Cách bảo mật máy in mạng trong văn phòng

Máy in mạng thường bị quên khi nói về an toàn thông tin, nhưng nó cũng là một thiết bị có địa chỉ IP, có trang quản trị, có bộ nhớ và kết nối với cả mạng nội bộ. Nếu để mật khẩu mặc định và mở mọi dịch vụ, người lạ trong mạng Wi-Fi khách thậm chí có thể in thử, xem lịch sử hoặc lấy tài liệu quét.

Bài này gợi ý 8 bước đơn giản, phù hợp với văn phòng nhỏ 5 đến 30 máy, mà không cần là chuyên gia mạng.

Vì sao máy in cần được bảo mật

Hãy nghĩ tới những gì đi qua máy in mỗi ngày: hợp đồng, bảng lương, hóa đơn, CCCD của khách hàng. Một số nguy cơ thực tế:

• Trang quản trị của máy in dùng mật khẩu mặc định hoặc để trống, ai cùng mạng cũng vào được.
• Máy in cũ không còn được cập nhật firmware, tồn tại lỗ hổng đã biết.
• Tài liệu bị bỏ quên ở khay giấy ra, người khác cầm nhầm.
• Chức năng quét gửi vào thư mục chia sẻ với quyền quá rộng.
• Máy in bị mở ra internet bằng cách chuyển tiếp cổng (port forwarding), trở thành mục tiêu quét lỗ hổng.

Bước 1: Đổi mật khẩu quản trị mặc định

Mỗi hãng có trang quản trị riêng, mở bằng trình duyệt qua địa chỉ IP của máy in. Cách tìm IP có trong bài kết nối máy in qua mạng LAN, Wi-Fi.

1. Mở trình duyệt trên máy tính cùng mạng, gõ địa chỉ IP của máy in vào thanh địa chỉ.
2. Tìm mục Security (Bảo mật), Administrator (Quản trị) hoặc Password (Mật khẩu). Tên mục tùy hãng và đời máy.
3. Đặt mật khẩu quản trị mới, dài ít nhất 12 ký tự, không dùng lại mật khẩu khác.
4. Lưu mật khẩu vào trình quản lý mật khẩu, không dán giấy lên thân máy in.

Bước 2: Cập nhật firmware

Firmware là phần mềm bên trong máy in. Hãng thỉnh thoảng phát hành bản vá lỗi bảo mật.

1. Vào trang hỗ trợ chính thức của hãng (Canon, Brother, HP, Epson…) và tìm đúng model.
2. Xem phiên bản firmware mới nhất và so với bản đang chạy (thường thấy trong trang quản trị hoặc bản in thông tin cấu hình).
3. Nếu có bản mới, làm theo hướng dẫn của hãng và không tắt máy giữa chừng.

Bước 3: Tắt dịch vụ không dùng

Trong trang quản trị, hãy xem danh sách giao thức mạng và tắt những cái bạn không dùng, ví dụ các giao thức cũ như Telnet, FTP, hoặc các dịch vụ quét, in từ xa chưa cần. Nguyên tắc là: dịch vụ nào không dùng thì đóng lại. Nếu không chắc một mục để làm gì, đừng tắt vội, hãy hỏi người cài đặt hoặc bộ phận kỹ thuật.

Bước 4: Gán IP tĩnh và giới hạn truy cập

• Gán IP tĩnh (hoặc cố định theo địa chỉ MAC trên router) để máy in luôn có một địa chỉ, dễ quản lý và dễ kiểm soát.
• Nếu router hỗ trợ, tách riêng mạng khách khỏi mạng nội bộ. Khách vào Wi-Fi không nên thấy được máy in và máy tính nhân viên. Tham khảo thêm bài đổi tên và mật khẩu Wi-Fi modem nhà.
• Không mở cổng máy in ra internet qua cấu hình router.

Bước 5: Bảo vệ chức năng quét và thư mục chia sẻ

Nếu máy in/đa năng có chức năng quét về thư mục máy tính, hãy tạo một tài khoản riêng chỉ có quyền ghi vào thư mục đó, thay vì dùng tài khoản quản trị. Thư mục quét nên được dọn định kỳ vì có thể chứa tài liệu nhạy cảm. Với các dòng đa năng, bạn xem thêm máy in đa năng in, scan, copy cho văn phòng.

Bước 6: Dùng in có mã PIN và xử lý giấy tờ

Nhiều máy in văn phòng có chế độ giữ lệnh in cho tới khi nhập PIN (Secure Print / Confidential Print). Tính năng này tùy model, hãy kiểm tra tài liệu hướng dẫn của máy. Nếu chưa có, hãy tạo thói quen lấy giấy ngay sau khi in và hủy giấy in hỏng đúng cách.

Bước 7: Kiểm tra bộ nhớ và nhật ký

Một số máy in lưu lịch sử in, danh bạ email, tài liệu quét tạm. Khi thanh lý hoặc đổi máy, hãy khôi phục cài đặt gốc và xóa dữ liệu trong bộ nhớ theo hướng dẫn của hãng trước khi bán hay tặng.

Bước 8: Đặt quy tắc chung cho cả văn phòng

• Chỉ một vài người có quyền quản trị máy in.
• Ghi lại model, IP, ngày cập nhật firmware gần nhất.
• Đào tạo nhân viên không in tài liệu nhạy cảm khi không cần thiết.
• Kiểm tra định kỳ (ví dụ mỗi quý) xem có thiết bị lạ trong mạng không.

Nếu văn phòng của bạn có nhiều thiết bị và cần người theo dõi thường xuyên, dịch vụ vận hành hệ thống CNTT có thể giúp bạn đỡ phải tự làm.

Cần hỗ trợ thêm?

Nếu bạn đang cần chọn máy in có chức năng bảo mật và in mạng phù hợp, hoặc cần người kiểm tra hệ thống mạng văn phòng, hãy xem dịch vụ IT hoặc gọi hotline 0943.847.333 để được tư vấn.