Cách chèn ảnh vào Word và căn chỉnh ảnh không bị nhảy lung tung

Chèn ảnh vào Word chỉ mất vài giây, nhưng căn ảnh cho đẹp mới là phần nhiều người vướng: ảnh nhảy sang trang khác, chữ bị đẩy xuống, kéo ảnh không chịu nằm yên. Bài này hướng dẫn từng bước từ chèn ảnh tới khi ảnh nằm đúng chỗ bạn muốn.

Các thao tác bên dưới áp dụng cho Word trong bộ Microsoft 365 và Office 2019 trở lên. Bản cũ hơn có tên menu hơi khác nhưng cách làm tương tự.

Chèn ảnh từ máy tính vào Word

1. Mở file Word, bấm chuột vào đúng vị trí trong đoạn văn mà bạn muốn đặt ảnh.
2. Chọn thẻ Insert (Chèn) trên thanh menu phía trên.
3. Bấm Pictures (Hình ảnh), rồi chọn This Device (Thiết bị này).
4. Chọn ảnh trong hộp thoại mở ra, bấm Insert (Chèn).

Ảnh sẽ xuất hiện tại vị trí con trỏ. Nếu ảnh nằm trong một thư mục khác hoặc trên điện thoại, hãy chép ảnh sang máy trước, xem thêm bài cách chép ảnh, video từ điện thoại sang máy tính.

Hiểu đúng 3 kiểu ảnh trong Word

Mọi rắc rối căn ảnh đều xuất phát từ việc ảnh đang ở kiểu nào. Khi bấm vào ảnh, một biểu tượng nhỏ Layout Options (Tùy chọn bố trí) hiện ở góc trên bên phải ảnh. Bấm vào đó, bạn thấy các lựa chọn chính:

• In Line with Text (Cùng dòng với văn bản): ảnh được coi như một chữ rất to nằm trong dòng. Đây là kiểu mặc định, dễ căn giữa, ít bị nhảy lung tung. Hợp với ảnh minh họa đặt riêng một dòng.
• Square (Vuông) hoặc Tight (Chặt): chữ chạy bao quanh ảnh. Hợp khi muốn ảnh nằm cạnh đoạn văn, như bản tin hay tờ rơi.
• Behind Text (Phía sau văn bản) và In Front of Text (Phía trước văn bản): ảnh nằm đè lên hoặc dưới chữ, dùng làm nền hay đóng dấu. Kiểu này dễ làm lệch bố cục nhất nếu bạn chưa quen.

Nếu ảnh cứ chạy lung tung khi bạn gõ thêm chữ, gần như chắc chắn nó đang ở kiểu Square, Tight hoặc Front/Behind. Chuyển về In Line with Text là cách nhanh nhất để ảnh nằm yên.

Căn ảnh sang trái, giữa, phải

Với ảnh kiểu In Line with Text, căn ảnh giống hệt căn chữ:

1. Bấm vào ảnh để chọn.
2. Về thẻ Home (Trang chủ).
3. Bấm nút căn giữa Center (Giữa) hoặc nhấn Ctrl + E. Căn trái là Ctrl + L, căn phải là Ctrl + R.

Với ảnh kiểu bao quanh chữ, hãy dùng thẻ Picture Format (Định dạng hình ảnh) > Position (Vị trí) và chọn một trong các ô vị trí có sẵn như giữa trang, góc trên bên phải. Muốn canh chính xác hơn, chọn Align (Căn chỉnh) để canh ảnh theo lề hoặc theo trang.

Đổi kích thước và cắt ảnh

Thu nhỏ hoặc phóng to

Bấm vào ảnh, kéo các chấm tròn ở bốn góc để đổi kích thước mà vẫn giữ nguyên tỉ lệ. Tránh kéo chấm ở giữa cạnh vì sẽ làm ảnh bị méo, bị bè.

Muốn đặt kích thước chính xác, vào Picture Format (Định dạng hình ảnh) và gõ số vào ô Height (Chiều cao) hoặc Width (Chiều rộng) ở góc phải thanh công cụ. Hãy để ô Lock aspect ratio (Khóa tỉ lệ) đang bật.

Cắt bớt phần thừa

1. Chọn ảnh, vào Picture Format (Định dạng hình ảnh).
2. Bấm Crop (Cắt).
3. Kéo các vạch đen ở cạnh hoặc góc ảnh để loại phần không cần.
4. Bấm lại Crop hoặc nhấn Enter để hoàn tất.

Phần đã cắt vẫn còn trong file. Nếu bạn muốn nhẹ file, dùng Compress Pictures (Nén ảnh) ở bước sau và tích chọn xóa vùng đã cắt.

Làm ảnh nhẹ, file Word đỡ nặng

Chèn nhiều ảnh chụp từ điện thoại có thể khiến file Word nặng hàng chục MB, khó gửi qua email hay Zalo. Cách xử lý:

1. Bấm vào một ảnh, chọn Picture Format (Định dạng hình ảnh).
2. Bấm Compress Pictures (Nén ảnh).
3. Chọn mức độ phân giải, ví dụ Email (96 ppi) hoặc Web (150 ppi) cho tài liệu chỉ đọc trên màn hình, Print (220 ppi) nếu cần in.
4. Bỏ tích Apply only to this picture nếu muốn áp dụng cho mọi ảnh trong file.

Bạn cũng có thể giảm dung lượng ảnh trước khi chèn, xem cách giảm dung lượng ảnh để gửi email, Zalo.

Thêm chú thích và mô tả thay thế

Với tài liệu báo cáo, bài tập, bạn thường cần chú thích ảnh. Bấm chuột phải vào ảnh, chọn Insert Caption (Chèn chú thích), gõ nội dung như Hình 1, rồi chọn vị trí chú thích phía trên hoặc dưới ảnh. Word sẽ tự đánh số các hình theo thứ tự.

Ngoài ra, bấm chuột phải vào ảnh > View Alt Text (Xem văn bản thay thế) để mô tả ngắn gọn nội dung ảnh. Việc này giúp người dùng đọc màn hình hiểu được ảnh, cũng là thói quen tốt khi làm tài liệu chuyên nghiệp.

Một số lỗi hay gặp

• Ảnh chỉ hiện một phần, bị cắt dòng: dòng chứa ảnh đang đặt khoảng cách dòng Exactly (Chính xác). Chọn dòng đó, vào Home > Line and Paragraph Spacing, đổi sang Single (Đơn).
• Ảnh nhảy sang trang sau, để trống trang trước: ảnh quá lớn so với phần còn lại của trang. Thu nhỏ ảnh hoặc cho ảnh ở kiểu In Line.
• Không kéo ảnh đi đâu được: đổi kiểu từ In Line sang Square rồi kéo, hoặc dùng Position.
• Muốn đặt hai ảnh cạnh nhau: cách dễ nhất là chèn một bảng 1 hàng 2 cột rồi cho mỗi ảnh vào một ô, sau đó ẩn đường viền.

Cần hỗ trợ thêm?

Nếu file Word của bạn bị lỗi bố cục khó hiểu hoặc không mở được, bạn có thể xem thêm bài file Word, Excel bị lỗi không mở được. Máy chạy Office chậm, treo hoặc cần cài lại phần mềm văn phòng thì có thể mang tới cửa hàng để kỹ thuật viên kiểm tra miễn phí, hoặc gọi hotline 0943.847.333.