Cách kiểm tra file đang chia sẻ công khai trên Google Drive, OneDrive

Chỉ một lần bấm “Bất kỳ ai có đường liên kết” để gửi nhanh file cho khách, rồi quên tắt, là đủ để hợp đồng, ảnh giấy tờ hay bảng lương nằm trên mạng nhiều tháng. Ai có liên kết đều mở được, và liên kết có thể bị chuyển tiếp ra ngoài ý muốn của bạn.

Bài này hướng dẫn cách rà soát các file bạn đã chia sẻ trên Google Drive và OneDrive, tắt chia sẻ không cần thiết, và tạo thói quen chia sẻ an toàn hơn. Giao diện hai dịch vụ này thay đổi theo thời gian, nên tên menu có thể hơi khác trên máy bạn.

Vì sao nên kiểm tra định kỳ

• Bạn có thể quên đã chia sẻ file từ lâu, nhất là file gửi cho khách hoặc đối tác một lần.
• Liên kết công khai có thể được gửi tiếp cho người khác mà bạn không biết.
• File công khai đôi khi bị công cụ tìm kiếm ghi nhận nếu liên kết được đăng ở đâu đó trên mạng.
• Doanh nghiệp cần đảm bảo tài liệu nội bộ không rò rỉ khi nhân viên nghỉ việc hoặc đổi vai trò.

Kiểm tra trên Google Drive

Google Drive không có một trang duy nhất liệt kê mọi liên kết công khai, nên bạn cần kiểm tra từng nơi quan trọng.

1. Mở Google Drive trên máy tính, vào My Drive (Drive của tôi).
2. Nhìn vào cột danh sách file. File đang được chia sẻ thường có biểu tượng hình người bên cạnh tên, hoặc cột Sharing (Chia sẻ) nếu bạn đang dùng bản có cột này.
3. Với từng thư mục chứa tài liệu nhạy cảm, mở thư mục rồi chuột phải chọn Share (Chia sẻ).
4. Trong hộp thoại, xem mục General access (Quyền truy cập chung). Nếu thấy Anyone with the link (Bất kỳ ai có đường liên kết), file đó đang công khai theo liên kết.
5. Bấm vào dòng đó và đổi thành Restricted (Bị hạn chế), để chỉ những người bạn thêm cụ thể mới mở được.
6. Ở danh sách người được chia sẻ phía trên, xóa những người không còn cần quyền.
7. Bấm Done (Xong) để lưu.

Bạn cũng có thể vào tab Shared with me (Được chia sẻ với tôi) để xem file người khác chia sẻ cho bạn, và dùng ô tìm kiếm với bộ lọc Owner (Chủ sở hữu) để lọc file do bạn sở hữu trong những thư mục lớn.

Kiểm tra trên OneDrive

OneDrive bản web có mục dành riêng cho việc này nên rà soát khá nhanh.

1. Đăng nhập OneDrive trên trình duyệt bằng tài khoản Microsoft của bạn.
2. Ở thanh bên trái, chọn Shared (Đã chia sẻ).
3. Chuyển sang nhóm Shared by you (Bạn đã chia sẻ). Danh sách này hiện các file và thư mục bạn đã chia sẻ.
4. Chọn một file, bấm biểu tượng thông tin hoặc chọn Manage access (Quản lý quyền truy cập).
5. Trong bảng quyền truy cập, xem các liên kết đang hoạt động. Liên kết cho phép “Anyone (Bất kỳ ai)” là công khai.
6. Bấm dấu X hoặc chọn Delete link (Xóa liên kết) để tắt liên kết, hoặc Stop sharing (Ngừng chia sẻ).
7. Nếu cần chia sẻ tiếp, tạo liên kết mới ở chế độ chỉ những người cụ thể.

Trên ứng dụng OneDrive cài trong Windows, bạn cũng có thể chuột phải vào file trong File Explorer rồi chọn mục chia sẻ hoặc More OneDrive options (Thêm tùy chọn OneDrive) để xem quyền, tùy phiên bản.

Cách chia sẻ an toàn hơn từ đầu

• Chia sẻ theo email cụ thể thay vì “bất kỳ ai có liên kết” khi tài liệu có thông tin cá nhân.
• Chọn quyền Viewer (Người xem) thay vì người chỉnh sửa nếu người nhận chỉ cần đọc.
• Nếu dịch vụ cho phép, đặt ngày hết hạn cho liên kết, hoặc nhớ tắt sau khi đối tác đã nhận xong.
• Không chia sẻ công khai ảnh CCCD, hộ chiếu, sao kê ngân hàng. Nếu phải gửi, hãy xem bài bảo vệ thông tin CCCD khi photo, gửi ảnh.
• Cân nhắc đặt mật khẩu cho file quan trọng, xem cách đặt mật khẩu cho file Word, Excel.

Nếu bạn mới làm quen với hai dịch vụ này, hãy xem cách dùng Google Drive để lưu và chia sẻ file và dùng OneDrive đồng bộ dữ liệu giữa các máy.

Nếu phát hiện file nhạy cảm đã bị công khai

1. Tắt chia sẻ ngay theo các bước ở trên.
2. Nếu file chứa mật khẩu hay khóa truy cập, hãy đổi mật khẩu đó vì có thể đã bị người khác xem.
3. Nếu file có dữ liệu khách hàng, thông báo cho người phụ trách trong công ty để xử lý theo quy định nội bộ.
4. Xem lại tài khoản có dấu hiệu đăng nhập lạ hay không.

Cần hỗ trợ thêm?

Với doanh nghiệp cần quản lý quyền truy cập dữ liệu cho nhiều nhân viên, bạn có thể tham khảo dịch vụ IT doanh nghiệp để được tư vấn cách phân quyền và sao lưu hợp lý. Có thắc mắc cụ thể, gọi hotline 0943.847.333 hoặc xem trang liên hệ.