, hóa đơn, vé.

Vì vậy, thứ cần nhất là RAM đủ lớn (16GB), SSD để mở máy và ứng dụng nhanh, và màn hình rộng. Card đồ họa rời không cần thiết. Xem thêm dân văn phòng có cần card màn hình rời không.

Máy tính cho nhân viên

Có hai hướng chính:

1. PC văn phòng để bàn: ổn định, dễ nâng cấp. Ví dụ PC Văn phòng CT Office i5 với Core i5-12400, RAM 16GB, SSD 512GB, bảo hành 36 tháng, đủ cho Office, trình duyệt nhiều tab. Bản CT Office i3 dành cho vị trí ít việc nặng.
2. Laptop cho tư vấn viên đi tư vấn khách: chọn máy mỏng nhẹ, pin ổn, như HP 240R G9 (RAM 16GB, SSD 512GB, 14 inch Full HD) hoặc ASUS Vivobook 14 X1404VA.

Với mỗi vị trí, hãy chọn cấu hình theo mức việc thực tế. Xem trang bị máy tính cho văn phòng mới thành lập để lập danh sách tổng thể.

Màn hình, bàn phím và thiết bị ngoại vi

Màn hình thứ hai có lợi nhất: một màn hiển thị hệ thống đặt vé, màn kia để email, bảng giá, ghi chú. Hai màn 24 inch như LG 24MR400 là đủ, hoặc Dell SE2425H có chống chói và bảo vệ mắt khi nhìn lâu.

Phụ kiện nên có:

• Bàn phím chuột bền, gõ êm, như Logitech MK275.
• Tai nghe có mic cho nhân viên hay gọi điện, họp trực tuyến.
• Webcam nếu tư vấn qua video.

In ấn và scan chứng từ

Văn phòng du lịch in nhiều: hợp đồng, báo giá, lịch trình, hóa đơn. Máy in laser đen trắng đa năng như Canon MF3010 (in, copy, scan A4, 18 trang/phút) tiết kiệm chi phí in so với máy phun màu khi in số lượng lớn. Nếu cần in màu cho tờ rơi, tham khảo các máy phun màu đa năng như Epson EcoTank L3550.

Xem máy in đa năng in, scan, copy cho văn phòng để chọn loại phù hợp.

Điện, mạng và dữ liệu khách hàng

Đây là phần quan trọng riêng của nghề đặt vé:

• Bộ lưu điện UPS: nếu mất điện giữa lúc xuất vé hoặc thanh toán, máy tắt đột ngột có thể gây mất thao tác. UPS APC BX1100LI-MS có ổn áp AVR, cho thời gian lưu và tắt máy an toàn.
• Mạng ổn định: dùng dây LAN cho máy đặt vé chính, Wi-Fi tốt cho thiết bị di động. Xem thiết lập mạng văn phòng nhỏ 10-20 máy.
• Bảo mật tài khoản: mỗi nhân viên có tài khoản riêng trên hệ thống đặt vé, bật xác thực hai lớp nếu hệ thống hỗ trợ, không dùng chung mật khẩu. Đọc bảo mật Wi-Fi và dữ liệu cho văn phòng.
• Sao lưu: bản sao hợp đồng, danh sách khách; xem sao lưu dữ liệu doanh nghiệp theo quy tắc 3-2-1.

Một số lưu ý khi lập ngân sách

Hãy chia ngân sách thành các nhóm: máy tính, màn hình, in ấn, điện mạng, phần mềm. Phần mềm bản quyền (hệ điều hành, Office) nên mua chính hãng. Nếu văn phòng cần hệ thống quản lý bán tour, hóa đơn, cửa hàng có thể tư vấn phần mềm theo yêu cầu và tư vấn chuyển đổi số.

Cần hỗ trợ thêm?

Bạn đang lên danh sách thiết bị cho văn phòng du lịch mới? Hãy gọi 0943.847.333 để cửa hàng tư vấn theo số lượng nhân viên. Với văn phòng đã có máy, cửa hàng cũng cung cấp dịch vụ IT và vận hành hệ thống CNTT.