Cách chuyển file PDF sang Word và ngược lại
Cách chuyển PDF sang Word và Word sang PDF ngay trên Windows bằng Microsoft Word hoặc Google Docs, giữ nguyên định dạng, xử lý PDF scan và lỗi font.
Bạn nhận được một file PDF cần sửa nội dung, hoặc vừa soạn xong văn bản Word và muốn gửi đi dưới dạng PDF để không bị vỡ định dạng? Cả hai việc đều làm được miễn phí ngay trên máy tính, không cần cài thêm phần mềm lạ.
Bài này hướng dẫn hai cách chính: dùng Microsoft Word (nếu máy có sẵn) và dùng Google Docs (chỉ cần tài khoản Gmail). Cuối bài có phần xử lý file PDF dạng ảnh scan và lỗi mất font tiếng Việt.
PDF và Word khác nhau thế nào?
Word (.docx) là file để soạn thảo, bạn sửa chữ, chèn bảng, đổi hình thoải mái. PDF là file để đọc và gửi đi: hình thức cố định, mở trên máy nào cũng giống nhau, nhưng khó chỉnh sửa.
Vì PDF vốn không lưu văn bản theo từng đoạn như Word, khi chuyển ngược về Word thì phần mềm phải "đoán" lại bố cục. Do đó kết quả có thể lệch đôi chút, nhất là với file nhiều cột, nhiều bảng hoặc hình ảnh.
Cách chuyển Word sang PDF (dễ nhất)
Chiều này gần như luôn cho kết quả đẹp, vì Word tự xuất ra PDF chuẩn.
- Mở file Word cần chuyển.
- Bấm File (Tệp) ở góc trên bên trái.
- Chọn Save As (Lưu dưới dạng), sau đó chọn thư mục lưu.
- Ở ô Save as type (Lưu dưới dạng kiểu), chọn PDF (*.pdf).
- Bấm Save (Lưu).
Bạn cũng có thể vào File > Export (Xuất) > Create PDF/XPS Document (Tạo tài liệu PDF/XPS). Nếu chỉ cần in ra PDF, chọn Microsoft Print to PDF làm máy in khi bấm Ctrl + P.
Cách chuyển PDF sang Word bằng Microsoft Word
Các bản Word mới (từ Word 2013 trở đi) mở được file PDF và tự chuyển thành tài liệu có thể sửa.
- Mở Word, bấm File > Open (Mở) > Browse (Duyệt).
- Chọn file PDF cần chuyển, bấm Open.
- Word hiện thông báo rằng sẽ chuyển PDF thành tài liệu Word có thể chỉnh sửa. Bấm OK.
- Chờ vài giây đến vài chục giây tùy dung lượng.
- Kiểm tra lại bố cục, rồi bấm File > Save As để lưu thành .docx.
Cách này rất tiện vì file không phải tải lên Internet, phù hợp với tài liệu có thông tin nội bộ.
Cách chuyển PDF sang Word bằng Google Docs
Nếu máy không có Word, bạn dùng Google Docs miễn phí. Bạn cần một tài khoản Google, xem thêm bài tạo tài khoản Gmail và đăng nhập trên máy tính nếu chưa có.
- Vào drive.google.com và đăng nhập.
- Bấm Mới (New) > Tải tệp lên (File upload) rồi chọn file PDF.
- Bấm chuột phải vào file đã tải lên, chọn Mở bằng (Open with) > Google Tài liệu (Google Docs).
- Khi tài liệu mở ra, vào Tệp (File) > Tải xuống (Download) > Microsoft Word (.docx).
Google Docs làm khá tốt với PDF chủ yếu là chữ. Các bảng phức tạp hoặc hình đè lên chữ thường bị lệch, bạn cần chỉnh lại bằng tay.
Có nên dùng trang web chuyển đổi trực tuyến?
Có nhiều trang cho phép tải file lên để chuyển đổi. Chúng tiện nhưng bạn nên cân nhắc: nội dung file nằm trên máy chủ của người khác. Với hợp đồng, giấy tờ cá nhân, báo cáo tài chính, hãy ưu tiên Word hoặc Google Docs. Chỉ dùng trang web cho tài liệu không nhạy cảm.
File PDF dạng ảnh scan thì làm sao?
Nếu bạn bôi đen được chữ trong PDF thì đó là PDF văn bản, chuyển được như trên. Nếu không bôi đen được, nghĩa là file chỉ chứa hình ảnh chụp tài liệu. Khi đó cần OCR (nhận dạng ký tự từ ảnh).
- Google Docs tự chạy OCR khi bạn mở file ảnh scan hoặc PDF scan bằng Google Docs. Chất lượng phụ thuộc độ nét của bản scan.
- Nên scan ở độ phân giải đủ nét, thẳng góc, không bị bóng đổ.
- Sau khi OCR, luôn đọc soát lại, vì chữ tiếng Việt có dấu dễ bị nhận sai (ví dụ "ă" thành "a").
Xử lý các lỗi hay gặp
- Mất font hoặc chữ thành ô vuông: máy bạn thiếu font mà tài liệu gốc dùng. Chọn toàn bộ văn bản (Ctrl + A) rồi đổi sang font phổ biến như Times New Roman hoặc Arial.
- Bố cục bị lệch, chữ nhảy dòng: bật Show/Hide ¶ để xem dấu ngắt, xóa các dấu xuống dòng thừa và chỉnh lại lề.
- Không sửa được file PDF vừa nhận: có thể file bị đặt mật khẩu hạn chế chỉnh sửa. Bạn cần xin chủ file bản gốc.
- File PDF quá nặng để gửi mail: thử xuất lại PDF với tùy chọn Minimum size (Kích thước tối thiểu) hoặc nén file như bài nén và giải nén file zip, rar trên Windows.
Sau khi chuyển xong và chỉnh sửa, nếu cần in văn bản ra giấy, xem hướng dẫn in tài liệu Word, PDF từ máy tính.
Cần hỗ trợ thêm?
Nếu máy bạn chưa có Microsoft Office hoặc phần mềm đọc PDF hoạt động chưa ổn, bạn có thể mang máy tới cửa hàng để được cài đặt và kiểm tra. Máy chạy chậm khi mở file nặng thì xem dịch vụ sửa chữa và nâng cấp, hoặc liên hệ để được tư vấn.
Câu hỏi thường gặp
Chuyển PDF sang Word có bị mất định dạng không?
Có thể lệch một phần, nhất là với file nhiều bảng, nhiều cột hoặc hình ảnh. Với PDF chủ yếu là chữ thì kết quả thường khá tốt, bạn chỉ cần chỉnh lại vài chỗ.
Chuyển PDF sang Word có miễn phí không?
Có. Bạn có thể mở trực tiếp bằng Microsoft Word nếu đã có bản quyền, hoặc dùng Google Docs hoàn toàn miễn phí với tài khoản Google.
Vì sao PDF của tôi không bôi đen được chữ?
Vì đó là PDF dạng ảnh scan. Bạn cần dùng chức năng OCR, ví dụ mở bằng Google Docs, để nhận dạng chữ rồi mới chỉnh sửa được.
Làm sao chuyển Word sang PDF mà không lỗi font?
Dùng File > Save As > PDF ngay trong Word và giữ tùy chọn nhúng font. Nên dùng các font phổ biến để người nhận mở máy nào cũng hiển thị đúng.
