File Word, Excel bị lỗi không mở được: cách khôi phục

Bạn bấm mở file báo cáo quan trọng và Word hay Excel hiện thông báo «The file is corrupt and cannot be opened» hoặc «Word found unreadable content». Đừng vội xóa hay chép đè lên file đó. Với nhiều trường hợp, dữ liệu vẫn còn và có thể cứu được nếu bạn làm đúng thứ tự.

Bài này đi từ cách an toàn nhất đến những cách mạnh tay hơn. Nguyên tắc đầu tiên: làm việc trên bản sao của file, giữ nguyên file gốc.

Việc cần làm ngay: sao lưu bản lỗi

1. Copy file lỗi sang một thư mục khác (ví dụ một thư mục tên «Cuu_file» trên ổ D).
2. Từ giờ chỉ thao tác trên bản sao này.
3. Nếu file nằm trong USB hoặc ổ ngoài, chép ra máy trước, vì chạy trực tiếp từ USB dễ gây lỗi thêm.

Nếu file là .docx hoặc .xlsx nhưng dung lượng chỉ 0KB hoặc vài KB, nghĩa là nội dung gần như đã mất. Xem phần cuối bài về cứu dữ liệu.

Cách 1: Kiểm tra phần mở rộng và phần mềm mở file

Đôi khi file không hỏng mà chỉ mở sai cách.

• Bật hiển thị đuôi file để chắc đuôi là .docx, .xlsx. Xem cách hiện đuôi file và đổi phần mở rộng tên file.
• File .docx bị đổi nhầm thành .doc (hoặc ngược lại) có thể báo lỗi.
• Thử mở bằng phần mềm khác như Google Docs, Google Sheets hoặc LibreOffice. Xem cách dùng Google Docs soạn văn bản online.

Cách 2: Dùng Open and Repair (Mở và Sửa chữa)

Đây là công cụ có sẵn trong Word và Excel.

1. Mở Word (hoặc Excel) trống, không mở file lỗi bằng cách bấm đúp.
2. Bấm File > Open (Mở) > Browse (Duyệt).
3. Chọn file bản sao cần cứu, đừng bấm Open ngay.
4. Bấm mũi tên nhỏ bên cạnh nút Open.
5. Chọn Open and Repair (Mở và Sửa chữa).

Nếu Excel hỏi, hãy thử Repair (Sửa) trước; nếu không được mới chọn Extract Data (Trích xuất dữ liệu) để lấy giá trị và công thức.

Cách 3: Cứu nội dung bằng Recover Text (chỉ với Word)

Cách này lấy lại phần văn bản thô khi định dạng đã hỏng.

1. Trong Word, bấm File > Open > Browse.
2. Ở ô loại file phía dưới bên phải, đổi All Word Documents thành Recover Text from Any File (.).
3. Chọn file bản sao, bấm Open.

Bạn sẽ nhận lại phần chữ nhưng có thể mất hình ảnh, bảng và định dạng. Chép nội dung ra file mới ngay.

Cách 4: Khôi phục bản tự lưu và bản nháp

Word và Excel tự lưu bản nháp theo định kỳ nếu tính năng AutoRecover đang bật.

1. Mở Word hoặc Excel, bấm File > Info (Thông tin) > Manage Document (Quản lý tài liệu) (hoặc Manage Workbook).
2. Chọn Recover Unsaved Documents (Khôi phục tài liệu chưa lưu).
3. Xem danh sách bản nháp, mở bản có thời gian gần nhất.

Nếu máy vừa tắt đột ngột, khi mở lại Office sẽ hiện ngăn Document Recovery (Khôi phục tài liệu) ở bên trái. Hãy chọn bản mới nhất và lưu ngay thành file mới.

Cách 5: Lấy lại phiên bản cũ

Với file lưu trên OneDrive hoặc SharePoint

Mở file trên web OneDrive, bấm chuột phải > Version history (Lịch sử phiên bản) và chọn bản trước khi lỗi. Xem thêm cách dùng OneDrive đồng bộ dữ liệu giữa các máy.

Với file trên máy

1. Bấm chuột phải vào file hoặc thư mục chứa file trong File Explorer.
2. Chọn Properties (Thuộc tính) > thẻ Previous Versions (Phiên bản trước).
3. Nếu có bản cũ (từ điểm khôi phục hay sao lưu File History), chọn và bấm Restore hoặc Open.

Thẻ này chỉ có dữ liệu nếu bạn từng bật sao lưu hoặc điểm khôi phục. Xem cách tạo điểm khôi phục hệ thống System Restore.

Cách 6: Excel mở ở Safe Mode và tắt phần bổ trợ

Đôi khi lỗi do add-in xung đột, không phải file.

1. Giữ phím Ctrl và bấm đúp biểu tượng Excel để mở Safe Mode (hỏi xác nhận thì chọn Yes).
2. Mở file từ trong Excel. Nếu mở được, lỗi do add-in.
3. Vào File > Options > Add-ins > Go, bỏ chọn các add-in lạ.

Với Word, có thể làm tương tự bằng cách giữ Ctrl khi khởi động Word.

Khi các cách trên không có tác dụng

File 0KB, ổ đĩa báo lỗi hoặc máy vừa mất điện đột ngột thường là dấu hiệu dữ liệu đã hỏng ở mức ổ cứng. Lúc này:

1. Ngừng sử dụng ổ đó càng sớm càng tốt, đừng ghi thêm dữ liệu.
2. Đọc khôi phục dữ liệu bị xóa: khi nào tự làm, khi nào nhờ kỹ thuật viên.
3. Kiểm tra sức khỏe ổ đĩa bằng cách kiểm tra sức khỏe ổ cứng SSD, HDD.

Về lâu dài, hãy lưu mỗi file quan trọng ở hai nơi khác nhau. Xem cách sao lưu dữ liệu máy tính an toàn.

Cần hỗ trợ thêm?

Nếu file chứa dữ liệu quan trọng mà bạn đã thử các cách trên không được, đừng cố thêm vì có thể ghi đè mất cơ hội cứu. Bạn có thể mang máy hoặc ổ đĩa tới cửa hàng để được kiểm tra miễn phí và báo giá trước khi cứu dữ liệu, xem dịch vụ sửa chữa.